Mountainbiketocht organiseren: checklist en planning
Een mountainbiketocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzetten. Je regelt vooraf de startlocatie, vergunningen, route-informatie, vrijwilligers en een noodplan. In de laatste week controleer je de route, verzamel je ontbrekend materiaal en stuur je deelnemers de praktische informatie. Op de dag zelf moeten routeposten, reparatiemateriaal, communicatie en de ontvangst op de startlocatie tegelijk klaarstaan. Gebruik deze checklist om niets op het laatste moment te hoeven oplossen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Startlocatie reserveren
Vergunningen controleren
Route en GPX-bestand vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers benaderen
2 personen
Route inspecteren
3 personen
Risicopunten vastleggen
2 personen
Noodplan en contactlijst maken
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Routeposten indelen
2 personen
Materiaal controleren
2 personen
Ontbrekend materiaal ophalen
2 personen
Routeborden en nummers printen
Porties en dieetopties bepalen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Hapjes en beleg voorbereiden
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Communicatiemiddelen opladen
Reparatiemateriaal inpakken
2 personen
Routepakketten samenstellen
2 personen
Transport laden
3 personen
Terrein en tenten opbouwen
5 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Route bewegwijzeren
6 personen
Rustpunten inrichten
4 personen
Inschrijving klaarzetten
2 personen
EHBO- en reparatiepunt inrichten
2 personen
Vrijwilligers briefen
3 personen
Event
Deelnemers registreren
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
Groepen laten vertrekken
3 personen
Routeposten bemannen
6 personen
Rustpunten bevoorraden
4 personen
Reparaties ondersteunen
2 personen
Eerste hulp verlenen
2 personen
Finishers registreren
2 personen
Broodjes en fruit serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Route op deelnemers controleren
2 personen
Laatste deelnemers binnenhalen
2 personen
Uitslag en bedankje verzorgen
2 personen
Nazorg
Routeborden verwijderen
5 personen
Tenten en meubilair afbreken
5 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies en materialen schoonmaken
3 personen
Locatie schoon opleveren
3 personen
Materialen retourneren
2 personen
Routepijlen en linten controleren
3 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 12
- Afvalbakkenaantal 6
Sportmateriaal
- Routepijlenaantal 60
- Afzetlintenaantal 12
- Startnummersaantal 40
- Polsbandjesaantal 40
- Verkeerskegelsaantal 20
- Fietsenrekkenaantal 4
- Fietspompenaantal 4
- Reserve binnenbandenaantal 20
- Bandenlichtersaantal 10
- Fietsmultitoolsaantal 6
- Kettingolieaantal 2
- Kabelbindersaantal 200
- Veiligheidshesjesaantal 12
- Fluitjesaantal 6
- EHBO-koffersaantal 2
- Reddingsdekensaantal 10
- Koelkompressenaantal 12
Apparatuur
- Portofoonsaantal 8
- Megafoon
- Tabletsaantal 2
- Printer
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
Verlichting
- Acculampenaantal 6
Catering
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Boodschappen
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Serveerbladenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 3
- Opscheptangenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
Schoonmaak
- Handvegers en blikkenaantal 2
- Dweilenaantal 2
Tips
- Leg de route en het GPX-bestand uiterlijk 2 weken vooraf vast en inspecteer de route daarna nog een keer. Noteer risicopunten zoals drukke kruisingen, steile afdalingen en plekken waar routepijlen kunnen verdwijnen.
- Maak uiterlijk 1 week vooraf een noodplan met contactlijst. Deel routeposten, veiligheidshesjes en portofoons per vrijwilliger uit en spreek af wie bij een incident de hulpdiensten en organisatie belt.
- Controleer 3 tot 5 dagen vooraf al het fietsreparatiemateriaal. Pak naast fietspompen ook reserve binnenbanden, bandenlichters, fietsmultitools, kabelbinders en kettingolie in; juist kleine onderdelen worden vaak vergeten.
- Stuur deelnemers minimaal 5 dagen vooraf de starttijd, locatie, GPX-bestand, route-informatie en contactgegevens. Vraag dieetwensen meteen uit, zodat porties en dieetopties niet pas op de ochtend zelf moeten worden geregeld.
- Laad communicatiemiddelen de avond ervoor volledig op en test tablets, printer, megafoon en portofoons. Bouw partytenten, tafels en fietsenrekken vroeg op, zodat registratie en materiaaluitgifte niet tegelijk met de startvoorbereiding gebeuren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een mountainbiketocht organiseren?
- Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met de startlocatie, vergunningen, route en vrijwilligers. Plan de route-inspectie en het noodplan uiterlijk 2 weken voor de tocht.
- Wat moet ik meenemen voor pech onderweg tijdens een mountainbiketocht?
- Neem per routepost een fietspomp, reserve binnenbanden, bandenlichters, fietsmultitool, kabelbinders en kettingolie mee. Controleer het materiaal 3 tot 5 dagen vooraf en verdeel het over de routepakketten.
- Wanneer stuur ik deelnemers de informatie voor de mountainbiketocht?
- Stuur de deelnemersinformatie minimaal 5 dagen voor de tocht. Vermeld daarin de startlocatie, starttijd, route of GPX-bestand, veiligheidsafspraken en een telefoonnummer voor noodgevallen.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een mountainbiketocht?
- Dat hangt af van het aantal routeposten en risicopunten, maar plan minimaal 1 vrijwilliger per bemande post en 1 centrale coördinator. Leg de indeling uiterlijk 1 week vooraf vast en geef iedereen een portofoon of telefoonafspraak.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!