Organiser une sortie VTT, étape par étape

Une sortie VTT se prépare d’abord sur le terrain, puis autour des participants. Commencez par tracer un itinéraire réaliste, le reconnaître à l’avance et vérifier les passages dangereux avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, regroupez les informations utiles : niveau, besoins alimentaires, contact d’urgence et fichiers de navigation. Le jour J, l’accueil, le point de pause et le matériel de réparation doivent être prêts avant l’arrivée du premier vélo.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Réserver le lieu de départ
5
Tracer l’itinéraire VTT
2 personnes
6
Repérer l’itinéraire à l’avance
2 personnes
7
Vérifier les dangers sur le parcours
2 personnes
8
Vérifier les prévisions météo
9
Envoyer les informations aux participants
10
Recueillir les contacts d'urgence
11
Partager les fichiers d’itinéraire
12
Vérifier les vélos et les casques
2 personnes
13
Prendre les outils et les pièces de rechange
2 personnes
14
Faire les courses
2 personnes
15
Préparer la nourriture
3 personnes
16
Refroidir les boissons
17
Imprimer les cartes d'itinéraire
18
Imprimer la liste des participants
19
Installer le lieu de départ
4 personnes
20
Aménager le parking à vélos
2 personnes
21
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
22
Préparer le point de pause
2 personnes
23
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

24
Accueillir les participants
3 personnes
25
Enregistrer la présence
2 personnes
26
Effectuer le contrôle des vélos et des casques
2 personnes
27
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
28
Répartir les groupes
2 personnes
29
Encadrer la randonnée VTT
4 personnes
30
Distribuer les boissons de la pause
2 personnes
31
Réapprovisionner les snacks de pause
2 personnes
32
Prendre en charge les retardataires
2 personnes
33
Enregistrer l’arrivée
2 personnes
34
Stationner les vélos en toute sécurité
2 personnes
35
Servir le repas
3 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Noter les incidents sur le parcours et à vélo
38
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

39
Rassembler le matériel
3 personnes
40
Trier les déchets
2 personnes
41
Faire la vaisselle
2 personnes
42
Nettoyer le lieu
3 personnes
43
Contrôler les vélos et le matériel
2 personnes
44
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
45
Conserver correctement les restes
46
Retirer les panneaux de parcours
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

VTTqté 20
Casques de véloqté 22
Pompes à véloqté 3
Outils multifonctionsqté 4
Chambres à air de rechangeqté 10
Démonte-pneusqté 6
Supports à vélosqté 10
Clés de positionnement des vélosqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 6
Siffletsqté 6
Gilets réfléchissantsqté 6
Couvertures de survieqté 4

Navigation

Appareils de navigationqté 4
Cartes d’itinéraire impriméesqté 25
Panneaux de directionqté 20
Attaches-câblesqté 100

Mobilier

Tables pliantesqté 4
Chaises pliantesqté 24
Tente de réception
Râteliers à vélosqté 5

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 40
Assiettes réutilisablesqté 30
Couverts réutilisablesqté 30
Louchesqté 4

Catering

Glacièresqté 4
Thermosqté 3
Bidons d'eauqté 4
Bacs isothermesqté 3
Courses

Équipement

Barbecue à gaz
Bouteilles de gazqté 2
Rallongesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 4
Lampes à pilesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Bacs à vaisselleqté 2
Balai et pelleqté 2

Conseils

Repérez l’itinéraire plusieurs jours avant la sortie, pas seulement sur une carte. Notez les passages impraticables, les croisements à baliser et une éventuelle variante plus courte.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le départ. Vous aurez le temps de traiter les réponses, de recueillir les besoins alimentaires et d’imprimer la liste des participants.
Envoyez les informations pratiques 48 heures avant la sortie : heure et lieu de rendez-vous, durée prévue, fichier d’itinéraire, équipement obligatoire et numéro à appeler en cas de retard.
Préparez une vraie solution pour les petites pannes : pompe, outil multifonction, démonte-pneus et chambres à air de rechange. Vérifiez aussi les vélos et les casques à l’accueil, avant le briefing.
Installez le départ au moins 60 minutes avant l’heure annoncée. Séparez le parking à vélos, le point d’enregistrement, la zone de briefing et le matériel de sécurité pour éviter les attroupements.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une sortie VTT ?: Prévoyez au minimum 2 à 3 semaines pour une sortie avec plusieurs participants. Cela laisse le temps de réserver le lieu de départ, reconnaître le parcours, gérer les inscriptions et préparer le matériel.
Quand faut-il reconnaître un itinéraire VTT ?: Faites une reconnaissance entre 3 et 7 jours avant la sortie, puis vérifiez la météo dans les 48 heures précédentes. Après de fortes pluies, contrôlez à nouveau les passages boueux, les ponts et les zones exposées.
Que faut-il prévoir pour les pannes pendant une sortie VTT ?: Emportez au minimum une pompe, un outil multifonction, des démonte-pneus et plusieurs chambres à air de rechange. Prévoyez aussi un moyen de navigation et une personne capable d’intervenir rapidement sur le parcours.
Quand envoyer les consignes aux participants ?: Envoyez un premier message dès la confirmation de l’inscription, puis un rappel complet 48 heures avant le départ. Demandez les contacts d’urgence au plus tard à la clôture des inscriptions, environ 7 jours avant.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.