Checklist voor een MTB-etappekoers organiseren

Een MTB-etappekoers vraagt om meer dan een mooi parcours. Je moet meerdere wedstrijddagen op elkaar afstemmen, met vaste start- en finishlocaties, tijdwaarneming, medische ondersteuning en duidelijke routecommunicatie. Begin met het wedstrijdformat en de parcoursen; pas daarna leg je vergunningen, verkeer, overnachtingen en catering vast. Deze checklist helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde te zetten en voorkomt dat routepijlen, portofoons of reserveonderdelen pas op de wedstrijddag worden gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdformat vastleggen
3 personen
Parcoursen selecteren
4 personen
Parcoursen inspecteren
4 personen
Vergunningen aanvragen
2 personen
Verzekering afsluiten
Start- en finishlocaties vastleggen
2 personen
Verkeersplan opstellen
3 personen
Veiligheidsplan opstellen
3 personen
Officials en jury vastleggen
2 personen
Medische ondersteuning vastleggen
2 personen
Vrijwilligers werven
3 personen
Inschrijfformulier publiceren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sponsoren benaderen
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Overnachtingen reserveren
2 personen
Catering reserveren
2 personen
Startnummers ontwerpen
2 personen
Routebestanden publiceren
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Vrijwilligers indelen
3 personen
Reserveringen bevestigen
2 personen
Materiaalvoorraad controleren
3 personen
Boodschappenlijst afronden
2 personen
Startnummers en accreditaties printen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Parcours uitzetten
10 personen
Afzettingen plaatsen
6 personen
Start- en finishboog opbouwen
6 personen
Registratietent opbouwen
4 personen
Cateringpunt opbouwen
4 personen
Technische zone inrichten
5 personen
Finishzone afzetten
4 personen
Timingapparatuur testen
3 personen
EHBO-materiaal controleren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
4 personen

Event

Deelnemers registreren
5 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Fietsen en materiaal controleren
3 personen
Rijdersbriefing geven
3 personen
Etappe 1 laten starten
8 personen
Parcours controleren
6 personen
Doorkomsten registreren
5 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Finishers opvangen
5 personen
Uitslagen verwerken
3 personen
Dagklassement publiceren
2 personen
Deelnemersmaaltijd serveren
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Etappe 2 inschrijven
4 personen
Startvak indelen
4 personen
Rijdersbriefing herhalen
3 personen
Etappe 2 laten starten
8 personen
Parcours en kruisingen bewaken
10 personen
Tijdwaarneming uitvoeren
4 personen
Technische assistentie bemannen
3 personen
Water en fruit uitdelen
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Finishers begeleiden
6 personen
Medische incidenten registreren
2 personen
Eindklassement berekenen
3 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
4 personen
Prijsuitreiking verzorgen
5 personen
Uitslagen publiceren
2 personen
Deelnemersmaaltijd serveren
6 personen
Afval tijdens evenement verzamelen
3 personen

Nazorg

Parcoursmarkering verwijderen
8 personen
Afzettingen verwijderen
6 personen
Start- en finishzone afbreken
6 personen
Registratietent afbreken
4 personen
Cateringpunt afbreken
4 personen
Materiaal schoonmaken
5 personen
Locatie schoonmaken
6 personen
Uitslagen archiveren
2 personen
Verloren spullen registreren
2 personen
Afval afvoeren
3 personen
Materialen inventariseren
3 personen
Geleende materialen retourneren
3 personen
Overgebleven boodschappen verwerken
2 personen
Deelnemers uitslagen mailen
2 personen
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 16
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 8
Afvalbakkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4

Sportmateriaal

Startnummersaantal 180
Stuurbordjesaantal 180
Pijlbordenaantal 90
Koerslintaantal 20
Markeervlaggenaantal 40
Verkeerskegelsaantal 60
Dranghekkenaantal 40
Baanpostbordenaantal 20
Mountainbikesaantal 4
Fietspompenaantal 6
Fietsgereedschapssetsaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 30
Fietsstandaardsaantal 12
Technische mattenaantal 6
Podiumbekersaantal 15

Apparatuur

Tijdwaarnemingssetsaantal 3
Stopwatchesaantal 8
Portofoonsaantal 16
Reservebatterijenaantal 40
Laptopsaantal 3
Printersaantal 2
Printerpapieraantal 6
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 4
Mobiele verlichtingaantal 8
Megafonenaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Handlampenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbaar bestekaantal 220
Koffiekopjesaantal 100
Serveerschalenaantal 20

Keuken

Koelboxenaantal 10
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 12
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Tangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Waterkokersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 6
Voedselcontainersaantal 20
Koelelementenaantal 30

Schoonmaak

Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Afvalgrijpersaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompjesaantal 8
Eerstehulpkoffersaantal 4
Blusdekensaantal 2

Decoratie

Podiumachtergronddoekenaantal 2
Organisatievlaggenaantal 12
Sponsorbannersaantal 20
Tafelkledenaantal 16

Verlichting

Led-lichtsnoerenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdformat en alle etappes eerst vast. Noteer per etappe de starttijd, finishlocatie, verwachte duur en eventuele verplaatsing, zodat officials, medische teams en vrijwilligers hetzelfde draaiboek gebruiken.
Inspecteer elk parcours minstens één keer fysiek en publiceer de routebestanden uiterlijk 2 weken voor de start. Controleer tijdens die inspectie ook waar pijlborden, koerslint, markeervlaggen, baanpostborden en verkeerskegels nodig zijn.
Regel vergunningen, verzekering en het verkeers- en veiligheidsplan ruim vóór de wedstrijddag. Leg ook vast wie bij incidenten beslist en zorg dat officials, medische ondersteuning en baanposten elkaar via portofoons kunnen bereiken.
Maak per etappe een materiaalcheck met aantallen en reserveonderdelen. Controleer tijdwaarnemingssets, stopwatches, laptops, printers, printerpapier en reservebatterijen minimaal 24 uur vooraf; test verlengkabels en stekkerdozen op de werkelijke opstelling.
Sluit de deelnemerscommunicatie niet te laat af. Verstuur routebestanden, starttijden, overnachtingsinformatie en praktische deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf, en verwerk dieetwensen en vrijwilligersindeling voordat catering en reserveringen definitief worden bevestigd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een MTB-etappekoers organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met het format, parcours en de start- en finishlocaties. Vergunningen, verzekering, verkeersplan en medische ondersteuning regel je zodra die basis vastligt; wacht daar niet mee tot de laatste maand.
Wanneer moet ik het parcours van een MTB-etappekoers inspecteren?: Inspecteer elk parcours minimaal één keer tijdens de voorbereiding en nogmaals kort voor de koers als omstandigheden kunnen veranderen. Doe de laatste controle bij voorkeur 24 tot 48 uur vooraf, zodat ontbrekende routeborden, linten of verkeerskegels nog kunnen worden aangevuld.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een MTB-etappekoers?: Het exacte aantal hangt af van het aantal etappes, kruisingen en baanposten. Maak per post een bezetting voor de hele wedstrijdduur en plan minimaal één reserve per etappe; zo kun je uitval op de wedstrijddag opvangen zonder een onbemande post.
Wanneer stuur ik de deelnemersinformatie voor een MTB-etappekoers?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor de eerste etappe. Vermeld starttijden, routebestanden, locaties, overnachtingen, materiaalafspraken en contactgegevens; eventuele wijzigingen stuur je direct opnieuw en uiterlijk 24 uur vóór de betreffende etappe.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.