Eine Wochenendfreizeit Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Wochenendfreizeit entscheidet nicht das Programm allein über den Ablauf, sondern die Vorbereitung im Detail. Lege zuerst Termin, Camp-Thema und Verantwortlichkeiten fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Einverständniserklärungen, Gruppen, Verpflegung, Ausrüstung und Transport in klarer Reihenfolge. Plane spätestens am Vortag einen vollständigen Check ein: Wetter, Notfallkontakte, Teilnehmerliste, Zelte, Schlafmaterial und beladene Fahrzeuge müssen dann zusammenpassen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Camp-Thema festlegen
2 Personen
2
Teilnehmerinformationen erstellen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
5
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
6
Einverständniserklärungen einsammeln
2 Personen
7
Notfallkontakte überprüfen
2 Personen
8
Gruppen einteilen
3 Personen
9
Betreuer einteilen
2 Personen
10
Tagesprogramm ausarbeiten
3 Personen
11
Buchung des Campingplatzes bestätigen
12
Transport- und Verladeplanung festlegen
2 Personen
13
Mahlzeiten und Portionen festlegen
3 Personen
14
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
15
Einkaufen gehen
3 Personen
16
Haltbaren Vorrat zusammenstellen
2 Personen
17
Kühlprodukte einkaufen
2 Personen
18
Campingausrüstung prüfen
3 Personen
19
Zelte und Schlafmaterial beschriften
3 Personen
20
Aktivitätsmaterial bereitstellen
3 Personen
21
Erste-Hilfe-Set prüfen
22
Wettervorhersage prüfen
23
Teilnehmerliste ausdrucken
24
Infotafeln drucken
25
Fahrzeuge beladen
4 Personen

Event

26
Gelände und Räume kontrollieren
3 Personen
27
Zelte aufbauen
6 Personen
28
Schlafplätze einrichten
4 Personen
29
Küche und Essbereich einrichten
4 Personen
30
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
31
Teilnehmer registrieren
4 Personen
32
Gepäck zu den Schlafplätzen bringen
4 Personen
33
Hausregeln erklären
3 Personen
34
Geländeführung geben
4 Personen
35
Kennenlernspiele anleiten
5 Personen
36
Getränke kalt stellen
2 Personen
37
Abendessen zubereiten
4 Personen
38
Tische eindecken
3 Personen
39
Abendessen servieren
4 Personen
40
Getränke nachfüllen
2 Personen
41
Abendspiel begleiten
5 Personen
42
Schlafenszeitprogramm begleiten
4 Personen
43
Nachtwache durchführen
2 Personen
44
Frühstück vorbereiten
4 Personen
45
Frühstück servieren
4 Personen
46
Morgenspiel begleiten
5 Personen
47
Mittagessen vorbereiten
3 Personen
48
Mittagessen servieren
4 Personen
49
Sportaktivität begleiten
5 Personen
50
Nachmittagspause organisieren
2 Personen
51
Abendessen zubereiten
4 Personen
52
Lagerfeuerabend begleiten
5 Personen
53
Frühstück vorbereiten
4 Personen
54
Spaziergang begleiten
5 Personen
55
Picknick-Lunch zubereiten
4 Personen
56
Picknicklunch austeilen
4 Personen
57
Kreative Aktivität begleiten
5 Personen
58
Nachmittagsgetränke verteilen
2 Personen
59
Grill vorbereiten
5 Personen
60
Barbecue servieren
5 Personen
61
Nachtspiel begleiten
6 Personen
62
Frühstück vorbereiten
4 Personen
63
Morgengymnastik begleiten
3 Personen
64
Teamturnier begleiten
6 Personen
65
Mittagessen zubereiten
4 Personen
66
Mittagessen servieren
4 Personen
67
Freizeit begleiten
4 Personen
68
Lagerquiz betreuen
4 Personen
69
Festmahl zubereiten
5 Personen
70
Feierabend begleiten
6 Personen
71
Abschiedsfrühstück zubereiten
4 Personen
72
Abschiedsfrühstück servieren
4 Personen
73
Gepäck sammeln
4 Personen
74
Zelte abbauen
6 Personen
75
Gelände sauber übergeben
5 Personen
76
Teilnehmer auschecken
3 Personen
77
Transport zum Startpunkt begleiten
4 Personen

Nachbereitung

78
Abfall sammeln
4 Personen
79
Küche reinigen
3 Personen
80
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
81
Materialien inventarisieren
3 Personen
82
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
83
Fundsachen sortieren
2 Personen
84
Eltern über Fundgegenstände informieren
85
Teilnehmerfotos sicher teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 50
PicknickbänkeAnz. 6
KleiderständerAnz. 4

