Checklist pour organiser un course VTT par étapes

Un course VTT par étapes demande une préparation suivie, car chaque journée combine parcours, chronométrage, sécurité et accueil des participants. Commencez par définir le format et les itinéraires, puis faites valider les parcours avant de lancer les inscriptions. Les autorisations, l’assurance, l’assistance médicale et le plan de circulation doivent être réglés en amont. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à la vérification du matériel et des dernières réservations.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
3 personnes
Sélectionner les parcours
4 personnes
Inspecter les parcours
4 personnes
Demander les autorisations
2 personnes
Souscrire une assurance
Définir les lieux de départ et d’arrivée
2 personnes
Élaborer le plan de circulation
3 personnes
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
Constituer les officiels et le jury
2 personnes
Prévoir l’assistance médicale
2 personnes
Recruter des bénévoles
3 personnes
Publier le formulaire d'inscription
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les sponsors
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver les nuitées
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Concevoir les dossards
2 personnes
Publier les fichiers d'itinéraire
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Répartir les bénévoles
3 personnes
Confirmer les réservations
2 personnes
Vérifier le stock de matériel
3 personnes
Finaliser la liste de courses
2 personnes
Imprimer les dossards et les accréditations
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Mettre en place le parcours
10 personnes
Installer les barrières
6 personnes
Monter l’arche de départ et d’arrivée
6 personnes
Monter la tente d’inscription
4 personnes
Monter le point de restauration
4 personnes
Aménager la zone technique
5 personnes
Balisage de la zone d’arrivée
4 personnes
Tester le matériel de chronométrage
3 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
2 personnes
Briefer les bénévoles
4 personnes

Événement

Enregistrer les participants
5 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Vérifier les vélos et le matériel
3 personnes
Faire le briefing des pilotes
3 personnes
Lancer l’étape 1
8 personnes
Vérifier le parcours
6 personnes
Enregistrer les passages
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Accueillir les finisseurs
5 personnes
Traiter les résultats
3 personnes
Publier le classement du jour
2 personnes
Servir le repas des participants
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Inscription à l’étape 2
4 personnes
Aménager la zone de départ
4 personnes
Rappeler le briefing des pilotes
3 personnes
Faire démarrer l’étape 2
8 personnes
Surveiller le parcours et les croisements
10 personnes
Chronométrer
4 personnes
Assurer l’assistance technique
3 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Accompagner les finishers
6 personnes
Enregistrer les incidents médicaux
2 personnes
Calculer le classement final
3 personnes
Préparer la remise des prix
4 personnes
Assurer la remise des prix
5 personnes
Publier les résultats
2 personnes
Servir le repas des participants
6 personnes
Collecter les déchets pendant l’événement
3 personnes

Suivi

Retirer le balisage du parcours
8 personnes
Retirer les barrières
6 personnes
Démonter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
Démonter la tente d'inscription
4 personnes
Démonter le point de restauration
4 personnes
Nettoyer le matériel
5 personnes
Nettoyer le lieu
6 personnes
Archiver les résultats
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
2 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Inventorier le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
3 personnes
Traiter les courses restantes
2 personnes
Envoyer les résultats aux participants
2 personnes
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 16
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Poubellesqté 12
Portants à vêtementsqté 4

Matériel de sport

Numéros de départqté 180
Panneaux de directionqté 180
Panneaux indicateursqté 90
Ruban d’arrivéeqté 20
Drapeaux de balisageqté 40
Cônes de signalisationqté 60
Barrières de fouleqté 40
Panneaux de parcoursqté 20
VTTqté 4
Pompes à véloqté 6
Kits d’outils pour véloqté 4
Chambres à air de rechangeqté 30
Supports à vélosqté 12
Tapis techniquesqté 6
Coupes du podiumqté 15

Équipement

Kits de chronométrageqté 3
Chronomètresqté 8
Talkies-walkiesqté 16
Piles de rechangeqté 40
Ordinateurs portablesqté 3
Imprimantesqté 2
Papier pour imprimanteqté 6
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 4
Éclairage mobileqté 8
Mégaphonesqté 3
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Lampes de pocheqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 180
Couverts réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 20

Cuisine

Glacièresqté 10
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 12
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Pincesqté 8
Louchesqté 8
Bouilloiresqté 4
Machines à caféqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 6
Conteneurs alimentairesqté 20
Pains de glaceqté 30

Nettoyage

Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 6
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes de désinfectionqté 8
Trousses de premiers secoursqté 4
Couvertures anti-feuqté 2

Décoration

Toiles de fond de scèneqté 2
Drapeaux de l'organisationqté 12
Bannières sponsorsqté 20
Nappesqté 16

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Inspectez chaque parcours avant publication et prévoyez une solution pour les passages impraticables. Les fichiers d’itinéraire ne doivent partir aux participants qu’après cette vérification.
Lancez les demandes d’autorisation et l’assurance plusieurs semaines avant la première étape. Ces démarches peuvent bloquer le parcours, les départs ou l’accueil du public si elles sont traitées trop tard.
Dimensionnez les bénévoles par zone et par étape, puis attribuez clairement les postes avant le jour du départ. Prévoyez aussi des talkies-walkies et des piles de rechange pour les responsables.
Testez le chronométrage, les ordinateurs, les imprimantes et les rallonges avant l’installation. Un essai complet permet de repérer un câble manquant ou un stock de papier insuffisant avant l’arrivée des coureurs.
Envoyez les informations pratiques après traitement des inscriptions : horaires, lieux de départ et d’arrivée, itinéraires, besoins alimentaires et consignes de sécurité. Confirmez les nuitées et le catering avant la dernière semaine.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un course VTT par étapes ?: Commencez plusieurs mois avant la première étape pour définir le format, inspecter les parcours, demander les autorisations et souscrire l’assurance. Ouvrez ensuite les inscriptions lorsque les éléments principaux sont confirmés.
Que faut-il vérifier avant de publier les parcours VTT ?: Inspectez chaque itinéraire sur le terrain, contrôlez les zones dangereuses et validez les lieux de départ et d’arrivée. Publiez les fichiers seulement après cette vérification et après avoir finalisé le plan de circulation et de sécurité.
Quand recruter les bénévoles pour un course VTT ?: Recrutez-les dès que les parcours, les horaires et les points de contrôle sont définis, idéalement plusieurs semaines avant l’événement. Répartissez ensuite les postes et transmettez les consignes avant la dernière semaine.
Quel matériel prévoir pour le chronométrage d’un course VTT ?: Prévoyez les kits de chronométrage, les chronomètres, un ordinateur portable, une imprimante, du papier, des rallonges et des multiprises. Testez tout au moins un jour avant la première étape et gardez des piles de rechange disponibles.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.