Checklist voor een goed georganiseerd museumbezoek

Een museumbezoek met een groep vraagt meer voorbereiding dan alleen tickets kopen. Je moet het museum, de rondleiding, het vervoer en eventueel het restaurant op elkaar afstemmen. Verzamel dieetwensen en vervoersbehoeften vroeg, zodat je het programma nog kunt aanpassen. Met deze checklist houd je reserveringen, deelnemers, route, tickets en materialen bij en weet iedereen uiterlijk vóór vertrek waar het verzamelpunt is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Museum en rondleiding reserveren
Restaurant reserveren
Vervoer reserveren
Toegankelijkheid met museum bespreken
Programma en route vastleggen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vervoersbehoeften inventariseren
Deelnemerslijst bijwerken
Bevestiging naar deelnemers sturen
Museumregels doorsturen
Restaurantmenu en dieetwensen doorgeven
Tickets en reserveringen controleren
Contactgegevens leveranciers opslaan
Bezoekers in groepen indelen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Routekaarten printen
Aanwezigheidslijst printen
Consumpties inkopen
2 personen
Consumpties verdelen
2 personen
Deelnemers laatste informatie sturen
Tickets digitaal klaarzetten
Verzamelpunt controleren
Materialen inpakken
2 personen

Event

Verzamelpunt openen
2 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
Route en dagprogramma toelichten
Naar het museum reizen
3 personen
Groepen bij de ingang verzamelen
3 personen
Tickets controleren en uitdelen
2 personen
Museumbezoek begeleiden
3 personen
Pauze en drankmoment begeleiden
2 personen
Groepsfoto maken
Groepen naar restaurant begeleiden
3 personen
Diner en dieetwensen controleren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Betaling met restaurant afhandelen
Terugreis begeleiden
3 personen
Aanwezigheid bij vertrek controleren
2 personen
Deelnemers bij eindpunt informeren
2 personen
Overgebleven materialen verzamelen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen

Nazorg

Materialen schoonmaken
2 personen
Materialen opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
Openstaande facturen controleren
Onkosten verwerken
Bedankbericht aan deelnemers sturen
Foto's veilig opslaan
Aanwezigheidsgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Organisatie

Geprinte entreeticketsaantal 35
Naamkaartjesaantal 35
Badgehoudersaantal 35
Lanyardsaantal 35
Routekaartenaantal 35
Programmafoldersaantal 35
Aanwezigheidslijstenaantal 2
Klembordenaantal 3
Balpennenaantal 10
Enveloppenaantal 5
Contactkaartenaantal 35

Apparatuur

Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 4
Smartphone

Meubilair

Opvouwbare statafelsaantal 2
Tafelkledenaantal 2

Vervoer

Regenponcho'saantal 10
Paraplu'saantal 6
Rugzakkenaantal 5

Catering

Herbruikbare waterflessenaantal 35
Drinkbekersaantal 35
Servettenaantal 100
Koelboxenaantal 2
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 2
Handdoekenaantal 4

Tips

Reserveer museum, rondleiding, restaurant en vervoer zodra de datum vaststaat. Plan minimaal 2 weken voor vertrek een controle van alle reserveringen en openingstijden.
Vraag dieetwensen en vervoersbehoeften direct bij de aanmelding uit. Geef het restaurant de definitieve informatie uiterlijk 3 dagen vooraf door en bespreek toegankelijkheid tijdig met het museum.
Stuur deelnemers twee berichten: een bevestiging na de aanmelding en de laatste informatie 24 tot 48 uur voor vertrek. Vermeld daarin het verzamelpunt, de route, tijden, museumregels en contactgegevens.
Deel de groep vooraf in kleinere bezoekersgroepen in als er een rondleiding of vaste capaciteit geldt. Leg naamkaartjes, badgehouders, lanyards, routekaarten en programmafolders per groep klaar.
Controleer op de dag zelf zowel de digitale als geprinte tickets en print een aanwezigheidslijst. Pak powerbanks, oplaadkabels, waterflessen en regenspullen in en neem extra tijd voor het verzamelen bij het vertrekpunt.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een museumbezoek met een groep reserveren?: Reserveer het museum, de rondleiding, het restaurant en het vervoer bij voorkeur minimaal 2 tot 4 weken vooraf. Controleer alle tickets en reserveringen nogmaals 3 tot 5 dagen voor het bezoek.
Wanneer moet ik deelnemers uitnodigen voor een museumbezoek?: Stuur de uitnodiging zodra datum, programma en verzamelpunt voorlopig vaststaan, liefst 3 tot 4 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor vertrek en stuur daarna de definitieve bevestiging.
Wat moet ik meenemen naar een georganiseerd museumbezoek?: Neem geprinte en digitale tickets, een aanwezigheidslijst, naamkaartjes, routekaarten, programmafolders en contactkaarten mee. Pak daarnaast minimaal 1 powerbank, oplaadkabels, waterflessen en regenspullen per verwachte weerssituatie in.
Wanneer moet ik dieetwensen en toegankelijkheid regelen?: Vraag dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften uit bij de aanmelding, minimaal 2 weken voor het bezoek. Geef de definitieve dieetwensen uiterlijk 3 dagen voor het restaurantbezoek door en bevestig toegankelijkheidsafspraken vooraf met het museum.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.