Zo organiseer je een soepel museumbezoek

Een museumbezoek met een groep regel je in een vaste volgorde: eerst leg je museum, rondleiding, restaurant en vervoer vast. Daarna verzamel je aanmeldingen, dieetwensen en vervoersbehoeften, zodat je het programma kunt afstemmen op de deelnemers. In de laatste week controleer je tickets, toegankelijkheid en groepsindeling. Op de dag zelf helpen een duidelijk verzamelpunt, naamkaartjes en geprinte lijsten om vertraging bij de ingang en tijdens de rondleiding te voorkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Museum en rondleiding reserveren
2
Restaurant reserveren
3
Vervoer reserveren
4
Toegankelijkheid met museum bespreken
5
Programma en route vastleggen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vervoersbehoeften inventariseren
10
Deelnemerslijst bijwerken
11
Bevestiging naar deelnemers sturen
12
Museumregels doorsturen
13
Restaurantmenu en dieetwensen doorgeven
14
Tickets en reserveringen controleren
15
Contactgegevens leveranciers opslaan
16
Bezoekers in groepen indelen
17
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
18
Routekaarten printen
19
Aanwezigheidslijst printen
20
Consumpties inkopen
2 personen
21
Consumpties verdelen
2 personen
22
Deelnemers laatste informatie sturen
23
Tickets digitaal klaarzetten
24
Verzamelpunt controleren
25
Materialen inpakken
2 personen

Event

26
Verzamelpunt openen
2 personen
27
Aanwezigheid registreren
2 personen
28
Naamkaartjes uitdelen
29
Route en dagprogramma toelichten
30
Naar het museum reizen
3 personen
31
Groepen bij de ingang verzamelen
3 personen
32
Tickets controleren en uitdelen
2 personen
33
Museumbezoek begeleiden
3 personen
34
Pauze en drankmoment begeleiden
2 personen
35
Groepsfoto maken
36
Groepen naar restaurant begeleiden
3 personen
37
Diner en dieetwensen controleren
2 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Betaling met restaurant afhandelen
40
Terugreis begeleiden
3 personen
41
Aanwezigheid bij vertrek controleren
2 personen
42
Deelnemers bij eindpunt informeren
2 personen
43
Overgebleven materialen verzamelen
2 personen
44
Afval verzamelen
2 personen

Nazorg

45
Materialen schoonmaken
2 personen
46
Materialen opbergen
2 personen
47
Geleende materialen retourneren
48
Openstaande facturen controleren
49
Onkosten verwerken
50
Bedankbericht aan deelnemers sturen
51
Foto's veilig opslaan
52
Aanwezigheidsgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Organisatie

Geprinte entreeticketsaantal 35
Naamkaartjesaantal 35
Badgehoudersaantal 35
Lanyardsaantal 35
Routekaartenaantal 35
Programmafoldersaantal 35
Aanwezigheidslijstenaantal 2
Klembordenaantal 3
Balpennenaantal 10
Enveloppenaantal 5
Contactkaartenaantal 35

Apparatuur

Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 4
Smartphone

Meubilair

Opvouwbare statafelsaantal 2
Tafelkledenaantal 2

Vervoer

Regenponcho'saantal 10
Paraplu'saantal 6
Rugzakkenaantal 5

Catering

Herbruikbare waterflessenaantal 35
Drinkbekersaantal 35
Servettenaantal 100
Koelboxenaantal 2
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 2
Handdoekenaantal 4

Tips

Reserveer museum, rondleiding, restaurant en vervoer voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer direct of de gekozen tijden op elkaar aansluiten en houd tussen museum en restaurant minstens 30 minuten reistijd over.
Vraag bij de aanmelding niet alleen om een ja of nee, maar ook naar dieetwensen, vervoersbehoeften en een telefoonnummer. Sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen vooraf, zodat je de restaurantreservering en groepsindeling kunt aanpassen.
Bespreek toegankelijkheid uiterlijk 2 weken voor het bezoek met het museum. Vraag concreet naar de ingang, liften, beschikbare zitplaatsen en de route tijdens de rondleiding; informatie op de website is daarvoor niet altijd voldoende.
Stuur de definitieve informatie 3 tot 5 dagen vooraf: verzamelpunt, vertrektijd, programma, museumregels, route en contactgegevens. Zet digitale tickets op de telefoon én neem geprinte entreetickets en een aanwezigheidslijst mee.
Maak groepen op basis van de rondleiding en geef elke groep naamkaartjes of lanyards. Leg routekaarten, programmafolders, pennen en contactkaarten per groep klaar en controleer het materiaal de avond ervoor met een korte paklijst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een museumbezoek reserveren?: Reserveer museum en rondleiding bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Voor populaire tentoonstellingen, grote groepen of vaste rondleidingstijden is 8 weken veiliger. Leg het restaurant en vervoer meteen daarna vast.
Hoeveel tijd moet er tussen het museum en het restaurant zitten?: Plan minimaal 30 minuten tussen het geplande einde van de rondleiding en de reservering bij het restaurant. Bij een grote groep, openbaar vervoer of een wandeling door druk gebied is 45 tot 60 minuten realistischer.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een museumbezoek verzamelen?: Vraag dieetwensen uit zodra iemand zich aanmeldt en sluit de inventarisatie uiterlijk 10 dagen voor het bezoek. Geef de samengevoegde informatie daarna door aan het restaurant, zodat er nog tijd is om het menu aan te passen.
Wat moet ik meenemen naar een museumbezoek met een groep?: Neem geprinte tickets, een aanwezigheidslijst, naamkaartjes, routekaarten, programmafolders en contactgegevens mee. Leg daarnaast digitale tickets klaar en neem minstens één opgeladen smartphone, powerbank en oplaadkabel mee; pak alles de avond ervoor in.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.