Mountainbiketocht organiseren: complete checklist

Een mountainbiketocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een route uitstippelen. Je regelt toestemming, een veilige startlocatie, deelnemersinformatie en materiaal voor pech en eerste hulp. Begin met datum, route en vergunningen en werk daarna toe naar de inschrijving en uitvoering. In de laatste week draait het vooral om de weersverwachting, routecontrole, fietsen en een duidelijke start- en finishzone.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Startlocatie reserveren
Routevergunningen aanvragen
Verzekering controleren
Route digitaal uitwerken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst afronden
2 personen
Startinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Route vooraf verkennen
3 personen
Route op obstakels controleren
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Fietsen en materiaal verzamelen
2 personen
Batterijen opladen
Routekaarten printen
Startpakketten samenstellen
3 personen

Event

Fietsen technisch controleren
3 personen
Routepijlen sorteren
2 personen
Rustpost klaarzetten
3 personen
Start- en finishzone opbouwen
5 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Barbecue voorbereiden
3 personen
Route markeren
4 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Deelnemers inchecken
3 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Groepen indelen
2 personen
Groepen laten starten
3 personen
Rustpost bemannen
3 personen
Routepost bemannen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pechhulp bieden
2 personen
Laatste deelnemers volgen
2 personen
Finishers registreren
2 personen
Finishdrank uitdelen
2 personen
Barbecue aansteken
2 personen
Barbecuegerechten bereiden
4 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Eten en drinken serveren
3 personen

Nazorg

Routepijlen verwijderen
4 personen
Terrein opruimen
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Barbecue schoonmaken
2 personen
Materiaal inventariseren
2 personen
Locatie schoon opleveren
3 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Mountainbikesaantal 4
Helmenaantal 6
Reflecterende hesjesaantal 12
Routepijlenaantal 80
Afzetlintaantal 4
Fietsstandaardsaantal 6
Fietspompenaantal 4
Bandenlichtersaantal 8
Reserve binnenbandenaantal 12
Fiets multitoolsaantal 4
Kettingolieaantal 2
Tie-wrapsaantal 100
Routekaartenaantal 50
Startnummersaantal 50
Polsbandjesaantal 50

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Zaklampenaantal 6
Walkietalkiesaantal 6

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 50
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele telefoonladersaantal 6
Bluetoothspeaker

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Keuken

Barbecueaantal 2
Barbecuegereedschapaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Koeltassenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 100
Besteksetsaantal 60
Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, route en startlocatie eerst vast. Controleer daarna direct of routevergunningen nodig zijn en of de verzekering de tocht en deelnemers voldoende dekt.
Open het inschrijfformulier zodra de route en praktische informatie bekend zijn. Verzamel dieetwensen en stuur de startinformatie uiterlijk enkele dagen voor vertrek.
Verken de route vooraf en controleer haar opnieuw op obstakels. Sorteer routepijlen op volgorde en neem extra afzetlint, tie-wraps en routekaarten mee voor wijzigingen onderweg.
Plan in de laatste week een technische controle van alle fietsen. Laad batterijen op en leg fietspompen, bandenlichters, reserve binnenbanden, multitools en kettingolie bij elkaar.
Bouw de start- en finishzone ruim vóór de eerste deelnemers op. Richt de inschrijfbalie in met startnummers en polsbandjes en leg EHBO-koffers, reddingsdekens en walkietalkies klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een mountainbiketocht organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, route, startlocatie en vergunningen. Open daarna de inschrijving en rond de deelnemerslijst ongeveer 1 week voor de tocht af.
Wanneer moet ik de route van een mountainbiketocht controleren?: Verken de route enkele weken vooraf en controleer haar nogmaals 1 tot 3 dagen voor de tocht. Let vooral op omgevallen bomen, modder, afgesloten paden en ontbrekende routepijlen.
Hoeveel reserve binnenbanden heb ik nodig voor een mountainbiketocht?: Neem minimaal 1 reserve binnenband per 5 deelnemers mee, plus enkele extra exemplaren voor grotere groepen. Combineer dit met meerdere fietspompen, bandenlichters en multitools.
Wanneer controleer ik het weer voor een mountainbiketocht?: Bekijk de weersverwachting 3 dagen vooraf en opnieuw op de ochtend van de tocht. Pas je kledingadvies, rustpost en veiligheidsmaatregelen aan bij regen, onweer of lage temperaturen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.