Checklist voor een goed georganiseerde mountainbiketocht

Een mountainbiketocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een route uitzetten. Je regelt vooraf de startlocatie, vergunning, inschrijvingen, vrijwilligers en veiligheidscommunicatie. Daarna test je de route volledig, markeer je gevaarlijke punten en verdeel je taken voor start, finish en verzorgingspost. Deze checklist helpt je de 50 regelpunten en het benodigde materiaal in de juiste volgorde af te werken, zodat je op de dag zelf niet nog naar routepijlen, binnenbanden of een EHBO-koffer hoeft te zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en afstand bepalen
2 personen
Startlocatie reserveren
Routevergunning controleren
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
Vrijwilligers indelen
Route digitaal uitwerken
Route volledig verkennen
2 personen
Gevaarlijke punten markeren
2 personen
Deelnemers bevestigen
Routekaart en briefing maken
Fietsen en veiligheidsregels communiceren
Materialen inventariseren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
EHBO- en reparatieset pakken
2 personen
Porties en dieetmaaltijden klaarzetten
2 personen
Start- en finishterrein opbouwen
5 personen
Route bewegwijzeren
4 personen
Verzorgingspost inrichten
3 personen
Fietscontrole klaarzetten
2 personen

Event

Inschrijftafel bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Startnummer en routekaart uitdelen
2 personen
Fiets- en veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
Deelnemers in groepen laten starten
3 personen
Routepost bemannen
3 personen
Verzorgingspost bevoorraden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Achterrijders begeleiden
2 personen
Kleine fietsreparaties uitvoeren
2 personen
Finishers registreren
2 personen
Soep en brood serveren
3 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Verlichting inschakelen

Nazorg

Routeborden verwijderen
4 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Terrein opruimen
5 personen
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
Servies en materiaal schoonmaken
3 personen
Materiaal drogen en opbergen
2 personen
Verlichting en accu's opladen
Gevonden voorwerpen registreren
Route op schade controleren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Mountainbikes voor leenrijdersaantal 4
Reservehelmenaantal 8
Veiligheidshesjesaantal 12
Routepijlenaantal 40
Afzetlintaantal 6
Startnummersaantal 50
Polsbandjesaantal 50
Fietspompenaantal 3
Multitools voor fietsenaantal 3
Binnenbandenaantal 12
Bandenlichtersaantal 6
Fietskettingenaantal 3
Kabelbindersaantal 100
Reserve fietslampenaantal 8
Verkeerskegelsaantal 12
Routekaartenaantal 50

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Wegwerphandschoenenaantal 2
Walkietalkiesaantal 6

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 20
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 4
Drankdispensersaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare lepelsaantal 60

Keuken

Soepketelsaantal 2
Soeplepelsaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opslagbakken met dekselaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3

Schoonmaak

Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasteilenaantal 4

Tips

Leg de route uiterlijk enkele weken vooraf volledig vast en verken haar daarna nog een keer op de fiets. Noteer gevaarlijke punten, bereikbaarheid voor hulp en plaatsen waar routepijlen of afzetlint nodig zijn.
Regel de routevergunning en startlocatie voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer ook of je toestemming nodig hebt voor bewegwijzering, een verzorgingspost of tijdelijk gebruik van het terrein.
Plan vrijwilligers niet alleen bij de start en finish, maar ook bij gevaarlijke kruisingen en de verzorgingspost. Geef iedereen vooraf een routekaart, briefing en walkietalkie of duidelijke terugvalafspraken.
Communiceer vóór de tocht welke fiets- en veiligheidsregels gelden en wat deelnemers zelf meenemen. Houd voor leenrijders mountainbikes en reservehelmen apart en tel het materiaal bij uitgifte en retour na.
Zet reparatie- en EHBO-materiaal op vaste, bereikbare plekken klaar. Een praktische basis bestaat onder meer uit fietspompen, multitools, binnenbanden, bandenlichters, kabelbinders, een EHBO-koffer en reddingsdekens.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een mountainbiketocht organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met route, startlocatie, vergunning en aanmeldformulier. Plan de volledige routeverkenning en de definitieve vrijwilligersindeling uiterlijk 1 tot 2 weken voor de tocht.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een mountainbiketocht?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger voor start en finish, 1 per gevaarlijk kruispunt en 2 voor de verzorgingspost. Bij een route met meerdere risicopunten of een grote groep heb je vaak 8 tot 12 vrijwilligers nodig.
Hoeveel drinken en eten moet ik klaarzetten per deelnemer?: Zet bij de verzorgingspost minimaal 0,5 liter drinken en 1 portie eten per deelnemer klaar, plus ongeveer 10 procent reserve. Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en zet dieetmaaltijden apart met duidelijke labels.
Wat moet er in een reparatieset voor een mountainbiketocht zitten?: Neem per reparatiepunt minstens een fietspomp, multitool, bandenlichters en binnenbanden mee. Voeg fietskettingen en kabelbinders toe voor ketting- of bevestigingsproblemen en leg het materiaal vóór de start samen met de EHBO-koffer klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.