Zo organiseer je een sneeuwschoenentocht

Begin met een haalbare route, een vaste startlocatie en een duidelijk plan voor slecht weer. Reserveer sneeuwschoenen en stokken vroeg, want verhuurmateriaal is niet onbeperkt beschikbaar. Verken de route vooraf en leg een alternatief vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Op de dag zelf draait alles om een snelle registratie, passend materiaal en warme voorzieningen bij de start en na afloop.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand vastleggen
2 personen
2
Startlocatie reserveren
3
Sneeuwschoenen reserveren
4
Weersafhankelijk programma bepalen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijst bijwerken
9
Route vooraf verkennen
2 personen
10
Alternatieve route vastleggen
2 personen
11
Deelnemersinformatie versturen
12
Weersverwachting controleren
13
Deelname en route bevestigen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Huurmateriaal ophalen
2 personen
16
Soep en warme drank voorbereiden
2 personen
17
Routekaarten printen
18
Deelnemerspakket samenstellen
2 personen
19
Materiaal controleren
2 personen

Event

20
Startlocatie inrichten
4 personen
21
Verlichting en markering plaatsen
3 personen
22
Registratietafel klaarzetten
2 personen
23
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
24
Sneeuwschoenen en stokken uitgeven
3 personen
25
Deelnemers registreren
2 personen
26
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
27
Groep over de route begeleiden
4 personen
28
Route en groepsafstand bewaken
3 personen
29
Rustpunt inrichten
2 personen
30
Warme dranken bijvullen
2 personen
31
Deelnemers opvangen bij terugkomst
2 personen
32
Soep en brood serveren
3 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Sneeuwschoenen en stokken innemen
3 personen
35
Materiaal laten drogen
2 personen

Nazorg

36
Startlocatie afbreken
4 personen
37
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
38
Servies en keukenmateriaal afwassen
2 personen
39
Locatie schoonmaken
2 personen
40
Huurmateriaal retourneren
2 personen
41
Eigen materiaal reinigen
2 personen
42
Overgebleven voorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Sneeuwschoenenaantal 35
Trekkingstokkenaantal 35
Reservebindingenaantal 6
Gamaschenaantal 35
Reflecterende hesjesaantal 8
Routepijlenaantal 30
Markeertapeaantal 4

Navigatie

Topografische routekaartenaantal 40
Kompassenaantal 6
Gps-apparatenaantal 4

Communicatie

Portofoonsaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 35
Fluitjesaantal 35
Handwarmersaantal 40

Verlichting

Hoofdlampenaantal 40
Reservebatterijenaantal 80
Led-lantaarnsaantal 6

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapbankenaantal 6
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Warmhoudketelsaantal 3
Waterkokersaantal 2
Gasbrandersaantal 2
Gasflessenaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Catering

Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 3
Isolerende drankdispensersaantal 4
Soepketelsaantal 3
Serveerlepelsaantal 6
Broodmandenaantal 4
Boodschappen

Servies

Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare mokkenaantal 40
Herbruikbare glazenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40
Thermobekersaantal 40

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 4
Maatbekersaantal 2
Opbergbakken met dekselaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handwasbakkenaantal 2
Droogrekkenaantal 2

Tips

Leg afstand, moeilijkheid en verwachte wandeltijd vast voordat je deelnemers uitnodigt. Plan ook een alternatieve route voor minder sneeuw, slecht zicht of gladde omstandigheden.
Verstuur de deelnemersinformatie uiterlijk één week vooraf. Zet daarin de starttijd, route, kledingadvies, parkeerinformatie, dieetwensen en een uiterste termijn voor afmelden.
Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw op de ochtend zelf. Bevestig deelname en route pas nadat je hebt besloten of het programma ongewijzigd doorgaat.
Maak de materiaaluitgifte overzichtelijk met een deelnemerslijst en een aparte controle op maat en bindingen. Houd reservebindingen, stokken en extra warme hulpmiddelen apart voor problemen onderweg.
Richt de startlocatie minstens 60 minuten voor vertrek in. Zet registratie, koffie en thee, routekaarten, verlichting en veiligheidsmateriaal klaar voordat de eerste deelnemers aankomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een sneeuwschoenentocht?: Reken voor een georganiseerde tocht op 2 tot 4 uur, afhankelijk van afstand, hoogteverschil en groepsgrootte. Voeg bij de planning minstens 30 minuten toe voor registratie en het uitgeven van materiaal.
Wanneer moet ik sneeuwschoenen reserveren?: Reserveer het materiaal zodra de datum en het verwachte deelnemersaantal bekend zijn, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Vraag tegelijk naar reservebindingen en controleer of stokken en gamaschen beschikbaar zijn.
Hoeveel dagen vooraf stuur ik de deelnemersinformatie?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen vooraf en stuur een korte bevestiging 24 tot 48 uur voor vertrek. Gebruik die laatste boodschap voor de actuele weersverwachting, routekeuze en eventuele wijzigingen in het programma.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een sneeuwschoenentocht?: Neem uiterlijk 24 uur vooraf een besluit op basis van zicht, wind, temperatuur en sneeuwcondities. Kies dan de vastgelegde alternatieve route of verplaats het programma; informeer alle deelnemers meteen en niet pas bij de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.