Eine Musikreise Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Musikreise müssen Transport, Eintrittskarten und das Programm der Location zusammenpassen. Beginne deshalb mit Termin, Musiklocation und Bus, bevor du Einladungen verschickst. Danach sammelst du Anmeldungen, Ernährungswünsche und Notfallkontakte und legst Route sowie Einsteigeort fest. Kurz vor der Fahrt prüfst du Zahlungen, Tickets und Teilnehmerdaten, bereitest die Mappen vor und bestätigst die Abfahrtszeit mit dem Fahrer.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Musiklocation reservieren
2
Bus und Fahrer reservieren
3
Route und Einsteigeort festlegen
2 Personen
4
Teilnehmerliste erstellen
5
Einladungen verschicken
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Notfallkontakte sammeln
9
Barrierefreiheitswünsche prüfen
10
Eintrittskarten bestellen
11
Mahlzeit reservieren
12
Programm der Location anfordern
13
Abfahrtszeit mit dem Fahrer bestätigen
14
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
15
Zahlungen und Tickets prüfen
16
Versicherungsdaten sammeln
17
Teilnehmerinformationen versenden
18
Gepäck- und Kleidungshinweise versenden
19
Musikprogramm abstimmen
2 Personen
20
Einkaufsliste prüfen
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Tickets und Teilnehmermappen drucken
23
Namensaufkleber vorbereiten
24
Routenkarten ausdrucken
25
Kühlboxen füllen
2 Personen
26
Teilnehmer telefonisch nachfassen
27
Wettervorhersage prüfen
28
Materialien einpacken
2 Personen
29
Startpunkt markieren
2 Personen
30
Laderaum des Busses kontrollieren
2 Personen
31
Materialien in den Bus laden
3 Personen

Event

32
Teilnehmende empfangen
3 Personen
33
Anwesenheit erfassen
2 Personen
34
Namensaufkleber verteilen
35
Gepäck sicher verstauen
2 Personen
36
Willkommensansprache halten
37
Busreise begleiten
2 Personen
38
Getränke ausgeben
2 Personen
39
Musikprogramm starten
40
Gruppe zum Eingang begleiten
3 Personen
41
Tickets am Eingang verteilen
2 Personen
42
Treffpunkt festlegen
43
Mahlzeit begleiten
3 Personen
44
Sondermahlzeiten prüfen
45
Getränke nachfüllen
2 Personen
46
Gruppe erneut versammeln
2 Personen
47
Anwesenheit vor Abreise zählen
2 Personen
48
Gepäck zurückgeben
2 Personen
49
Rückreise begleiten
2 Personen

Nachbereitung

50
Abwesende zu Hause informieren
51
Bus und Gepäckraum kontrollieren
2 Personen
52
Zurückgebliebene Sachen einsammeln
2 Personen
53
Müll aus dem Bus entfernen
2 Personen
54
Wiederverwendbare Materialien reinigen
2 Personen
55
Geschirr und Kühlboxen abwaschen
2 Personen
56
Materialien verstauen
2 Personen
57
Geliehene Materialien zurückgeben
58
Fundsachen zurückbringen
59
Teilnehmer über Fundgegenstände informieren
60
Nicht verwendete Einkäufe aufräumen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Klappbare TischeAnz. 2
KlappstühleAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 50
Mehrweg-TellerAnz. 50
Wiederverwendbares BesteckAnz. 50
KaffeetassenAnz. 20

Küche

KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
ServierschalenAnz. 6
ServierzangenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 2
BrotmesserAnz. 2
KühlelementeAnz. 12

Ausstattung

Tragbarer Lautsprecher
Mikrofon
PowerbanksAnz. 4
LadekabelAnz. 6
SteckdosenleisteAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 2
TaschenlampenAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
WarnwestenAnz. 6
OhrstöpselAnz. 50
RegenschirmeAnz. 4

Organisation

TeilnehmermappenAnz. 50
NamensaufkleberAnz. 60
KugelschreiberAnz. 20
RoutenpläneAnz. 50
TicketschlaufenAnz. 50
KlemmbretterAnz. 4
FunkgeräteAnz. 4
Startpunkt-Schild
StiftschlaufeAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
SpülbeckenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Musiklocation, Bus und Fahrer möglichst 8 bis 12 Wochen vor der Reise. Erst wenn Termin, Kapazität und Rückfahrt geklärt sind, solltest du die Einladungen verschicken.
Lege einen festen Anmeldeschluss fest, etwa 21 Tage vor der Abfahrt. Frage dabei gleichzeitig Ernährungswünsche, Notfallkontakte und Barrierefreiheitswünsche ab, damit keine Nachmeldungen unter Zeitdruck entstehen.
Plane die Route mit einem eindeutigen Einsteigeort und einer Reserve von mindestens 15 Minuten pro Zustieg. Verschicke Abfahrtszeit, Gepäck- und Kleidungshinweise spätestens 7 Tage vorher an alle Teilnehmer.
Bestelle Eintrittskarten und reserviere die Mahlzeit erst nach dem Anmeldeschluss in der endgültigen Personenzahl. Kontrolliere anschließend Zahlungen, Tickets und Versicherungsdaten in einer gemeinsamen Teilnehmerliste.
Packe die Teilnehmermappen am Vortag: Tickets, Routenpläne, Kontaktdaten und Namensaufkleber gehören zusammen. Fülle Kühlboxen und Thermoskannen erst kurz vor der Abfahrt und nimm Powerbanks, Ladekabel, Taschenlampen sowie den Erste-Hilfe-Koffer griffbereit mit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Musikreise organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit der Reservierung von Musiklocation, Bus und Fahrer. Für beliebte Veranstaltungen oder größere Gruppen solltest du noch früher anfragen.
Wann sollte der Anmeldeschluss für eine Musikreise sein?: Setze den Anmeldeschluss etwa 21 Tage vor der Abfahrt. So bleiben ungefähr zwei Wochen, um Tickets, Mahlzeit, Teilnehmerliste und besondere Wünsche verbindlich zu prüfen.
Wie viel Zeit sollte man für die Abfahrt einplanen?: Plane pro Einsteigeort mindestens 15 Minuten Puffer zusätzlich zur eigentlichen Fahrzeit ein. Bitte alle Teilnehmer, 10 Minuten vor der Abfahrtszeit am Treffpunkt zu sein.
Wann verschickt man die Informationen zur Musikreise?: Sende die verbindlichen Teilnehmerinformationen, Abfahrtszeit, Route sowie Gepäck- und Kleidungshinweise spätestens 7 Tage vor der Reise. Eine kurze Erinnerung am Vortag verhindert, dass Tickets oder wichtige Kontaktdaten fehlen.

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