Zo organiseer je een muziekfeest zonder gedoe

Begin met de locatie, het aantal gasten en het moment waarop de muziek centraal staat. Verstuur daarna de uitnodigingen en verzamel aanmeldingen, dieetwensen en muziekvoorkeuren, zodat je eten, drinken en de afspeellijst kunt afstemmen. Regel het geluid niet pas op de dag zelf: test speakers, mengpaneel, microfoon en offline opgeslagen muziek vooraf. Op de laatste dag richt je de ruimte in, maak je de dansvloer vrij en zet je buffet, verlichting en ontvangst klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Contactgegevens gasten bijhouden
6
Muziekvoorkeuren verzamelen
7
Afspeellijst samenstellen
8
Muziekbestanden offline opslaan
9
Geluidsapparatuur testen
2 personen
10
Reserveringen bevestigen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Dranken koelen
2 personen
13
Hapjes voorbereiden
3 personen
14
Taart en desserts klaarzetten
2 personen
15
Locatie schoonmaken
2 personen
16
Tafels opstellen
3 personen
17
Stoelen plaatsen
3 personen
18
Buffet inrichten
2 personen
19
Geluidsinstallatie opbouwen
2 personen
20
Verlichting aansluiten
2 personen
21
Versiering ophangen
2 personen
22
Dansvloer vrijmaken
2 personen
23
Toiletartikelen aanvullen
24
Afvalbakken plaatsen
25
Ontvangsttafel klaarzetten

Event

26
Gasten ontvangen
2 personen
27
Jassen aannemen
28
Muziek starten
29
Dranken serveren
2 personen
30
Hapjes serveren
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Buffet aanvullen
2 personen
33
Geluidsniveau controleren
34
Muziek wisselen
35
Afval verzamelen
2 personen
36
Laatste ronde serveren
2 personen
37
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

38
Geluidsapparatuur afbreken
2 personen
39
Versiering verwijderen
2 personen
40
Meubilair terugplaatsen
3 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Keuken schoonmaken
2 personen
43
Toiletten schoonmaken
2 personen
44
Locatie schoonmaken
3 personen
45
Afval wegbrengen
2 personen
46
Overgebleven eten verpakken
2 personen
47
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 2
Kledingrek

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Wijnglazenaantal 40
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 10
Serveerlepelsaantal 8

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonaantal 2
Laptop
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Flessenopenersaantal 3

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 4
LED-lampenaantal 4

Decoratie

Feestbanneraantal 2
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 6
Ballonnenpompaantal 2

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Thermoskannenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Dweilset
Schoonmaakdoekenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Plan een bevestigingsmoment één week voor het muziekfeest. Verwerk dan afmeldingen, dieetwensen en ontbrekende contactgegevens voordat je boodschappen doet en de tafelschikking maakt.
Maak de afspeellijst uiterlijk drie dagen vooraf en sla de muziekbestanden offline op. Test de laptop, het mengpaneel, de speakers en de microfoon daarna minstens één keer zonder internet.
Zet drank minimaal vier uur voor aanvang in koelboxen of andere koeling. Reken per gast voor het eerste uur op twee tot drie drankjes en zet waterkannen zichtbaar bij het buffet.
Bouw de geluidsinstallatie en verlichting minstens twee uur voor ontvangst op. Houd verlengkabels en stekkerdozen uit de looproute en laat de dansvloer vrij van tafels en stoelen.
Zet ontvangsttafel, afvalbakken en toiletartikelen vóór de gasten komen klaar. Leg herbruikbare bekers, glazen, borden, bestek en serveerschalen meteen op hun vaste plek, zodat je tijdens het feest niet hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een muziekfeest organiseren beginnen?: Begin vier tot zes weken vooraf met de locatie en het aantal gasten. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen ongeveer één week voor het feest, zodat je eten, drinken en de inrichting kunt plannen.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een muziekfeest?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en daarna gemiddeld één drankje per uur. Koop daarnaast voldoende water en koel de dranken minstens vier uur vooraf.
Wanneer moet ik de muziek en geluidsinstallatie testen?: Maak de playlist uiterlijk drie dagen vooraf en sla de bestanden offline op. Test de volledige installatie, inclusief laptop, mengpaneel, speakers, microfoon en kabels, minimaal één dag van tevoren en nogmaals twee uur voor aanvang.
Hoe lang van tevoren moet ik de locatie klaarmaken?: Reserveer op de dag zelf minstens drie uur voor schoonmaken, tafels en stoelen plaatsen, buffet inrichten, verlichting aansluiten en de dansvloer vrijmaken. Plan de geluidscheck uiterlijk twee uur voor de ontvangst van de gasten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.