Zo organiseer je een milieumars

Een milieumars begint niet met promotie, maar met een haalbare route en een duidelijk verzamelpunt. Regel daarna de vergunning, verkeersmaatregelen en aansprakelijkheid voordat je deelnemers uitnodigt. Zodra de route vaststaat, kun je vrijwilligers indelen, aanmeldingen verwerken en materiaal zoals routekaarten, accumegafonen en EHBO-benodigdheden voorbereiden. Plan de laatste controle op obstakels, stroom, verlichting en afval ruim vóór de marsdag; juist die onderdelen worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en verzamelpunt bepalen
2 personen
2
Vergunning voor mars aanvragen
3
Route controleren op obstakels
2 personen
4
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
5
Verzekering en aansprakelijkheid controleren
6
Uitnodigingen versturen
3 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Promotie op sociale media plaatsen
2 personen
9
Persbericht versturen
2 personen
10
Lokale partners informeren
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligers voor posten indelen
2 personen
14
EHBO-vrijwilligers vastleggen
15
Verkeersbegeleiders indelen
2 personen
16
Reserveringen maken
17
Draaiboek afdrukken
18
Routekaarten afdrukken
2 personen
19
Naambadges voorbereiden
2 personen
20
Borden en actiemateriaal ontwerpen
3 personen
21
Borden en actiemateriaal maken
4 personen
22
Geluidsapparatuur testen
2 personen
23
Verlichting testen
2 personen
24
EHBO-materialen controleren
2 personen
25
Afvalplan opstellen
2 personen
26
Weersverwachting controleren
27
Deelnemers een herinnering sturen
2 personen
28
Boodschappen doen
3 personen
29
Dranken koelen
2 personen
30
Materialen naar locatie brengen
4 personen
31
Verzamelpunt afzetten
3 personen
32
Informatietafels opstellen
3 personen
33
Registratiebalie inrichten
2 personen
34
Drankpunt inrichten
3 personen
35
EHBO-punt inrichten
2 personen
36
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
37
Routeborden plaatsen
4 personen

Event

38
Actieborden uitdelen
3 personen
39
Deelnemers registreren
4 personen
40
Naambadges uitdelen
2 personen
41
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
42
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
43
Openingsspeech verzorgen
2 personen
44
Mars begeleiden
8 personen
45
Verkeerspunten bemannen
6 personen
46
Route controleren
2 personen
47
Foto's maken
2 personen
48
EHBO-punt bemannen
2 personen
49
Dranken bijvullen
3 personen
50
Hapjes serveren
4 personen
51
Afval gescheiden inzamelen
4 personen
52
Podiumprogramma begeleiden
2 personen
53
Sprekers ontvangen
2 personen
54
Muziek afspelen
2 personen
55
Publieksvragen verzamelen
2 personen
56
Avondverlichting inschakelen
2 personen
57
Laatste informatie aankondigen
58
Deelnemers naar uitgang begeleiden
4 personen

Nazorg

59
Informatietafels afbouwen
3 personen
60
Routeborden verwijderen
4 personen
61
Geluidsapparatuur afbouwen
2 personen
62
Meubilair afbouwen
4 personen
63
Afval naar inzamelpunt brengen
4 personen
64
Locatie schoonmaken
4 personen
65
Materialen laden
4 personen
66
Geleende materialen retourneren
2 personen
67
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
68
Route op zwerfafval controleren
4 personen
69
Gevonden voorwerpen registreren
70
Foto's en bestanden archiveren
71
Bedankbericht versturen
2 personen
72
Verloren voorwerpen afhandelen
73
Vergunningstukken archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Informatietafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 24
Statafelsaantal 4
Partytentenaantal 3
Tafelkledenaantal 8
Transportkarrenaantal 2

Apparatuur

Accumegafonenaantal 3
Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Zaklampenaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 220
Herbruikbare koffiebekersaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbaar bestekaantal 200
Opscheplepelsaantal 8
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Afwasteilaantal 3

Decoratie

Routepijlenaantal 20
Informatiebordenaantal 10
Actiebordenaantal 80
Spandoekenaantal 6
Vlaggenaantal 12
Bordhoudersaantal 20
Tafeldisplaysaantal 8
Krijtbordenaantal 4

Sportmateriaal

Verkeershesjesaantal 12
Afzetlintaantal 6
Verkeerskegelsaantal 24
Pionnenaantal 20
Bolderkarrenaantal 3
Klembordenaantal 8
Routekaartenaantal 200
Polsbandjesaantal 220
Naambadgesaantal 80
Pennensetsaantal 10
Portofoonsaantal 10
Telefoonladersaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Vuilgrijpersaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Kratten voor afvalscheidingaantal 12
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 20
Emmersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Rubberen handschoenenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route, verzamelpunt en eindpunt eerst vast en controleer de route daarna lopend op obstakels. Neem ook op waar informatietafels, EHBO en verkeersbegeleiders komen te staan.
Vraag de vergunning aan voordat je de uitnodigingen en het persbericht breed verspreidt. Stem verkeersmaatregelen en eventuele afsluitingen meteen af, zodat je later geen route hoeft te wijzigen.
Open het aanmeldformulier zodra datum en route definitief zijn. Vraag naast contactgegevens ook dieetwensen uit als je na afloop eten of drinken organiseert, en sluit de verwerking enkele dagen voor de mars af.
Maak vrijwilligersposten concreet: wijs per post een verantwoordelijke aan en leg EHBO-vrijwilligers en verkeersbegeleiders afzonderlijk vast. Druk het draaiboek, de routekaarten en de naambadges uiterlijk de dag ervoor af.
Test geluidsapparatuur, verlichting en stroom op de plek waar je ze gebruikt, niet alleen in een opslagruimte. Controleer ook EHBO-materialen, powerbanks en herbruikbare bekers en leg vast hoe afval na afloop wordt ingezameld.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een milieumars organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met route, verzamelpunt en vergunning. Gebruik de laatste 2 weken voor vrijwilligersindeling, materiaalcontrole en het definitieve draaiboek.
Wanneer moet ik een vergunning voor een milieumars aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra route, datum en verwachte groepsgrootte bekend zijn, meestal minimaal 6 tot 8 weken vooraf. Controleer de termijn bij je gemeente, want die verschilt per locatie.
Hoeveel verkeersbegeleiders heb ik nodig voor een milieumars?: Plan minimaal één verkeersbegeleider per kruising of oversteek waar de groep niet vanzelf veilig kan doorlopen. Maak daarnaast één coördinator vrij die tijdens de mars bereikbaar blijft.
Wat moet ik de dag voor een milieumars controleren?: Controleer de route, vergunningstukken, vrijwilligerslijst, EHBO-materialen en alle geluids- en verlichtingsapparatuur. Leg routekaarten, naambadges en het draaiboek uiterlijk de avond ervoor klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.