Zo organiseer je een muziekbingo zonder stress

Begin met het format en de speeldatum, niet met de versiering. Bepaal hoeveel rondes je speelt, hoe deelnemers winnen en hoeveel muziekfragmenten je nodig hebt. Daarna maak je de muzieklijst, bingokaarten en antwoordbladen, en regel je de apparatuur, prijzen en catering. Test laptop, speakers, microfoon, mengpaneel en projector uiterlijk een dag vooraf. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke opstelling, een korte uitleg en een reserveplan voor techniek of ontbrekende kaarten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2
Muziekbingoformat bepalen
2 personen
3
Muzieklijst samenstellen
2 personen
4
Bingokaarten ontwerpen
5
Bingokaarten printen
2 personen
6
Antwoordbladen printen
7
Spelregels uitschrijven
8
Prijzen regelen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Cateringhoeveelheden bepalen
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Apparatuur testen
2 personen
16
Prijzen labelen
2 personen

Event

17
Locatie openen
2 personen
18
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
19
Bingo- en prijzentafel inrichten
2 personen
20
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
21
Projector en scherm opstellen
2 personen
22
Versiering ophangen
2 personen
23
Dranken koud zetten
2 personen
24
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
25
Hapjes klaarzetten
2 personen
26
Gasten ontvangen
3 personen
27
Aanwezigheid registreren
2 personen
28
Bingokaarten uitdelen
2 personen
29
Spelregels uitleggen
30
Muziekrondes presenteren
2 personen
31
Antwoorden controleren
3 personen
32
Prijzen uitreiken
2 personen
33
Hapjes bijvullen
2 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Koffie en thee bijvullen
36
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

37
Apparatuur uitschakelen
2 personen
38
Overgebleven catering inpakken
2 personen
39
Afval verzamelen
3 personen
40
Servies afwassen
3 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
42
Locatie schoonmaken
3 personen
43
Decoratie verwijderen
2 personen
44
Materialen tellen
2 personen
45
Geleende spullen retourneren
2 personen
46
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Kleed voor presentatietafel

Apparatuur

Laptop
Speakersaantal 2
Microfoon
Mengpaneel
Projector
Projectiescherm
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
HDMI-kabelsaantal 2
Reservebatterijen

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6
Koffiekannenaantal 2
Thermoskannenaantal 3

Keuken

Flessenopenersaantal 3
Schenkkannenaantal 3
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 2

Decoratie

Tafeldecoratieaantal 8
Bannersaantal 3
Ballonnenaantal 50
Ballonnenlintaantal 2
Plakgumaantal 2
Pijlen en bordjesaantal 12

Spelmateriaal

Bingokaartenaantal 80
Antwoordbladenaantal 80
Pennenaantal 80
Bingostiftenaantal 20
Antwoordbordjesaantal 10
Prijzenaantal 12
Prijzentafelbord
Presentatornotities

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweil en emmeraantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 10

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Kies per ronde een vaste speelduur en noteer vooraf welk fragment bij welk nummer hoort. Zo hoef je tijdens het draaien niet te zoeken en voorkom je discussies over antwoorden.
Maak de bingokaarten pas nadat de muzieklijst definitief is en druk extra exemplaren af. Reken op minstens 10 procent reservekaarten, plus enkele extra antwoordbladen en pennen.
Test de volledige geluids- en beeldketen minimaal 24 uur vooraf: laptop, speakers, microfoon, mengpaneel, projector, scherm, HDMI-kabels en stroomvoorziening. Leg reservebatterijen en een alternatief voor een defecte kabel klaar.
Zet bingo- en prijzentafel vóór de ontvangst klaar en label de prijzen per ronde of winconditie. Deelnemers moeten in één oogopslag zien waar ze een kaart controleren en waar een prijs wordt opgehaald.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 3 dagen vóór het evenement en bepaal daarna pas de cateringhoeveelheden. Zet dranken koud, koffie en thee klaar en gebruik serveerschalen en tangen zodat de uitgifte niet ophoopt bij één tafel.

Veelgestelde vragen

Hoeveel muziek heb je nodig voor een muziekbingo?: Tel per ronde het aantal geplande fragmenten op en voeg minimaal 10 procent reserve toe. Voor 4 rondes van 15 fragmenten maak je dus een lijst van minstens 66 nummers, zodat je kunt wisselen als een nummer niet goed werkt.
Hoe lang duurt een muziekbingo?: Reken voor een avond met 4 rondes op ongeveer 2,5 tot 3 uur, inclusief uitleg, pauzes en prijsuitreiking. Plan per ronde ongeveer 25 tot 35 minuten en houd daarnaast minimaal 30 minuten over voor ontvangst en catering.
Wanneer moet ik de bingokaarten printen?: Print de kaarten zodra de muzieklijst en het format definitief zijn, bij voorkeur 3 tot 5 dagen vooraf. Druk minstens 10 procent extra kaarten en antwoordbladen af om last-minute deelnemers of beschadigde exemplaren op te vangen.
Wanneer moet ik de apparatuur voor muziekbingo testen?: Doe een volledige test uiterlijk 24 uur vóór de start en controleer op locatie nogmaals minstens 2 uur vooraf. Test niet alleen geluid, maar ook microfoon, projector, HDMI-verbinding, verlengsnoeren, stekkerdozen en reservebatterijen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.