Campen

SchlaftentsAnz. 12
BetreuerzelteAnz. 3
LuftmatratzenAnz. 45
SchlafsäckeAnz. 45
SchlafmattenAnz. 45
KissenAnz. 45
TaschenlampenAnz. 25
HeringeAnz. 120
ZeltheringhammerAnz. 6

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 55
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 55
Wiederverwendbare BecherAnz. 65
BestecksetsAnz. 55
ServierlöffelAnz. 8
WasserkannenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
StielkasserolleAnz. 4
Große KochtöpfeAnz. 4
PfannenAnz. 3
SiebAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
KüchenzangenAnz. 6
SchneidebrettetikettenAnz. 2

Ausstattung

GasbrennerAnz. 4
GasflaschenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

LichtergirlandeAnz. 4
BatterielaternenAnz. 8

Sportmaterial

FußbälleAnz. 5
Volleyballnetz
VolleyballsAnz. 3
FrisbeesAnz. 6
KegelAnz. 30
SpringseileAnz. 10
AugenbindenAnz. 15

Aktivitäten

SpielkartenAnz. 10
BrettspieleAnz. 8
BastelsetsAnz. 45
A4-PapierAnz. 250
FilzstifteAnz. 12
MaltsetsAnz. 8
SeilrollenAnz. 6
StifteAnz. 30

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenpfeifenAnz. 8
WarnwestenAnz. 10
FeuerlöscherAnz. 2

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
NamensschilderAnz. 55
Wasserfeste StifteAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
SpülbürstenAnz. 6
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Verschicke die Einladungen erst, wenn Termin, Camp-Thema und Anmeldefrist feststehen. Setze die Frist mindestens 14 Tage vor der Freizeit, damit Ernährungswünsche, Einverständniserklärungen und Notfallkontakte rechtzeitig vorliegen.
Teile Gruppen und Betreuer spätestens sieben Tage vorher ein und gib jeder Gruppe eine verantwortliche Person. So lassen sich Tagesprogramm, Schlafplätze und Aufsicht prüfen, bevor die Teilnehmenden anreisen.
Plane Mahlzeiten nach tatsächlicher Teilnehmerzahl und rechne pro Person mit drei Hauptmahlzeiten pro Übernachtung. Trenne haltbare Vorräte von Kühlprodukten und prüfe, ob Kochtöpfe, Gasbrenner, Schneidebretter und Servierutensilien vorhanden sind.
Beschrifte Zelte, Schlafsäcke, Luftmatratzen und Schlafmatten vor dem Packen. Kontrolliere mindestens ein Taschenlampen- und Schlafplatz-Set pro Person sowie zusätzliche Heringe und einen Zeltheringhammer.
Schließe die Transport- und Verladeplanung am Vortag ab. Drucke Teilnehmerliste und Infotafeln aus, kontrolliere die Wettervorhersage und ordne Fahrzeuge so, dass Erste-Hilfe-Set, wichtige Unterlagen und schnell benötigte Ausrüstung oben liegen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Wochenendfreizeit planen?: Beginne mindestens sechs bis acht Wochen vorher mit Termin, Campingplatz und Betreuung. Zwei Wochen vor dem Start sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche und Einverständniserklärungen weitgehend vollständig sein.
Wann sollten Einladungen für eine Wochenendfreizeit verschickt werden?: Verschicke die Einladungen etwa sechs Wochen vor Beginn und setze eine Anmeldefrist von 14 Tagen. So bleiben noch mindestens zwei Wochen für Rückfragen, Gruppenaufteilung und die Verpflegungsplanung.
Wie viel Essen braucht man für eine Wochenendfreizeit?: Plane pro Person und Übernachtung drei Hauptmahlzeiten plus eine kleine Zwischenmahlzeit ein. Kaufe Frischware erst ein bis zwei Tage vorher und ergänze sie durch haltbare Vorräte für mindestens eine zusätzliche Mahlzeit.
Was muss man am Tag vor der Wochenendfreizeit kontrollieren?: Prüfe am Vortag Wetter, Notfallkontakte, Teilnehmerliste, Erste-Hilfe-Set, Zelte, Schlafmaterial und Aktivitätsausrüstung. Fahrzeuge sollten spätestens am Abend beladen und die wichtigsten Unterlagen griffbereit sein.

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