Checklist voor een museumrondleiding in de buitenlucht

Een museumrondleiding buiten vraagt meer voorbereiding dan alleen een gids en een route. Je regelt vooraf de reservering, groepsindeling en een alternatief voor slecht weer. Op de dag zelf moeten ontvangst, bewegwijzering, geluid, verlichting en catering op tijd klaarstaan. Gebruik deze checklist om het programma in de juiste volgorde voor te bereiden en voorkom dat routekaarten, dieetwensen of extra batterijen pas tijdens de rondleiding worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Rondleiding reserveren
Route en programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Weersverwachting controleren
Alternatieve route bepalen
2 personen
Bezoekerslijst afdrukken
Routekaarten afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Catering voorbereiden
2 personen
Dranken koelen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
3 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Route bewegwijzeren
2 personen
Rondleidingsmateriaal klaarleggen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Gidsen instrueren
3 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Programma toelichten
Groepen indelen
2 personen
Museumrondleiding begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Pauzeplek begeleiden
2 personen
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Catering afruimen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Partytenten afbreken
3 personen
Verlichting verwijderen
2 personen
Routebordjes verwijderen
2 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 45
Tafelkledenaantal 6
Afzetpalenaantal 8

Apparatuur

Draagbare geluidsversterkersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Powerbanksaantal 4
Verlengkabelsaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlantaarnsaantal 8
Batterijenaantal 24

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbaar bestekaantal 50
Koffiekopjesaantal 50
Serveerbladenaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Tangenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Koelelementenaantal 16

Decoratie

Routebordjesaantal 12
Pijlbordenaantal 8
Informatiebordenaantal 4
Krijtbordenaantal 3
Krijtstiftenaantal 6
Naamstickersaantal 60
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 6
Routekaartenaantal 60
Bezoekersbadgesaantal 60

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handzeepaantal 2
Handdesinfectieaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route en het programma uiterlijk twee weken vooraf vast. Noteer ook waar groepen elkaar kruisen, waar pauzes vallen en welk deel bij regen kan vervallen.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal dan definitief de alternatieve route. Zet partytenten, verlichting en routebordjes niet pas op het laatste moment klaar.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf. Print daarna de bezoekerslijst en neem een extra exemplaar mee voor de ontvangsttafel.
Test draagbare geluidsversterkers en draadloze microfoons minimaal 1 dag vooraf op de verste plek van de route. Laad powerbanks op en leg extra batterijen klaar.
Plan de opbouw minstens 2 uur voor ontvangst: eerst tafels, stoelen en tenten, daarna bewegwijzering, techniek, catering en de veiligheidscontrole. Instrueer gidsen voordat de eerste bezoekers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een museumrondleiding buiten reserveren?: Reserveer de rondleiding bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Zo houd je tijd over voor het vastleggen van de route, het versturen van uitnodigingen en het verwerken van aanmeldingen.
Wanneer controleer ik het weer voor een buitenrondleiding?: Controleer de verwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Gebruik die eerste controle om de alternatieve route en eventuele partytenten definitief te plannen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een museumrondleiding buiten op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor tenten, tafels, stoelen, verlichting, ontvangst en bewegwijzering. Test geluidsapparatuur en microfoons al 1 dag eerder, zodat je op de opbouwdag alleen hoeft aan te sluiten en te controleren.
Wanneer moet ik dieetwensen en aanmeldingen verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventaris uiterlijk 3 dagen voor het evenement. Dan kun je boodschappen, catering en de groepsindeling nog aanpassen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.