MTB-Etappenrennen organisieren: die vollständige Checkliste

Ein MTB-Etappenrennen braucht deutlich mehr Vorbereitung als nur eine anspruchsvolle Strecke. Du musst Genehmigungen, Verkehrsführung und medizinische Hilfe klären, bevor Anmeldungen starten können. Danach folgen Zeitnahme, Streckenmarkierung, Unterkünfte, Catering und die Einteilung der Helfer. Diese Checkliste führt dich von der ersten Formatentscheidung bis zur Materialkontrolle kurz vor dem Rennen – einschließlich der Punkte, die bei mehrtägigen Veranstaltungen häufig zu spät auffallen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Wettkampfformat festlegen
3 Personen
Strecken auswählen
4 Personen
Strecken inspizieren
4 Personen
Genehmigungen beantragen
2 Personen
Versicherung abschließen
Start- und Zielorte festlegen
2 Personen
Verkehrsplan erstellen
3 Personen
Sicherheitsplan erstellen
3 Personen
Offizielle und Jury festlegen
2 Personen
Medizinische Unterstützung koordinieren
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
3 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Sponsoren ansprechen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Übernachtungen reservieren
2 Personen
Catering reservieren
2 Personen
Startnummern entwerfen
2 Personen
Routendateien veröffentlichen
2 Personen
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
Freiwillige einteilen
3 Personen
Reservierungen bestätigen
2 Personen
Materialbestand überprüfen
3 Personen
Einkaufsliste abschließen
2 Personen
Startnummern und Akkreditierungen drucken
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Parcours aufbauen
10 Personen
Absperrungen aufstellen
6 Personen
Start- und Zielbogen aufbauen
6 Personen
Registrierungszelt aufbauen
4 Personen
Cateringpunkt aufbauen
4 Personen
Technischen Bereich einrichten
5 Personen
Zielbereich absperren
4 Personen
Timingausrüstung testen
3 Personen
Erste-Hilfe-Material prüfen
2 Personen
Freiwillige einweisen
4 Personen

Event

Teilnehmer registrieren
5 Personen
Startnummern ausgeben
3 Personen
Fahrräder und Material prüfen
3 Personen
Fahrerbriefing geben
3 Personen
Etappe 1 starten lassen
8 Personen
Parcours kontrollieren
6 Personen
Durchgänge registrieren
5 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Finisher in Empfang nehmen
5 Personen
Ergebnisse verarbeiten
3 Personen
Tageswertung veröffentlichen
2 Personen
Teilnehmermahlzeit servieren
5 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Etappe 2 anmelden
4 Personen
Startbereich einteilen
4 Personen
Fahrerbriefing wiederholen
3 Personen
Etappe 2 starten lassen
8 Personen
Parcours und Kreuzungen überwachen
10 Personen
Zeitmessung durchführen
4 Personen
Technische Unterstützung besetzen
3 Personen
Wasser und Obst ausgeben
4 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Finisher betreuen
6 Personen
Medizinische Vorfälle erfassen
2 Personen
Endwertung berechnen
3 Personen
Preisverleihung vorbereiten
4 Personen
Preisverleihung durchführen
5 Personen
Ergebnisse veröffentlichen
2 Personen
Teilnehmermahlzeit servieren
6 Personen
Abfall während der Veranstaltung sammeln
3 Personen

Nachbereitung

Streckenmarkierungen entfernen
8 Personen
Absperrungen entfernen
6 Personen
Start- und Zielzone abbauen
6 Personen
Registrierungszelt abbauen
4 Personen
Cateringstand abbauen
4 Personen
Material reinigen
5 Personen
Location reinigen
6 Personen
Ergebnisse archivieren
2 Personen
Verlorene Gegenstände registrieren
2 Personen
Abfall entsorgen
3 Personen
Materialien inventarisieren
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
3 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe verarbeiten
2 Personen
Teilnehmenden die Ergebnisse mailen
2 Personen
Dankesnachrichten versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
KlappischeAnz. 16
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 12
KleiderständerAnz. 4

