Midweekkamp organiseren: checklist en planning
Een midweekkamp vraagt meer voorbereiding dan een los dagprogramma. Je regelt niet alleen een locatie en activiteiten, maar ook slaapplaatsen, vervoer, maaltijden, toestemmingsformulieren en noodcontacten. Begin met de deelnemersinformatie en werk daarna toe naar een vast programma en een complete pak- en boodschappenlijst. Met deze checklist zie je wat je eerst vastlegt, wat je kort voor vertrek controleert en wat op de laad- en kampdag niet mag ontbreken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en kampthema vastleggen
2 personen
Deelnemersinformatie opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
Noodcontacten controleren
2 personen
Groepsindeling maken
3 personen
Begeleiders indelen
2 personen
Programma per dag uitwerken
3 personen
Reservering kamplocatie bevestigen
Vervoer en laadplanning vastleggen
2 personen
Maaltijden en porties bepalen
3 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad verzamelen
2 personen
Koelproducten inkopen
2 personen
Kampeermateriaal controleren
3 personen
Tenten en slaapmateriaal labelen
3 personen
Activiteitsmateriaal klaarzetten
3 personen
EHBO-set controleren
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst afdrukken
Informatieborden printen
Voertuigen laden
4 personen
Event
Terrein en lokalen controleren
3 personen
Tenten opzetten
6 personen
Slaapplaatsen inrichten
4 personen
Keuken en eetruimte inrichten
4 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Bagage naar slaapplaatsen brengen
4 personen
Huisregels uitleggen
3 personen
Terreinrondleiding geven
4 personen
Kennismakingsspellen begeleiden
5 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
Tafels dekken
3 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondspel begeleiden
5 personen
Bedtijdprogramma begeleiden
4 personen
Nachtwacht uitvoeren
2 personen
Ontbijt voorbereiden
4 personen
Ontbijt serveren
4 personen
Ochtendspel begeleiden
5 personen
Lunch voorbereiden
3 personen
Lunch serveren
4 personen
Sportactiviteit begeleiden
5 personen
Middagpauze verzorgen
2 personen
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
Kampvuuravond begeleiden
5 personen
Ontbijt voorbereiden
4 personen
Wandeling begeleiden
5 personen
Picknicklunch klaarmaken
4 personen
Picknicklunch uitdelen
4 personen
Creatieve activiteit begeleiden
5 personen
Middagdrank uitdelen
2 personen
Barbecue voorbereiden
5 personen
Barbecue serveren
5 personen
Nachtspel begeleiden
6 personen
Ontbijt voorbereiden
4 personen
Ochtendgymnastiek begeleiden
3 personen
Teamtoernooi begeleiden
6 personen
Lunch bereiden
4 personen
Lunch serveren
4 personen
Vrije tijd begeleiden
4 personen
Kampquiz begeleiden
4 personen
Feestmaaltijd bereiden
5 personen
Feestavond begeleiden
6 personen
Afscheidsontbijt bereiden
4 personen
Afscheidsontbijt serveren
4 personen
Bagage verzamelen
4 personen
Tenten afbreken
6 personen
Terrein schoon opleveren
5 personen
Deelnemers uitchecken
3 personen
Vervoer naar vertrekpunt begeleiden
4 personen
Nazorg
Afval verzamelen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen sorteren
2 personen
Ouders informeren over gevonden spullen
Deelnemersfoto's veilig delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 50
- Picknickbankenaantal 6
- Kledingrekkenaantal 4
Kamperen
- Slaaptentenaantal 12
- Begeleiderstentenaantal 3
- Luchtbeddenaantal 45
- Slaapzakkenaantal 45
- Slaapmattenaantal 45
- Kussensaantal 45
- Zaklampenaantal 25
- Haringenaantal 120
- Tentharinghamersaantal 6
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 55
- Herbruikbare kommenaantal 55
- Herbruikbare bekersaantal 65
- Besteksetsaantal 55
- Opscheplepelsaantal 8
- Waterkannenaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks messenaantal 6
- Steelpanaantal 4
- Grote kookpannenaantal 4
- Koekenpannenaantal 3
- Vergietenaantal 4
- Mengkommenaantal 6
- Maatbekersaantal 3
- Keukentangenaantal 6
- Snijplanklabelsaantal 2
Apparatuur
- Gasbrandersaantal 4
- Gasflessenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Verlichting
- Slingerverlichtingaantal 4
- Batterijlantaarnsaantal 8
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 5
- Volleybalnet
- Volleyballenaantal 3
- Frisbeesaantal 6
- Pionnenaantal 30
- Springtouwenaantal 10
- Blinddoekenaantal 15
Activiteiten
- Spelkaartenaantal 10
- Bordspellenaantal 8
- Knutselsetsaantal 45
- A4-papieraantal 250
- Viltstiftenaantal 12
- Verfsetsaantal 8
- Touwrollenaantal 6
- Pennenaantal 30
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Zakfluitjesaantal 8
- Reflectiehesjesaantal 10
- Brandblussersaantal 2
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Naamkaartjesaantal 55
- Watervaste stiftenaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Afwasborstelsaantal 6
- Emmersaantal 6
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 4
- Microvezeldoekenaantal 20
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg uiterlijk 6 weken voor vertrek de datum, het kampthema en de kamplocatie vast. Verstuur daarna de uitnodigingen, zodat je voldoende tijd houdt voor aanmeldingen, dieetwensen en toestemmingsformulieren.
- Controleer de deelnemersinformatie 2 weken voor vertrek op ontbrekende noodcontacten, dieetwensen en toestemming. Maak daarna de groepsindeling en koppel per groep de begeleiders aan een duidelijk programma.
- Werk per kampdag een tijdschema uit met maaltijden, activiteiten en rustmomenten. Plan daarnaast vaste momenten voor tentcontrole, water bijvullen en het verzamelen van deelnemers voordat de groep vertrekt.
- Tel slaapmateriaal per deelnemer: één slaapzak, slaapmat en kussen per persoon, plus extra zaklampen en haringen. Label tenten en slaapmateriaal vóór het laden, zodat je op locatie niet met losse spullen hoeft te sorteren.
- Controleer 2 dagen voor vertrek de weersverwachting en pas kleding, activiteiten en laadvolgorde daarop aan. Laad EHBO-set, deelnemerslijst, informatieborden en koelproducten zo dat je ze bij aankomst direct kunt pakken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een midweekkamp organiseren?
- Begin minimaal 6 weken van tevoren met datum, thema en locatie. Houd de laatste 2 weken vrij voor aanmeldingen, formulieren, groepsindeling, inkopen en materiaalcontrole.
- Hoeveel slaapmateriaal heb ik nodig voor een midweekkamp?
- Reken per deelnemer op 1 slaapzak, 1 slaapmat en 1 kussen. Tel daarnaast per tent het benodigde aantal haringen en neem enkele extra zaklampen en haringen mee voor verlies of defecten.
- Wanneer moet ik de boodschappen voor een midweekkamp doen?
- Koop houdbare voorraad en controleer de boodschappenlijst ongeveer 1 week vooraf. Koop koelproducten zo kort mogelijk voor vertrek, bij voorkeur op de dag ervoor, en laad ze als laatste in.
- Wanneer maak je de groepsindeling voor een midweekkamp?
- Maak de groepsindeling zodra de aanmeldingen grotendeels binnen zijn, bij voorkeur 2 weken voor vertrek. Controleer daarna of begeleiders, dieetwensen, slaapplaatsen en activiteiten logisch over de groepen zijn verdeeld.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!