Organiser un bingo musical sans rien oublier

Un bingo musical se prépare dans un ordre précis : commencez par le format et la playlist, puis créez les cartons et le règlement avant d’envoyer les invitations. Prévoyez ensuite les inscriptions, les besoins alimentaires et les lots. Le jour J, testez la sonorisation et la projection avant l’arrivée des participants, puis installez les tables, les cartons et les boissons. Les oublis les plus fréquents concernent les câbles, les piles de rechange et les feuilles de réponse.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2
Définir le format du bingo musical
2 personnes
3
Composer la playlist
2 personnes
4
Concevoir les cartes de bingo
5
Imprimer les cartes de bingo
2 personnes
6
Imprimer les feuilles de réponse
7
Rédiger le règlement
8
Gérer les prix
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Déterminer les quantités de catering
13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
14
Faire les courses
2 personnes
15
Tester l'équipement
2 personnes
16
Étiqueter les prix
2 personnes

Événement

17
Ouvrir le lieu
2 personnes
18
Installer les tables et les chaises
4 personnes
19
Installer la table de bingo et des lots
2 personnes
20
Raccorder la sonorisation
2 personnes
21
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
22
Suspendre la décoration
2 personnes
23
Mettre les boissons au frais
2 personnes
24
Préparer le café et le thé
2 personnes
25
Préparer les en-cas
2 personnes
26
Accueillir les invités
3 personnes
27
Enregistrer la présence
2 personnes
28
Distribuer les cartes de bingo
2 personnes
29
Expliquer les règles du jeu
30
Animer les rounds musicaux
2 personnes
31
Vérifier les réponses
3 personnes
32
Remettre les prix
2 personnes
33
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Réapprovisionner le café et le thé
36
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

37
Éteindre l’équipement
2 personnes
38
Emballer les restes du catering
2 personnes
39
Rassembler les déchets
3 personnes
40
Faire la vaisselle
3 personnes
41
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
42
Nettoyer le lieu
3 personnes
43
Retirer la décoration
2 personnes
44
Compter le matériel
2 personnes
45
Rendre les articles empruntés
2 personnes
46
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Drap pour table de présentation

Équipement

Ordinateur portable
Haut-parleursqté 2
Microphone
Table de mixage
Projecteur
Écran de projection
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Câbles HDMIqté 2
Piles de rechange

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 6
Pichets à caféqté 2
Thermosqté 3

Cuisine

Tire-bouchonsqté 3
Carafesqté 3
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 2

Décoration

Décoration de tableqté 8
Bannièresqté 3
Ballonsqté 50
Ruban à ballonsqté 2
Colle repositionnableqté 2
Flèches et panneauxqté 12

Matériel de jeu

Cartes de bingoqté 80
Feuilles de réponsesqté 80
Stylosqté 80
Marqueurs de bingoqté 20
Panneaux de réponseqté 10
Prixqté 12
Panneau de table des prix
Notes de l’animateur

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Serpillière et seauqté 2
Chiffons de nettoyageqté 10

Éclairage

Éclairage d’ambianceqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le format avant de composer la playlist : indiquez le nombre de manches, la durée d’un extrait et la façon de valider une ligne ou un carton plein. Pour une soirée de 2 heures, prévoyez généralement 5 à 7 manches.
Préparez les cartons et les feuilles de réponse au moins 3 jours avant l’événement. Imprimez quelques cartons supplémentaires et gardez-les séparés des lots pour éviter les distributions de dernière minute.
Testez l’ordinateur portable, la table de mixage, les haut-parleurs, le microphone et le projecteur la veille, puis refaites un essai de 15 minutes sur place. Vérifiez notamment les câbles HDMI, les multiprises, les rallonges et les piles de rechange.
Installez les tables de façon à ce que chaque participant voie l’écran et entende clairement les extraits. Gardez la table du bingo et des lots visible, avec le règlement posé à proximité.
Refroidissez les boissons au moins 2 heures avant l’accueil et préparez le café et le thé juste avant le début. Comptez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis ajustez selon la durée et le repas prévu.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un bingo musical ?: Prévoyez 2 à 3 semaines pour choisir le format, composer la playlist, concevoir les cartons, gérer les inscriptions et acheter les lots. Gardez les 3 derniers jours pour l’impression, les courses et les tests techniques.
Combien de chansons faut-il pour un bingo musical ?: Pour 5 à 7 manches de 2 heures, préparez environ 40 à 60 chansons, même si toutes ne sont pas forcément utilisées. Ajoutez 10 titres de secours pour remplacer une chanson trop difficile ou déjà connue de tous.
Quand faut-il imprimer les cartons de bingo ?: Imprimez-les au moins 3 jours avant la soirée, une fois les inscriptions presque closes. Prévoyez 10 % de cartons supplémentaires et imprimez aussi les feuilles de réponse dans la même session.
Quel matériel tester avant un bingo musical ?: Testez au minimum 24 heures avant l’événement l’ordinateur, les haut-parleurs, le microphone, la table de mixage, le projecteur et l’écran. Sur place, consacrez encore 15 minutes au branchement et gardez des câbles, des rallonges et des piles de rechange à portée de main.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.