Zo organiseer je een muziekworkshop

Begin met de ruimte, de begeleiding en de instrumenten: die bepalen hoeveel mensen kunnen deelnemen en hoe je programma eruitziet. Leg daarna de aanmeldingen, muziekstukken en dieetwensen vast, zodat je niet op het laatste moment hoeft te improviseren. Plan extra tijd voor het ophalen en testen van apparatuur, het kopiëren van bladmuziek en het klaarzetten van de kring. Op de dag zelf werkt een duidelijke ontvangsttafel met naamkaartjes, deelnemerslijst en materialen het snelst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Muziekbegeleiders vastleggen
3
Instrumenten reserveren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Programma afstemmen
2 personen
8
Deelnemerslijst afronden
9
Muziekstukken selecteren
2 personen
10
Bladmuziek kopiëren
2 personen
11
Naamkaartjes maken
12
Boodschappenlijst controleren
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Instrumenten ophalen
2 personen
15
Ruimte controleren
2 personen
16
Dranken koud zetten
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
3 personen
18
Soep en brood klaarmaken
2 personen
19
Tafels opstellen
3 personen
20
Stoelen in kring zetten
3 personen
21
Instrumenten klaarzetten
3 personen
22
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
23
Bladmuziek en naamkaartjes leggen
2 personen
24
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

25
Deelnemers ontvangen
3 personen
26
Koffie en thee serveren
2 personen
27
Workshop openen
28
Stem- en ritmeoefeningen begeleiden
2 personen
29
Instrumenten uitleggen
3 personen
30
Eerste samenspel begeleiden
3 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Pauzehapjes serveren
2 personen
33
Muziekstukken oefenen
3 personen
34
Avondmaaltijd serveren
3 personen
35
Servies verzamelen
2 personen
36
Eindpresentatie voorbereiden
3 personen
37
Eindpresentatie begeleiden
3 personen
38
Deelnemers bedanken
39
Koffie en thee bijvullen
2 personen
40
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

41
Instrumenten uitschakelen
2 personen
42
Instrumenten inpakken
3 personen
43
Geluidsapparatuur afbreken
2 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
45
Afval verzamelen
2 personen
46
Servies afwassen
2 personen
47
Ruimte schoonmaken
3 personen
48
Overgebleven eten koelen
2 personen
49
Instrumenten retourneren
2 personen
50
Geleende materialen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 35
Tafelsaantal 6
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Digitale piano'saantal 2
Akoestische gitarenaantal 6
Ukulelesaantal 8
Keyboardstandaardsaantal 2
Gitaarstandaardsaantal 6
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Compacte speakersaantal 2
Mengpaneel
Muzieklessenaarsaantal 20
Muziekstandaardlampenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Stemapparatenaantal 6
Metronomenaantal 3
Percussieset
Djembésaantal 6
Mondharmonica'saantal 6
Reservebatterijenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 35
Drinkglazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Soeppannenaantal 2
Opscheplepelsaantal 3
Serveerbladenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Koelboxenaantal 3
Voedselcontainersaantal 6

Decoratie

Naamkaartjesaantal 35
Tafelkledenaantal 6
Programmafoldersaantal 35
Pennenaantal 40
Notitieblokkenaantal 35
Plakbandaantal 3
Papiertjes voor verzoeknummersaantal 50

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Vloertrekker
Bezem
Emmeraantal 2
Sponzenaantal 4
Vaatdoekenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en muziekbegeleiders voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer direct of er plek is voor een kring stoelen, instrumententafels en een aparte ontvangsttafel.
Maak bij de aanmelding onderscheid tussen deelnemers die een eigen instrument meenemen en deelnemers die een instrument nodig hebben. Rond de deelnemerslijst uiterlijk één week vooraf af, zodat je instrumenten, bladmuziek en naamkaartjes kunt tellen.
Stem het programma af op de beschikbare tijd en het niveau van de groep. Selecteer liever twee of drie muziekstukken die je goed kunt begeleiden dan een lange lijst die niet wordt uitgespeeld.
Test geluidsapparatuur, microfoons, speakers en stroomaansluitingen op locatie voordat de deelnemers komen. Leg verlengsnoeren, stekkerdozen en reservebatterijen klaar; juist die kleine benodigdheden ontbreken vaak.
Zet stoelen in een kring en instrumenten, muzieklessenaars en bladmuziek vooraf klaar. Bereid soep, brood, hapjes en koude dranken zo voor dat de ontvangst niet wordt onderbroken door keukenwerk.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd van tevoren moet je een muziekworkshop organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met de locatie, muziekbegeleiders en instrumenten. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de deelnemerslijst ongeveer 1 week voor de workshop.
Hoeveel instrumenten heb je nodig voor een muziekworkshop?: Voorzie per deelnemer één bruikbaar instrument als deelnemers niet zelf iets meenemen, plus enkele reserve-exemplaren. Tel ook standaards, muzieklessenaars, stemapparaten en reservebatterijen mee; zonder die accessoires kan een instrument alsnog niet worden gebruikt.
Hoe lang duurt een muziekworkshop meestal?: Plan voor één workshopblok ongeveer 2 tot 3 uur, met een korte pauze. Reserveer daarnaast minstens 60 minuten vóór aanvang voor opbouw, geluidscontrole, instrumenten en ontvangsttafel.
Wat moet je klaarzetten voor de ontvangst van een muziekworkshop?: Leg de deelnemerslijst, naamkaartjes, bladmuziek en eventuele dieetinformatie op één ontvangsttafel. Zet koffie, water en andere dranken klaar voordat de eerste deelnemers arriveren, zodat je de groep binnen 10 minuten kunt registreren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.