Zo organiseer je een muziekworkshop zonder technische verrassingen

Begin met de datum, locatie en het programma voordat je deelnemers uitnodigt. Leg daarna docenten en begeleiders vast en bepaal welke muzieknummers, instrumenten en werkvormen nodig zijn. Verwerk aanmeldingen direct, verzamel dieetwensen en deel route- en parkeergegevens. De meeste problemen ontstaan doordat muziekbestanden, kabels of microfoons pas op de workshopdag worden gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Workshopprogramma vastleggen
2 personen
3
Docenten en begeleiders vastleggen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst bijwerken
8
Muzieknummers selecteren
2 personen
9
Werkbladen voorbereiden
2 personen
10
Muziekbestanden verzamelen
11
Apparatuur controleren
2 personen
12
Instrumenten inventariseren
13
Reserveringen maken
14
Route en parkeerinformatie delen
15
Boodschappenlijst controleren
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Werkbladen printen
18
Deelnemers herinneren
19
Dranken koelen
2 personen
20
Ruimte ventileren
21
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
22
Muziekstations inrichten
3 personen
23
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
24
Microfoons en instrumenten testen
2 personen
25
Registratietafel klaarzetten
2 personen
26
Hapjes en buffet klaarzetten
2 personen

Event

27
Deelnemers ontvangen
2 personen
28
Programma en veiligheidsregels toelichten
29
Muzikale warming-up begeleiden
2 personen
30
Basisritmes uitleggen
2 personen
31
Instrumentgroepen begeleiden
4 personen
32
Pauzedranken en hapjes serveren
2 personen
33
Dranken bijvullen
34
Samenspel oefenen
3 personen
35
Maaltijd uitserveren
3 personen
36
Servies en afval afruimen
2 personen
37
Repetitie voor afsluiting begeleiden
3 personen
38
Eindpresentatie uitvoeren
4 personen
39
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

40
Instrumenten en apparatuur afkoppelen
3 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
42
Servies afwassen
2 personen
43
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
44
Ruimte schoonmaken
3 personen
45
Apparatuur droog en veilig opbergen
2 personen
46
Geleende materialen retourneren
2 personen
47
Overgebleven materialen opbergen
48
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Registratietafel
Buffettafelaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Servies

Glazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Keyboardaantal 2
Akoestische gitarenaantal 4
Percussiesetsaantal 6
Muziekstandaardsaantal 12
Koptelefoonsaantal 8
DI-boxenaantal 4
Audiokabelsaantal 12
Instrumentkabelsaantal 10
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Projectiescherm
Beamer
Metronoomaantal 2

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Decoratie

Podiumdoekenaantal 2
Naamkaartjesaantal 50
Pennenaantal 30
Plakbandaantal 4

Verlichting

Lichtstatievenaantal 2
LED-lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Dweilset

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma in blokken en reserveer per onderdeel tijd voor uitleg, oefenen en wisselen. Zo weet je vooraf hoeveel werkbladen, muziekbestanden en instrumenten elk muziekstation nodig heeft.
Maak uiterlijk één week vooraf een actuele deelnemerslijst. Gebruik die voor de registratie, de indeling van tafels en stoelen en het controleren van dieetwensen.
Test de geluidsinstallatie minimaal één dag eerder met dezelfde laptop, audiokabels, instrumentkabels, microfoons en DI-boxen die je op de workshop gebruikt. Controleer ook of je genoeg verlengsnoeren en stekkerdozen hebt.
Richt muziekstations in voordat deelnemers binnenkomen en geef elk station een vaste plek voor instrumenten, muziekstandaards en koptelefoons. Leg werkbladen per onderdeel klaar in plaats van alles op één stapel te leggen.
Stuur de praktische herinnering 24 tot 48 uur vooraf. Vermeld de starttijd, route, parkeren en wat deelnemers zelf moeten meenemen; koel dranken en zet koffie- en waterpunten pas klaar nadat de ruimte is ingericht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een muziekworkshop organiseren?: Leg datum, locatie, programma en docenten bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna meteen, zodat je minstens 2 weken hebt om aanmeldingen, dieetwensen en de deelnemerslijst te verwerken.
Wanneer moet ik de apparatuur voor een muziekworkshop testen?: Test alle apparatuur minimaal 1 dag vooraf en doe op de workshopdag nog een korte controle van ongeveer 30 minuten. Sluit speakers, mengpaneel, microfoons, keyboard en laptop aan zoals je ze tijdens de workshop gebruikt.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de ruimte klaar te zetten?: Reserveer 60 tot 90 minuten voor tafels, stoelen, registratie, muziekstations en geluidsapparatuur. Plan daarna nog 15 minuten voor een microfoon- en instrumenttest voordat deelnemers arriveren.
Wanneer stuur ik deelnemers een herinnering voor de muziekworkshop?: Stuur de herinnering 24 tot 48 uur voor de workshop. Voeg starttijd, route, parkeergegevens en eventuele meeneeminformatie toe, zodat vragen op de dag zelf beperkt blijven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.