Molentocht organiseren: checklist voor een soepel verloop

Een molentocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie fietsroute uitzetten. Leg eerst afstand, route en start- en finishlocatie vast; controleer daarna vergunningen, meldingen en beschikbare rustpunten. In de laatste weken verwerk je aanmeldingen, dieetwensen en deelnemersinformatie, terwijl vrijwilligers, fietstechnische hulp en catering worden ingepland. Vlak voor de start draait alles om routebordjes, routepakketten, bevoorrading, registratie en een controle van fietsen, gereedschap en weersverwachting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en afstand vastleggen
2 personen
Vergunning en meldingen controleren
Start- en finishlocatie reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Route volledig verkennen
2 personen
Rustpunten vastleggen
2 personen
Vrijwilligers inplannen
Fietstechnische hulp regelen
Catering bestellen
Routekaarten voorbereiden
2 personen
Routebordjes controleren
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Routepakketten samenstellen
3 personen
Fietsen en gereedschap controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Start- en finishterrein opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Rustpunten bevoorraden
4 personen
Routebordjes plaatsen
4 personen
Versiering ophangen
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Hapjes en broodjes voorbereiden
4 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deelnemers registreren
4 personen
Welkomstbriefing geven
2 personen
Groepen laten vertrekken
3 personen
Route en verkeerspunten controleren
3 personen
Rustpunten bemannen
6 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Fietspech ondersteunen
2 personen
Finishers verwelkomen
3 personen
Hapjes en broodjes serveren
4 personen
Muziek en omroep verzorgen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren

Nazorg

Routebordjes ophalen
4 personen
Terrein afbouwen
6 personen
Servies en materialen afwassen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Statafelsaantal 6
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 100
Fietsenrekkenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Accuspeakersaantal 2
Microfoonsaantal 2

Sportmateriaal

Routebordjesaantal 80
Pionnenaantal 20
Fietspompenaantal 4
Reparatiesetsaantal 4
EHBO-koffersaantal 3
Veiligheidshesjesaantal 20
Routekaartenaantal 120

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Welkomspostersaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
LED-lantaarnsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Schenkbekersaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Verken de volledige route uiterlijk één tot twee weken vooraf opnieuw. Controleer niet alleen de afstand, maar ook bochten, wegwerkzaamheden, rustpunten en plekken waar routebordjes minder zichtbaar zijn.
Plan per rustpunt minstens één verantwoordelijke vrijwilliger en leg vooraf vast wie voorraad aanvult. Zo blijven drinken, eten en routekaarten beschikbaar als deelnemers in groepen aankomen.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk vijf tot zeven dagen voor de tocht. Vermeld starttijd, routeafstand, locatie, parkeer- of fietsenstallingsinformatie en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Zet de registratiebalie minimaal 60 minuten voor de eerste start klaar. Leg de afgedrukte deelnemerslijst, routepakketten, routekaarten en schrijfmateriaal bij elkaar, zodat aanmeldingen snel kunnen worden afgevinkt.
Controleer de weersverwachting 24 tot 48 uur vooraf en pas de terreinopbouw daarop aan. Zet partytenten, koelboxen, EHBO-koffers, fietspompen en reparatiesets klaar voordat de eerste deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een molentocht organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met route, locaties, vergunningen en meldingen. Verstuur uitnodigingen zodra de route en datum definitief zijn, zodat je tijd hebt om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken.
Wanneer moet ik de route van een molentocht verkennen?: Verken de route eerst tijdens de voorbereiding en doe uiterlijk 1 tot 2 weken voor de tocht een volledige controle. Controleer daarna 24 tot 48 uur voor de start nog op wegwerkzaamheden, obstakels en gewijzigde omstandigheden.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een molentocht?: Plan minimaal één vrijwilliger bij de registratie, één coördinator voor de route en minstens één persoon per rustpunt. Bij meerdere startgroepen of extra drukke kruisingen heb je per locatie een extra vrijwilliger nodig.
Wanneer zet ik routebordjes en rustpunten klaar?: Plaats routebordjes op de ochtend van de tocht of uiterlijk enkele uren voor de eerste start, nadat de route nog één keer is gecontroleerd. Bevoorraad rustpunten vóór de registratie opent, zodat drinken en eten direct beschikbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.