Zo organiseer je een muziekreis zonder gedoe

Een muziekreis vraagt om meer dan een bus en een programma. Je regelt tegelijk vervoer, toegang, maaltijden en informatie voor alle deelnemers. Begin met de muzieklocatie en bus, leg daarna route en opstapplaats vast en werk vanuit één deelnemerslijst. Pas wanneer aanmeldingen, betalingen, dieetwensen en noodcontacten compleet zijn, maak je de definitieve vertrek- en programmabevestiging.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Muzieklocatie reserveren
2
Bus en chauffeur reserveren
3
Route en opstapplaats bepalen
2 personen
4
Deelnemerslijst aanmaken
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Noodcontacten verzamelen
9
Toegankelijkheidswensen controleren
10
Entreetickets bestellen
11
Maaltijdreservering maken
12
Programma van de locatie opvragen
13
Vertrektijd met chauffeur bevestigen
14
Definitieve deelnemerslijst opstellen
15
Betalingen en tickets controleren
16
Verzekeringsgegevens verzamelen
17
Deelnemersinformatie versturen
18
Bagage- en kledingadvies versturen
19
Muziekprogramma afstemmen
2 personen
20
Boodschappenlijst controleren
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Tickets en deelnemersmappen printen
23
Naamstickers voorbereiden
24
Routekaarten printen
25
Koelboxen vullen
2 personen
26
Deelnemers telefonisch nabellen
27
Weersverwachting controleren
28
Materialen inpakken
2 personen
29
Vertrekpunt markeren
2 personen
30
Bus laadruimte controleren
2 personen
31
Materialen in de bus laden
3 personen

Event

32
Deelnemers ontvangen
3 personen
33
Aanwezigheid registreren
2 personen
34
Naamstickers uitdelen
35
Bagage veilig opbergen
2 personen
36
Welkomstuitleg geven
37
Busreis begeleiden
2 personen
38
Dranken uitdelen
2 personen
39
Muziekprogramma starten
40
Groep naar ingang begeleiden
3 personen
41
Tickets bij ingang uitdelen
2 personen
42
Verzamelpunt aanwijzen
43
Maaltijd begeleiden
3 personen
44
Dieetmaaltijden controleren
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Groep opnieuw verzamelen
2 personen
47
Aanwezigheid voor vertrek tellen
2 personen
48
Bagage teruggeven
2 personen
49
Terugreis begeleiden
2 personen

Nazorg

50
Afwezigen thuis informeren
51
Bus en bagageruimte controleren
2 personen
52
Achtergebleven spullen verzamelen
2 personen
53
Afval uit de bus verwijderen
2 personen
54
Herbruikbare materialen schoonmaken
2 personen
55
Servies en koelboxen afwassen
2 personen
56
Materialen opbergen
2 personen
57
Geleende materialen retourneren
58
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
59
Deelnemers informeren over vondsten
60
Ongebruikte boodschappen opruimen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inklapbare tafelsaantal 2
Inklapbare stoelenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbaar bestekaantal 50
Koffiekopjesaantal 20

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Serveerschalenaantal 6
Serveertangenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Koelelementenaantal 12

Apparatuur

Draagbare speaker
Microfoon
Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6
Stekkerdoosaantal 2
Verlengkabelsaantal 2
Zaklampenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffer
Reflecterende hesjesaantal 6
Oordoppenaantal 50
Paraplu'saantal 4

Organisatie

Deelnemersmappenaantal 50
Naamstickersaantal 60
Balpennenaantal 20
Routekaartenaantal 50
Ticketlussenaantal 50
Klembordenaantal 4
Portofoonsaantal 4
Vertrekpuntbord
Pennenkoordaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasbakkenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de muzieklocatie en de bus eerst; bevestig uiterlijk twee weken voor vertrek de route, opstapplaats en vertrektijd met de chauffeur.
Houd één deelnemerslijst bij met aanmelding, betaling, ticket, dieetwens, noodcontact en toegankelijkheidswens. Controleer deze gegevens minstens 7 dagen voor vertrek.
Vraag het programma van de locatie en de maaltijdmogelijkheden vroeg op. Stuur deelnemers uiterlijk 5 dagen vooraf de vertrektijd, route, kleding- en bagageadvies.
Maak voor de reis deelnemersmappen met tickets, routekaarten en contactinformatie. Leg naamstickers en balpennen klaar, zodat registratie bij de opstapplaats niet ophoudt.
Controleer de praktische uitrusting de dag vóór vertrek: vul koelboxen, laad powerbanks, speaker en microfoon op en leg EHBO-koffer, reflecterende hesjes, paraplu’s en oordoppen bij elkaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een muziekreis organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, bus en chauffeur. Plan de definitieve deelnemerslijst, betalingen en tickets uiterlijk 7 dagen voor vertrek.
Wanneer moet ik de opstapplaats en vertrektijd vastleggen?: Bepaal de opstapplaats zodra de route en bus bekend zijn, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Bevestig de exacte vertrektijd nogmaals met de chauffeur in de laatste week.
Wat moet ik uiterlijk voor vertrek aan deelnemers doorgeven?: Stuur uiterlijk 5 dagen vooraf de vertrektijd, opstapplaats, route, kleding- en bagageadvies en contactinformatie. Vermeld ook wanneer deelnemers aanwezig moeten zijn; reken minimaal 15 minuten vóór vertrek.
Wanneer controleer ik tickets en dieetwensen voor een muziekreis?: Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en controleer ze bij de maaltijdreservering. Vergelijk tickets, betalingen en dieetgegevens uiterlijk 7 dagen voor vertrek met de definitieve deelnemerslijst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.