Zo organiseer je een muziekbal zonder losse eindjes

Een muziekbal vraagt om twee plannen die precies op elkaar aansluiten: het programma op het podium en de praktische organisatie eromheen. Begin met datum, locatie en muziekblokken, en leg daarna reserveringen, muzikanten en vrijwilligers vast. Werk uiterlijk enkele weken vooraf de aanmeldingen, dieetwensen en cateringhoeveelheden bij. In de laatste dagen draait alles om testen, klaarzetten en een draaiboek waarmee iedereen weet wat er wanneer moet gebeuren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Programma en muziekblokken vastleggen
3 personen
3
Reserveringen maken
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen registreren
6
Dieetwensen verzamelen
7
Muzikanten en optredens bevestigen
2 personen
8
Vrijwilligers indelen
2 personen
9
Muziekrechten controleren
10
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
11
Definitieve gastenlijst maken
12
Tafelschikking uitwerken
2 personen
13
Draaiboek printen
14
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
15
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
16
Apparatuur testen
2 personen
17
Instrumenten controleren
3 personen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
4 personen
22
Servies sorteren
2 personen
23
Decoratie klaarleggen
2 personen

Event

24
Locatie openen
2 personen
25
Nooduitgangen controleren
2 personen
26
Vloer en entree controleren
2 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen plaatsen
4 personen
29
Buffet opbouwen
3 personen
30
Bar inrichten
3 personen
31
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
32
Microfoons testen
2 personen
33
Instrumenten klaarzetten
3 personen
34
Verlichting testen
2 personen
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
37
Hapjes uitstallen
3 personen
38
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
39
Registratietafel inrichten
2 personen
40
Muzikanten ontvangen
2 personen
41
Gasten ontvangen
3 personen
42
Aanwezigheid afvinken
2 personen
43
Welkomstdrank serveren
3 personen
44
Welkomstwoord verzorgen
45
Eerste muziekblok begeleiden
2 personen
46
Hapjes serveren
4 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Tweede muziekblok begeleiden
2 personen
49
Buffet openen
2 personen
50
Buffet serveren
5 personen
51
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
52
Buffet aanvullen
2 personen
53
Derde muziekblok begeleiden
2 personen
54
Dansvloer openen
55
Muziekprogramma afspelen
2 personen
56
Koffie en thee serveren
2 personen
57
Dessert serveren
3 personen
58
Gasten informeren over einde
59
Muzikanten uitzwaaien
2 personen
60
Gasten uitchecken
2 personen
61
Restanten veilig opbergen
3 personen

Nazorg

62
Apparatuur uitschakelen
3 personen
63
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
64
Instrumenten inpakken
3 personen
65
Decoratie verwijderen
3 personen
66
Meubilair terugplaatsen
4 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Afval verzamelen
3 personen
69
Locatie schoonmaken
4 personen
70
Koelers leegmaken
2 personen
71
Voorraad tellen
2 personen
72
Geleende spullen retourneren
2 personen
73
Verloren voorwerpen verzamelen
74
Eindcontrole van locatie uitvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Luidsprekerkabelsaantal 4
Audiokabelsaantal 6
Muziekstandaardsaantal 12
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelgotenaantal 20
Kabelbindersaantal 100

Verlichting

Sfeerlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 10

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Stoelhoezenaantal 100
Ballonnenaantal 150
Ballonlintaantal 2
Feestvlaggenaantal 6
Bloemstukkenaantal 12
Menukaartenaantal 12
Naamkaartjesaantal 100
Tafelnummersaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 6
Serveertraysaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Keukenhanddoekenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Vloertrekkersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 2
Sponsjesaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg muziekblokken, optredens en pauzes eerst vast. Plan per optreden ook tijd voor op- en afbouw; zonder die ruimte loopt het programma al bij het eerste wisselmoment uit.
Test de actieve speakers, het mengpaneel, de draadloze microfoons en alle audiokabels vóór de eventdag. Leg verlengsnoeren, stekkerdozen en kabelgoten meteen op een vaste plek, zodat je niet op het laatste moment naar ontbrekende aansluitingen zoekt.
Maak de definitieve gastenlijst zodra de aanmeldtermijn sluit en verzamel dieetwensen op hetzelfde moment. Gebruik die lijst vervolgens voor naamkaartjes, tafelschikking en het berekenen van cateringhoeveelheden.
Print het draaiboek uiterlijk de dag vóór het muziekbal en geef een exemplaar aan de hoofdorganisator, techniek en vrijwilligerscoördinator. Zet naast elk onderdeel één verantwoordelijke en vermeld ook telefoonnummers en aanvangstijden.
Open de locatie ruim vóór de ontvangst van gasten. Controleer eerst de nooduitgangen en loop daarna de zaal na op stoelen, tafels, verlichting, kapstokken, servies en een veilige kabelroute.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een muziekbal organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en muzikanten. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je uiterlijk 2 weken voor het bal de gastenlijst en dieetwensen kunt vastleggen.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor de techniek van een muziekbal?: Plan minimaal 2 uur vóór de inloop voor het aansluiten en testen van speakers, mengpaneel, microfoons en muziekbestanden. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een volledige doorloop met de muzikanten.
Wanneer moet ik de cateringhoeveelheden voor een muziekbal berekenen?: Maak een eerste berekening zodra de uitnodigingen zijn verstuurd en werk die 7 tot 10 dagen vooraf bij met de definitieve gastenlijst. Controleer dan ook servies, serveerbestek, glazen en opscheplepels.
Wanneer maak ik een draaiboek voor een muziekbal?: Werk een eerste versie ongeveer 2 weken vooraf uit en maak de definitieve versie uiterlijk 1 dag voor het bal. Print minimaal 3 exemplaren: voor de hoofdorganisatie, techniek en de persoon die de vrijwilligers aanstuurt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.