Zo organiseer je een midweekkamp zonder gaten in de planning

Een midweekkamp organiseer je het soepelst door eerst de deelnemers en randvoorwaarden vast te leggen en pas daarna het programma en de boodschappen uit te werken. Verzamel vroeg dieetwensen, toestemmingsformulieren en noodcontacten; ontbrekende informatie zorgt vlak voor vertrek voor vertraging. Plan vervolgens de groepsindeling, begeleiding, maaltijden en vervoer als één geheel. Controleer kampeermateriaal per deelnemer, label slaapspullen en maak op de laatste dag een laadvolgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en kampthema vastleggen
2 personen
2
Deelnemersinformatie opstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
2 personen
6
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
7
Noodcontacten controleren
2 personen
8
Groepsindeling maken
3 personen
9
Begeleiders indelen
2 personen
10
Programma per dag uitwerken
3 personen
11
Reservering kamplocatie bevestigen
12
Vervoer en laadplanning vastleggen
2 personen
13
Maaltijden en porties bepalen
3 personen
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Houdbare voorraad verzamelen
2 personen
17
Koelproducten inkopen
2 personen
18
Kampeermateriaal controleren
3 personen
19
Tenten en slaapmateriaal labelen
3 personen
20
Activiteitsmateriaal klaarzetten
3 personen
21
EHBO-set controleren
22
Weersverwachting controleren
23
Deelnemerslijst afdrukken
24
Informatieborden printen
25
Voertuigen laden
4 personen

Event

26
Terrein en lokalen controleren
3 personen
27
Tenten opzetten
6 personen
28
Slaapplaatsen inrichten
4 personen
29
Keuken en eetruimte inrichten
4 personen
30
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
31
Deelnemers registreren
4 personen
32
Bagage naar slaapplaatsen brengen
4 personen
33
Huisregels uitleggen
3 personen
34
Terreinrondleiding geven
4 personen
35
Kennismakingsspellen begeleiden
5 personen
36
Dranken koud zetten
2 personen
37
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
38
Tafels dekken
3 personen
39
Avondmaaltijd serveren
4 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Avondspel begeleiden
5 personen
42
Bedtijdprogramma begeleiden
4 personen
43
Nachtwacht uitvoeren
2 personen
44
Ontbijt voorbereiden
4 personen
45
Ontbijt serveren
4 personen
46
Ochtendspel begeleiden
5 personen
47
Lunch voorbereiden
3 personen
48
Lunch serveren
4 personen
49
Sportactiviteit begeleiden
5 personen
50
Middagpauze verzorgen
2 personen
51
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
52
Kampvuuravond begeleiden
5 personen
53
Ontbijt voorbereiden
4 personen
54
Wandeling begeleiden
5 personen
55
Picknicklunch klaarmaken
4 personen
56
Picknicklunch uitdelen
4 personen
57
Creatieve activiteit begeleiden
5 personen
58
Middagdrank uitdelen
2 personen
59
Barbecue voorbereiden
5 personen
60
Barbecue serveren
5 personen
61
Nachtspel begeleiden
6 personen
62
Ontbijt voorbereiden
4 personen
63
Ochtendgymnastiek begeleiden
3 personen
64
Teamtoernooi begeleiden
6 personen
65
Lunch bereiden
4 personen
66
Lunch serveren
4 personen
67
Vrije tijd begeleiden
4 personen
68
Kampquiz begeleiden
4 personen
69
Feestmaaltijd bereiden
5 personen
70
Feestavond begeleiden
6 personen
71
Afscheidsontbijt bereiden
4 personen
72
Afscheidsontbijt serveren
4 personen
73
Bagage verzamelen
4 personen
74
Tenten afbreken
6 personen
75
Terrein schoon opleveren
5 personen
76
Deelnemers uitchecken
3 personen
77
Vervoer naar vertrekpunt begeleiden
4 personen

