Mountainbikekamp organiseren: checklist en planning

Een mountainbikekamp vraagt meer voorbereiding dan alleen fietsen en tenten regelen. Je moet routes en vergunningen controleren, deelnemersinformatie verzamelen en materiaal per groep klaarzetten. Plan daarnaast slaapplaatsen, maaltijden, fietscontroles en een reparatiepunt op locatie. Met deze checklist werk je van de eerste reserveringen naar een gecontroleerde ontvangst en een veilig programma op de fiets.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Mountainbikeroutes selecteren
2 personen
Routevergunningen controleren
Kampeerplek reserveren
Programma opstellen
2 personen
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Groepen en begeleiders indelen
3 personen
Routekaarten afdrukken
Weersverwachting controleren
Deelnemersinformatie versturen
Boodschappen doen
3 personen
Fietsen en helmen controleren
3 personen
Gereedschap en reserveonderdelen pakken
2 personen
Eten gekoeld opslaan
2 personen
Materiaal naar locatie brengen
4 personen
Terrein en kampeerplek inspecteren
2 personen
Tenten opzetten
5 personen
Kookplaats inrichten
3 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Fietsparkeerplaats afzetten
2 personen
Mountainbikes klaarzetten
3 personen
Lunch voorbereiden
4 personen
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen

Event

Deelnemers registreren
3 personen
Bagage en slaapplaatsen verdelen
3 personen
Campregels uitleggen
2 personen
Fietsveiligheidscontrole uitvoeren
4 personen
Helmen en hesjes uitdelen
2 personen
Techniekclinic geven
3 personen
Warming-up begeleiden
3 personen
Groepsrit begeleiden
5 personen
Drinkpost bemannen
2 personen
Fietsen schoonmaken
3 personen
Diner serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondspel begeleiden
3 personen
Fietsverlichting controleren
2 personen
Avondroute begeleiden
5 personen
Avondeten en drinken opruimen
3 personen
Nachtwacht indelen
2 personen
Ontbijt voorbereiden
3 personen
Ontbijt serveren
4 personen
Tenten en bagage controleren
3 personen
Tweede groepsrit begeleiden
5 personen
Pauzevoorziening klaarzetten
2 personen
Lunchpakket uitdelen
3 personen
Fietspech verhelpen
2 personen
Afsluitende fietsvaardigheidstest
4 personen
Deelnemers afmelden
2 personen
Bagage en fietsen uitgeven
4 personen

Nazorg

Tenten afbreken
5 personen
Fietsen en materiaal inladen
4 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Terrein schoon opleveren
4 personen
Beschadigingen registreren
2 personen
Materiaal terugbrengen
3 personen
Geleende fietsen retourneren
2 personen
Koelboxen en kookmateriaal reinigen
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Deelnemersfoto's delen
Gevonden spullen teruggeven

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 30
Picknickbankenaantal 4
Tafelkledenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Kamperen

Kampeertentenaantal 12
Slaapmattenaantal 30
Slaapzakkenaantal 30
Kussensaantal 30
Tentlampenaantal 15
Haringenaantal 100
Stormlijnenaantal 24

Sportmateriaal

Mountainbikesaantal 30
Fietshelmenaantal 30
Reflecterende hesjesaantal 30
Fietshandschoenenaantal 30
Bidonhoudersaantal 30
Bidonsaantal 40
Routepijlenaantal 40
Lintmarkeringaantal 4
Pionnenaantal 20
Springtouwenaantal 6
Balansplankenaantal 4
Fietsstandaardsaantal 6

Apparatuur

Fietspompenaantal 6
Bandenlichtersaantal 12
Multitoolsaantal 6
Reservebinnenbandenaantal 30
Fietsreparatiestandaardsaantal 2
Kabelbindersaantal 100
Fietskettingsmeermiddelaantal 4
Fietsborstelsaantal 6
Fietsslotenaantal 15
Zaklampenaantal 15
Walkietalkiesaantal 8
Powerbanksaantal 6
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Gasbrandersaantal 3
Gasflessenaantal 4
Kookpannenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 50
Besteksetsaantal 40
Dienbladenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 10
Fluitjesaantal 8
Nooddekensaantal 10

Decoratie

Welkomstbord
Routekaartenaantal 35
Naamkaartjesaantal 35
Watervaste stiftenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalgrijpersaantal 3
Emmersaantal 6
Afwasbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, locatie en kampeerplek vroeg vast en controleer direct of de gekozen mountainbikeroutes een vergunning of melding vereisen. Zo voorkom je dat je programma later moet worden aangepast.
Verzamel uiterlijk 2 weken voor vertrek de deelnemerslijst, dieetwensen, noodcontacten en toestemmingsformulieren. Deel daarna groepen en begeleiders in op basis van niveau en route.
Controleer fietsen en helmen de dag vóór vertrek en leg per groep een pomp, multitool, bandenlichters en reservebinnenbanden klaar. Een centraal reparatiepunt met fietsreparatiestandaard voorkomt zoeken tijdens het kamp.
Maak per deelnemer een slaapset met tent, slaapmat, slaapzak en kussen en tel haringen, stormlijnen en tentlampen apart na. Neem voor de opbouw minstens 1 extra tent en enkele reserveharingen mee als dat beschikbaar is.
Controleer de weersverwachting 24 uur vóór de start en stuur daarna de laatste deelnemersinformatie. Zet routekaarten, reflecterende hesjes en markering klaar vóór je de ontvangsttafel opent.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een mountainbikekamp organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, kampeerplek en routes. Plan de deelnemersinformatie, groepsindeling en materiaalcontrole in de laatste 2 weken.
Wat moet ik meenemen naar een mountainbikekamp?: Reken per deelnemer op een fiets, helm, bidon en passende slaapuitrusting. Neem daarnaast per groep fietspompen, multitools, bandenlichters en reservebinnenbanden mee, plus routepijlen of lintmarkering voor de route.
Wanneer controleer ik de fietsen voor een mountainbikekamp?: Doe een eerste controle 3 tot 5 dagen vooraf en herhaal die de dag vóór vertrek. Controleer banden, remmen, ketting, helm en verlichting; leg reparatiemateriaal daarna per groep klaar.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een mountainbikekamp?: Deel deelnemers in kleine groepen in en wijs aan elke groep minimaal 1 vaste begeleider toe. Bepaal het definitieve aantal na het bekijken van routezwaarte, leeftijd, ervaring en het aantal deelnemers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.