Sportmaterial

StartnummernAnz. 180
LenkschilderAnz. 180
WegweiserAnz. 90
AbsperrbandAnz. 20
MarkierungsflaggenAnz. 40
VerkehrskegelAnz. 60
AbsperrgitterAnz. 40
StreckenpostenschilderAnz. 20
MountainbikesAnz. 4
FahrradpumpenAnz. 6
FahrradreparatursetsAnz. 4
ErsatzschläucheAnz. 30
FahrradständerAnz. 12
Technische MattenAnz. 6
Pokal auf dem PodiumAnz. 15

Ausstattung

ZeitnahmesetsAnz. 3
StoppuhrenAnz. 8
FunkgeräteAnz. 16
ErsatzbatterienAnz. 40
LaptopsAnz. 3
DruckerAnz. 2
DruckerpapierAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
LadestationenAnz. 4
Mobile BeleuchtungAnz. 8
MegafoneAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
HandlampenAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
Mehrweg-TellerAnz. 180
Wiederverwendbares BesteckAnz. 220
KaffeetassenAnz. 100
ServierschalenAnz. 20

Küche

KühlboxenAnz. 10
ThermoskannenAnz. 8
WasserkannenAnz. 12
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
ZangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
WasserkocherAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 6
LebensmittelbehälterAnz. 20
KühlelementeAnz. 30

Reinigung

WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 6
BesensetsAnz. 4
AbfallgreiferAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 6
DesinfektionsspenderAnz. 8
Erste-Hilfe-KofferAnz. 4
LöschdeckenAnz. 2

Dekoration

BühnenhintergrundstoffeAnz. 2
OrganisationsflaggenAnz. 12
SponsorenbannerAnz. 20
TischdeckenAnz. 16

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Wettkampfformat fest, bevor du Strecken veröffentlichst: Anzahl der Etappen, Distanzen, Startzeiten und Wertung beeinflussen Genehmigungen, Zeitnahme und Helferbedarf.
Beantrage Genehmigungen und schließe die Versicherung mehrere Monate vor dem Rennen ab. Für jede Strecke solltest du außerdem einen Verkehrs- und Sicherheitsplan mit Sperrungen, Umleitungen und Streckenposten vorbereiten.
Besichtige jede Strecke mindestens zweimal: einmal bei der Planung und erneut kurz vor dem Rennen. Kontrolliere dabei Markierungsflaggen, Wegweiser, Absperrband, Verkehrskegel und die Erreichbarkeit für medizinische Unterstützung.
Verschicke Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vor dem Start. Dazu gehören Routendateien, Startzeiten, Treffpunkte, Übernachtungen, Verpflegung und der Hinweis, welche Ernährungswünsche bereits erfasst wurden.
Prüfe das Material spätestens am Vortag in einer festen Reihenfolge: Startnummern, Zeitnahmesets, Funkgeräte, Ersatzbatterien, Druckerpapier, Fahrradpumpen und Reparatursets. Lege Ersatzschläuche und technische Matten direkt an den vorgesehenen Einsatzorten bereit.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss ich ein MTB-Etappenrennen planen?: Beginne idealerweise 6 bis 12 Monate vorher. Genehmigungen, Versicherung, Streckenprüfung, Unterkünfte und Catering benötigen oft mehrere Wochen; die Helfer- und Materialplanung sollte spätestens 8 Wochen vor dem Start stehen.
Wann müssen die Genehmigungen für ein MTB-Etappenrennen beantragt werden?: Reiche die Anträge mindestens 3 bis 6 Monate vor der ersten Etappe ein. Sobald Start- und Zielorte sowie die Strecken feststehen, kannst du Verkehrsplan, Sicherheitsplan und medizinische Unterstützung konkretisieren.
Wann soll ich die Teilnehmerinformationen verschicken?: Sende alle verbindlichen Informationen spätestens 7 Tage vor dem Rennen. Routendateien, Startnummernausgabe, Etappenzeiten, Übernachtung, Catering und Ansprechpersonen sollten dann bereits bestätigt sein.
Wie viele Helfer braucht ein MTB-Etappenrennen?: Plane mindestens einen Streckenposten pro kritischer Kreuzung oder Gefahrenstelle und zusätzlich ein Team für Start, Ziel, Zeitnahme und Technik ein. Erstelle die Einteilung spätestens 2 Wochen vorher und halte pro Einsatzbereich mindestens eine Reserve bereit.

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