Zo organiseer je een muziekworkshop

Een muziekworkshop organiseren begint niet met instrumenten klaarzetten, maar met de groepsgrootte, het programma en de ruimte. Leg workshopleiders en locatie eerst vast, zodat je daarna materiaal, tafels, stoelen en groepen logisch kunt indelen. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en test alle geluidsapparatuur vóór de workshopdag. Op deze pagina staat de praktische volgorde, inclusief de punten die vaak pas op het laatste moment problemen geven.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Workshopprogramma opstellen
2 personen
3
Workshopleiders vastleggen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst bijhouden
8
Groepsindeling maken
2 personen
9
Muziekmateriaal selecteren
2 personen
10
Werkbladen voorbereiden
2 personen
11
Naamkaartjes maken
12
Cateringhoeveelheden berekenen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Dranken koelen
15
Hapjes voorbereiden
2 personen
16
Materialen inpakken
2 personen
17
Apparatuur testen
2 personen

Event

18
Locatie openen
2 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
20
Workshopruimtes inrichten
3 personen
21
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
22
Muziekinstrumenten klaarzetten
3 personen
23
Cateringbuffet klaarzetten
2 personen
24
Registratietafel inrichten
25
Geluidscheck uitvoeren
2 personen
26
Deelnemers ontvangen
3 personen
27
Workshop welkom heten
2 personen
28
Muzikale introductie geven
2 personen
29
Eerste workshopronde begeleiden
4 personen
30
Koffie en thee serveren
2 personen
31
Tweede workshopronde begeleiden
4 personen
32
Avondmaaltijd serveren
3 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Open muziekpodium begeleiden
3 personen
35
Gezamenlijke afsluiting verzorgen
2 personen
36
Instrumenten veilig opbergen
3 personen
37
Servies verzamelen
2 personen
38
Afval verzamelen
2 personen
39
Apparatuur uitschakelen
2 personen

Nazorg

40
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Ruimtes schoonmaken
3 personen
43
Apparatuur inpakken
2 personen
44
Locatie afsluiten
2 personen
45
Materialen retourneren
2 personen
46
Restanten opruimen
47
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 35
Tafelsaantal 6
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Keyboardaantal 2
Akoestische gitarenaantal 6
Percussie-instrumentenaantal 12
Microfoonsaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonstatievenaantal 4
Muziekstandaardsaantal 12
Instrumentkabelsaantal 10
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Geluidsisolatiepanelenaantal 6
Metronomenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Schenkkanenaantal 4
Serveerbladenaantal 6

Servies

Glazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 35
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Soepkommenaantal 35

Decoratie

Naamkaartjesaantal 35
Tafelkledenaantal 6
Whiteboardaantal 2
Flip-over
Pijlbordjesaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Vloermoppenaantal 2
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma voordat je de ruimte indeelt. Reserveer per onderdeel genoeg tijd voor uitleg, oefenen en wisselen tussen keyboard, gitaren en percussie-instrumenten; anders loopt de geluidscheck direct uit.
Maak de groepsindeling zodra de aanmeldingen sluiten en houd daarbij rekening met beschikbare instrumenten. Zet naamkaartjes vooraf klaar, zodat deelnemers bij binnenkomst meteen weten waar ze moeten zitten.
Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel, kabels en stekkerdozen uiterlijk één dag van tevoren. Controleer ook reservekabels en verlengkabels; een ontbrekende aansluiting merk je vaak pas tijdens de geluidscheck.
Richt de registratietafel in vóór je de workshopruimtes opbouwt. Leg de deelnemerslijst, naamkaartjes en werkbladen klaar en plan minimaal 30 minuten voor registratie, zodat de workshop op tijd kan beginnen.
Bereken catering op basis van het aantal bevestigde deelnemers en verzamel dieetwensen vóór je boodschappen doet. Koel dranken tijdig, zet koffie en thee in thermoskannen klaar en voorkom dat hapjes de werkruimte of instrumenten blokkeren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een muziekworkshop organiseren?: Leg de locatie en workshopleiders bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen en sluit de aanmeldingen ongeveer 1 week voor de workshop, zodat je groepen, catering en materiaal definitief kunt maken.
Hoeveel deelnemers passen in één muziekworkshopgroep?: Houd voor actieve begeleiding meestal 8 tot 12 deelnemers per groep aan. Bij meer deelnemers heb je extra instrumenten, werkruimte of een tweede workshopleider nodig; maak de groepsindeling daarom pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt.
Wanneer moet ik de muziekapparatuur testen?: Test alle apparatuur uiterlijk 1 dag vooraf en doe op de workshopdag zelf nog een geluidscheck voordat deelnemers binnenkomen. Trek voor aansluiten, microfoons afstellen en kabels controleren minimaal 30 minuten uit.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de locatie op te bouwen?: Reken op 60 tot 90 minuten voor tafels, stoelen, workshopruimtes, instrumenten, geluidsapparatuur en de registratietafel. Open de locatie dus minstens 1,5 uur vóór de start; catering en deelnemersontvangst komen daarna.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.