Zo organiseer je een mountainbiketocht

Een mountainbiketocht organiseren begint niet bij de fietsen, maar bij een route die past bij je deelnemers en vooraf is gecontroleerd. Leg daarna de startlocatie, inschrijving en veiligheidsafspraken vast. In de laatste week draait alles om weersverwachting, materiaal, route-informatie en een duidelijke briefing. Op de dag zelf moeten registratie, fietsenstalling, gereedschap, EHBO en het pauzepunt klaarstaan voordat de eerste deelnemer vertrekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Startlocatie reserveren
5
Mountainbikeroute vastleggen
2 personen
6
Route vooraf verkennen
2 personen
7
Route op gevaren controleren
2 personen
8
Weersverwachting controleren
9
Deelnemersinformatie versturen
10
Noodcontacten verzamelen
11
Routebestanden delen
12
Fietsen en helmen controleren
2 personen
13
Gereedschap en reserveonderdelen pakken
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Eten voorbereiden
3 personen
16
Dranken koelen
17
Routekaarten afdrukken
18
Deelnemerslijst afdrukken
19
Startlocatie opbouwen
4 personen
20
Fietsenstalling inrichten
2 personen
21
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
22
Pauzepunt voorbereiden
2 personen
23
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

24
Deelnemers ontvangen
3 personen
25
Aanwezigheid registreren
2 personen
26
Fiets- en helmcontrole uitvoeren
2 personen
27
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
28
Groepen indelen
2 personen
29
Mountainbiketocht begeleiden
4 personen
30
Pauzedrankjes uitdelen
2 personen
31
Pauzesnacks aanvullen
2 personen
32
Achterblijvers opvangen
2 personen
33
Aankomst registreren
2 personen
34
Fietsen veilig stallen
2 personen
35
Maaltijd uitserveren
3 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Route- en fietsincidenten noteren
38
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

39
Materialen verzamelen
3 personen
40
Afval sorteren
2 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Locatie schoonmaken
3 personen
43
Fietsen en gereedschap controleren
2 personen
44
Geleende materialen retourneren
2 personen
45
Restanten correct bewaren
46
Routeaanduidingen verwijderen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Mountainbikesaantal 20
Fietshelmenaantal 22
Fietspompenaantal 3
Multitoolsaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 10
Bandenlichtersaantal 6
Fietsstandaardsaantal 10
Fietspositiesleutelsaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 6
Fluitjesaantal 6
Reflecterende hesjesaantal 6
Nooddekensaantal 4

Navigatie

Navigatietoestellenaantal 4
Geprinte routekaartenaantal 25
Pijlbordjesaantal 20
Tie-wrapsaantal 100

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 24
Partytent
Fietsenrekkenaantal 5

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Herbruikbare bordenaantal 30
Herbruikbaar bestekaantal 30
Opscheplepelsaantal 4

Catering

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 3
Waterjerrycansaantal 4
Isolatiebakkenaantal 3
Boodschappen

Apparatuur

Gasbarbecue
Gasflessenaantal 2
Verlengkabelsaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasbakkenaantal 2
Bezem en blikaantal 2

Tips

Verken de route uiterlijk één tot twee weken vooraf op steile passages, losse ondergrond, kruisingen en omleidingen. Controleer de route daarna opnieuw kort voor de tocht, omdat regen, werkzaamheden of omgevallen bomen een doorgang kunnen veranderen.
Stuur de deelnemersinformatie minimaal vijf dagen voor de tocht. Vermeld het startuur, de locatie, routebestanden, verwachte duur, benodigd beschermingsmateriaal en een telefoonnummer voor noodgevallen.
Plan de registratie vóór de start met minstens 30 minuten marge. Houd een geprinte deelnemerslijst bij en verzamel noodcontacten vooraf, zodat je bij een incident niet eerst gegevens hoeft op te vragen.
Leg per groep een basisset voor pech onderweg klaar: fietspomp, multitool, bandenlichters en reservebinnenbanden. Controleer fietsen en helmen uiterlijk de avond ervoor; een ontbrekende fiets of slecht passende helm ontdek je dan nog op tijd.
Maak het pauzepunt bereikbaar en herkenbaar met routekaarten of pijlbordjes. Reken voor water op ongeveer 0,5 tot 0,75 liter per deelnemer tijdens de tocht en zorg dat eten en dranken vóór vertrek klaarstaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een mountainbiketocht organiseren?: Begin ongeveer zes tot acht weken vooraf met de route, startlocatie en uitnodigingen. Verken de route uiterlijk één tot twee weken voor vertrek en verstuur de definitieve deelnemersinformatie minstens vijf dagen vooraf.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor de start van een mountainbiketocht?: Plan minimaal 30 minuten voor ontvangst, aanwezigheid registreren, fiets- en helmcontrole en de veiligheidsbriefing. Bij meer dan 20 deelnemers is 45 tot 60 minuten praktischer.
Wat neem je mee voor pech onderweg tijdens een mountainbiketocht?: Neem per groep minstens één fietspomp, multitool, bandenlichters en twee reservebinnenbanden mee. Bij een tocht met meerdere groepen geef je elke groep een eigen set, zodat hulp niet van de achterste groep hoeft te komen.
Hoeveel water heb je nodig voor een mountainbiketocht?: Reken op ongeveer 0,5 tot 0,75 liter water per deelnemer voor een tocht van enkele uren, plus extra voorraad bij het pauzepunt. Zet water uiterlijk vóór de deelnemers arriveren klaar in jerrycans of drinkbare flessen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.