Nazorg

78
Afval verzamelen
4 personen
79
Keuken schoonmaken
3 personen
80
Sanitair schoonmaken
2 personen
81
Materialen inventariseren
3 personen
82
Geleende spullen retourneren
2 personen
83
Verloren voorwerpen sorteren
2 personen
84
Ouders informeren over gevonden spullen
85
Deelnemersfoto's veilig delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 50
Picknickbankenaantal 6
Kledingrekkenaantal 4

Kamperen

Slaaptentenaantal 12
Begeleiderstentenaantal 3
Luchtbeddenaantal 45
Slaapzakkenaantal 45
Slaapmattenaantal 45
Kussensaantal 45
Zaklampenaantal 25
Haringenaantal 120
Tentharinghamersaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 55
Herbruikbare kommenaantal 55
Herbruikbare bekersaantal 65
Besteksetsaantal 55
Opscheplepelsaantal 8
Waterkannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Steelpanaantal 4
Grote kookpannenaantal 4
Koekenpannenaantal 3
Vergietenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Keukentangenaantal 6
Snijplanklabelsaantal 2

Apparatuur

Gasbrandersaantal 4
Gasflessenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Slingerverlichtingaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 8

Sportmateriaal

Voetballenaantal 5
Volleybalnet
Volleyballenaantal 3
Frisbeesaantal 6
Pionnenaantal 30
Springtouwenaantal 10
Blinddoekenaantal 15

Activiteiten

Spelkaartenaantal 10
Bordspellenaantal 8
Knutselsetsaantal 45
A4-papieraantal 250
Viltstiftenaantal 12
Verfsetsaantal 8
Touwrollenaantal 6
Pennenaantal 30

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zakfluitjesaantal 8
Reflectiehesjesaantal 10
Brandblussersaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Naamkaartjesaantal 55
Watervaste stiftenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afwasborstelsaantal 6
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Werk met vaste deadlines: verstuur uitnodigingen minimaal 4 weken voor vertrek en sluit aanmeldingen uiterlijk 2 weken vooraf, zodat je groepsindeling, porties en vervoer op tijd kunt vastleggen.
Maak per deelnemer één controle: aanmelding, dieetwens, toestemmingsformulier en noodcontact. Controleer deze gegevens opnieuw 3 dagen voor vertrek; juist formulieren en contactgegevens blijven vaak liggen.
Plan maaltijden per dag en tel porties inclusief begeleiders. Houd voor het eerste ontbijt en de eerste lunch extra houdbare voorraad achter de hand, omdat koelproducten tijdens vervoer niet altijd direct beschikbaar zijn.
Label tenten, slaapzakken, slaapmatten en andere slaapspullen per groep voordat je gaat laden. Leg materiaal voor activiteiten en EHBO apart, zodat je op locatie niet eerst de hele laadruimte hoeft uit te pakken.
Maak een laadplan in omgekeerde gebruiksvolgorde: spullen voor aankomst en de eerste maaltijd bovenop, reservevoorraad onderin. Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en pas kleding, tentmateriaal en programma aan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een midweekkamp organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 10 weken vooraf met datum, kampthema en locatie. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor vertrek en sluit de inschrijvingen ongeveer 2 weken vooraf.
Wanneer maak je de groepsindeling voor een midweekkamp?: Maak een voorlopige groepsindeling zodra de aanmeldingen binnen zijn en de toestemmingsformulieren gecontroleerd zijn. Leg de definitieve indeling 5 tot 7 dagen voor vertrek vast, inclusief begeleiders en eventuele dieet- of zorginformatie.
Hoeveel eten moet je inkopen voor een midweekkamp?: Tel per maaltijd één portie per deelnemer en begeleider, plus ongeveer 10 procent reserve voor extra eters of morsen. Bepaal de exacte hoeveelheden nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn gecontroleerd, uiterlijk 3 dagen voor vertrek.
Wanneer controleer je het kampeermateriaal voor een midweekkamp?: Doe een eerste controle 2 weken voor vertrek en een tweede controle 1 dag vooraf. Controleer dan per tent de slaapplaatsen, haringen, tenthamers, zaklampen en eventuele beschadigingen; laad ontbrekende spullen niet pas op de vertrekdag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.