Checklist voor een goed georganiseerde mountainbiketocht

Een mountainbiketocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een route kiezen en fietsen verzamelen. Je moet de startlocatie reserveren, de route controleren, deelnemersinformatie delen en materiaal voor pech en noodgevallen klaarzetten. Begin enkele weken vooraf met aanmeldingen en routeplanning; controleer in de laatste dagen het weer en de fietsen. Op de dag zelf draait alles om een vlotte ontvangst, duidelijke navigatie en een pauzepunt waar eten en drinken beschikbaar zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Startlocatie reserveren
Mountainbikeroute vastleggen
2 personen
Route vooraf verkennen
2 personen
Route op gevaren controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemersinformatie versturen
Noodcontacten verzamelen
Routebestanden delen
Fietsen en helmen controleren
2 personen
Gereedschap en reserveonderdelen pakken
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Eten voorbereiden
3 personen
Dranken koelen
Routekaarten afdrukken
Deelnemerslijst afdrukken
Startlocatie opbouwen
4 personen
Fietsenstalling inrichten
2 personen
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
Pauzepunt voorbereiden
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Fiets- en helmcontrole uitvoeren
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Groepen indelen
2 personen
Mountainbiketocht begeleiden
4 personen
Pauzedrankjes uitdelen
2 personen
Pauzesnacks aanvullen
2 personen
Achterblijvers opvangen
2 personen
Aankomst registreren
2 personen
Fietsen veilig stallen
2 personen
Maaltijd uitserveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Route- en fietsincidenten noteren
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Materialen verzamelen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Fietsen en gereedschap controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten correct bewaren
Routeaanduidingen verwijderen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Mountainbikesaantal 20
Fietshelmenaantal 22
Fietspompenaantal 3
Multitoolsaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 10
Bandenlichtersaantal 6
Fietsstandaardsaantal 10
Fietspositiesleutelsaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 6
Fluitjesaantal 6
Reflecterende hesjesaantal 6
Nooddekensaantal 4

Navigatie

Navigatietoestellenaantal 4
Geprinte routekaartenaantal 25
Pijlbordjesaantal 20
Tie-wrapsaantal 100

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 24
Partytent
Fietsenrekkenaantal 5

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Herbruikbare bordenaantal 30
Herbruikbaar bestekaantal 30
Opscheplepelsaantal 4

Catering

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 3
Waterjerrycansaantal 4
Isolatiebakkenaantal 3
Boodschappen

Apparatuur

Gasbarbecue
Gasflessenaantal 2
Verlengkabelsaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasbakkenaantal 2
Bezem en blikaantal 2

Tips

Leg de route minimaal 2 weken vooraf vast en verken haar daarna zelf. Controleer niet alleen de afstand, maar ook gevaarlijke afdalingen, kruisingen, modderige passages en plekken waar routeaanduiding nodig is.
Verstuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen voor vertrek. Zet daarin de starttijd, startlocatie, routebestanden, benodigdheden en een telefoonnummer voor noodgevallen.
Controleer fietsen en helmen de dag vóór de tocht. Leg per groep een fietspomp, multitool, bandenlichters en reservebinnenbanden klaar; een lekke band is onderweg sneller opgelost met het juiste materiaal.
Verzamel noodcontacten tegelijk met de aanmeldingen en neem de lijst geprint mee naar de start. Wijs minstens één vrijwilliger aan die de EHBO-koffer en veiligheidsmaterialen tijdens de tocht kan bereiken.
Bereid het pauzepunt uiterlijk de ochtend zelf voor. Zet water, dranken en eten klaar in koelboxen of isolatiebakken en reken op extra bekers voor deelnemers die onderweg hun eigen voorraad aanvullen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een mountainbiketocht organiseren?: Begin ongeveer 3 tot 4 weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen, de startlocatie en de route. Plan de routeverkenning en veiligheidscontrole uiterlijk 1 week voor vertrek; de laatste 2 dagen gebruik je voor weer, deelnemersinformatie en materiaal.
Hoe controleer ik een mountainbikeroute voor de tocht?: Verken de route minimaal 1 keer vooraf op de fiets of te voet. Controleer alle kruisingen, afdalingen, obstakels en pauzeplekken en noteer minstens 2 alternatieven voor stukken die door weer of werkzaamheden onveilig kunnen zijn.
Wat neem je mee voor pech onderweg tijdens een mountainbiketocht?: Neem per groep minstens 1 fietspomp, 1 multitool, bandenlichters en 2 reservebinnenbanden mee. Voor grotere groepen is 1 set per 8 tot 10 deelnemers praktischer, zodat een reparatie niet lang hoeft te wachten.
Wanneer moet ik deelnemersinformatie voor een mountainbiketocht versturen?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 3 dagen voor de tocht. Deel routebestanden eerder als deelnemers hun navigatietoestel willen voorbereiden en stuur een laatste weer- en vertrekuitslag de avond ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.