Tour du moulin : la checklist pour tout organiser

Le Tour du moulin demande de coordonner un itinéraire, des inscriptions et plusieurs points de ravitaillement. Commence par fixer le parcours et la distance, puis vérifie les autorisations avant de réserver les lieux de départ et d’arrivée. Les dernières journées servent surtout à transmettre les consignes, contrôler les vélos et préparer le matériel. Cette checklist de 48 tâches t’aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier la signalisation, l’assistance technique ou le réapprovisionnement pendant la randonnée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Consigner le parcours et la distance
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux participants
Reconnaître tout l’itinéraire
2 personnes
Définir les espaces de repos
2 personnes
Planifier les bénévoles
Organiser une assistance technique pour vélos
Commander le catering
Préparer les cartes d'itinéraire
2 personnes
Vérifier les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les dossiers de parcours
3 personnes
Contrôler les vélos et le matériel
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Monter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Réapprovisionner les points de repos
4 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
4 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Préparer les en-cas et les sandwichs
4 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
4 personnes
Donner le briefing de bienvenue
2 personnes
Faire partir les groupes
3 personnes
Vérifier le parcours et les points de circulation
3 personnes
Tenir les points de repos
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Aider en cas de panne de vélo
2 personnes
Accueillir les finishers
3 personnes
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
4 personnes
Assurer la musique et les annonces
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés

Suivi

Récupérer les panneaux d’itinéraire
4 personnes
Démonter le site
6 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables hautesqté 6
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 100
Râteliers à vélosqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Glacièresqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Enceintes sur batterieqté 2
Microphonesqté 2

Matériel de sport

Panneaux d’orientationqté 80
Cônesqté 20
Pompes à véloqté 4
Kits de réparationqté 4
Trousses de premiers secoursqté 3
Gilets de sécuritéqté 20
Cartes d'itinéraireqté 120

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Affiches de bienvenueqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Thermosqté 8
Gobelets de serviceqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20

Catering

Courses

Conseils

Reconnais tout l’itinéraire avant l’événement et note les emplacements exacts des pauses. Vérifie ensuite que chaque panneau d’orientation est visible dans les deux sens utiles du parcours.
Traite les inscriptions avant de commander le catering. Demande les besoins alimentaires en même temps et imprime une liste actualisée des participants le jour du départ.
Prévois une personne responsable de chaque point de repos et définis quand les glacières, boissons et encas doivent être réapprovisionnés. Un seul passage en début de journée peut être insuffisant pour un long parcours.
Installe le comptoir d’inscription avant l’arrivée des participants, avec les dossiers de parcours et les cartes déjà prêts. Garde aussi les gilets de sécurité et les trousses de premiers secours accessibles, plutôt que rangés dans une tente fermée.
Contrôle les vélos et le matériel avant le départ, puis place les pompes à vélo et les kits de réparation à un endroit connu des bénévoles. Vérifie les prévisions météo la veille et le matin même afin d’adapter l’installation des zones de départ et d’arrivée.

Questions fréquentes

Quand faut-il envoyer les informations aux participants du Tour du moulin ?: Envoie les informations complètes au moins 7 jours avant le départ. Ajoute le parcours, la distance, les horaires, les points de repos et les consignes concernant le matériel.
Combien de temps avant faut-il reconnaître l’itinéraire ?: Fais une reconnaissance complète au moins 2 à 3 semaines avant l’événement. Prévois une seconde vérification dans les 48 heures précédant le Tour du moulin pour contrôler les panneaux, les travaux et l’état du parcours.
Quand commander le catering pour le Tour du moulin ?: Commande le catering dès que les inscriptions deviennent suffisamment stables, idéalement 7 à 10 jours avant l’événement. Confirme alors le nombre de participants et les besoins alimentaires recueillis.
Que faut-il préparer la veille du Tour du moulin ?: La veille, refroidis les boissons, prépare les dossiers et cartes d’itinéraire, imprime la liste des participants et vérifie le matériel. Contrôle aussi les prévisions météo et regroupe les panneaux, gilets et kits de réparation par zone d’installation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.