Checklist pour organiser un camp VTT

Un camp VTT demande plus qu’un parcours et quelques tentes. Il faut valider le lieu, les autorisations et les itinéraires, puis gérer les inscriptions, les contacts d’urgence et les groupes. Cette checklist de 69 tâches et 66 équipements t’aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’installation du camping et de l’accueil. Tu y trouveras aussi les contrôles souvent oubliés : météo, vélos, casques, pièces de rechange et conservation des aliments.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Sélectionner des itinéraires VTT
2 personnes
Vérifier les autorisations de parcours
Réserver un emplacement de camping
Élaborer le programme
2 personnes
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les contacts d'urgence
Collecter les formulaires d’autorisation
2 personnes
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Répartir les groupes et les accompagnateurs
3 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les vélos et les casques
3 personnes
Prendre les outils et les pièces de rechange
2 personnes
Conserver les aliments au frais
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Inspecter le site et l’emplacement de camping
2 personnes
Monter les tentes
5 personnes
Aménager l'espace de cuisson
3 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Balisage du parking à vélos
2 personnes
Préparer les VTT
3 personnes
Préparer le déjeuner
4 personnes
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
3 personnes
Répartir les bagages et les couchages
3 personnes
Expliquer les règles du camp
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité des vélos
4 personnes
Distribuer les casques et les gilets
2 personnes
Animer une clinique technique
3 personnes
Animer l'échauffement
3 personnes
Encadrer le trajet de groupe
5 personnes
Tenir le poste de ravitaillement en eau
2 personnes
Nettoyer les vélos
3 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer le jeu du soir
3 personnes
Vérifier l’éclairage des vélos
2 personnes
Accompagner l'itinéraire du soir
5 personnes
Ranger le dîner et les boissons
3 personnes
Répartir la surveillance de nuit
2 personnes
Préparer le petit déjeuner
3 personnes
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
Vérifier les tentes et les bagages
3 personnes
Encadrer la deuxième sortie en groupe
5 personnes
Installer l’espace de pause
2 personnes
Distribuer le panier-repas
3 personnes
Réparer une panne de vélo
2 personnes
Test final d’habileté à vélo
4 personnes
Désinscrire les participants
2 personnes
Remettre les bagages et les vélos
4 personnes

Suivi

Démonter les tentes
5 personnes
Charger les vélos et le matériel
4 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Rendre le terrain propre
4 personnes
Enregistrer les dommages
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les vélos empruntés
2 personnes
Nettoyer les glacières et le matériel de cuisson
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Partager les photos des participants
Rendre les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 30
Bancs de pique-niqueqté 4
Nappesqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Camping

Tentes de campingqté 12
Matelas de couchageqté 30
Sacs de couchageqté 30
Coussinsqté 30
Lampes de tenteqté 15
Piquetsqté 100
Cordes d’ancrageqté 24

Matériel de sport

VTTqté 30
Casques de véloqté 30
Gilets réfléchissantsqté 30
Gants de véloqté 30
Porte-bidonsqté 30
Bidonsqté 40
Flèches de directionqté 40
Marquage par rubanqté 4
Cônesqté 20
Cordes à sauterqté 6
Poutres d’équilibreqté 4
Supports à vélosqté 6

Équipement

Pompes à véloqté 6
Démonte-pneusqté 12
Outils multifonctionsqté 6
Chambres à air de rechangeqté 30
Supports de réparation de véloqté 2
Serre-câblesqté 100
Lubrifiant pour chaîne de véloqté 4
Brosses à véloqté 6
Antivols de véloqté 15
Lampes de pocheqté 15
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Cuisine

Brûleurs à gazqté 3
Bouteilles de gazqté 4
Casserolesqté 4
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Louchesqté 6
Thermosqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 40
Bols réutilisablesqté 40
Gobelets réutilisablesqté 50
Couvertsqté 40
Plateauxqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 10
Siffletsqté 8
Couvertures de survieqté 10

Décoration

Panneau d’accueil
Cartes d'itinéraireqté 35
Badges nominatifsqté 35
Marqueurs indélébilesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6
Pinces à déchetsqté 3
Seauxqté 6
Bacs à vaisselleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commence par fixer la date, le lieu et les itinéraires, puis vérifie les autorisations de parcours avant d’envoyer les invitations. Prévois cette vérification suffisamment tôt pour pouvoir modifier le programme si nécessaire.
Demande les besoins alimentaires, les contacts d’urgence et les formulaires d’autorisation dès l’inscription. Relance les participants au moins 7 jours avant le camp s’il manque une information.
Répartis les participants en groupes avec leurs accompagnateurs avant l’arrivée. Imprime les cartes d’itinéraire et prépare les informations pratiques afin que chaque groupe parte avec les mêmes consignes.
Vérifie les vélos et les casques avant le départ, puis emporte une pompe, des démonte-pneus, des outils multifonctions et des chambres à air de rechange. Un contrôle la veille laisse encore le temps de réparer ou de remplacer du matériel.
Consulte les prévisions météo avant le camp et adapte le chargement en conséquence. Sur place, inspecte l’emplacement, monte les tentes et installe l’espace de cuisson et la table d’accueil avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un camp VTT ?: Commence au moins 6 à 8 semaines avant le camp pour fixer le lieu, sélectionner les itinéraires et vérifier les autorisations. Garde la dernière semaine pour les inscriptions, la météo, les courses et le contrôle du matériel.
Quand envoyer les informations aux participants d’un camp VTT ?: Envoie les informations pratiques 7 à 10 jours avant le départ, après avoir réparti les groupes et les accompagnateurs. Rappelle ensuite l’heure de rendez-vous, l’équipement nécessaire et les éventuelles consignes météo 24 à 48 heures avant.
Que faut-il prévoir pour les pannes de vélo pendant un camp VTT ?: Prévois au minimum une pompe à vélo, des démonte-pneus, des outils multifonctions, des serre-câbles et plusieurs chambres à air de rechange. Vérifie ce matériel la veille et répartis-le entre les accompagnateurs plutôt que de tout laisser au camping.
Quand monter les tentes pour un camp VTT ?: Inspecte l’emplacement et monte les tentes avant l’arrivée du groupe, idéalement le jour même avec une marge d’au moins 2 heures. Installe aussi les lampes, les matelas et les sacs de couchage afin que les participants puissent s’installer directement.

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