Middag- en avondexcursie organiseren: checklist

Een middag- en avondexcursie vraagt vooral om strakke afstemming tussen vervoer, bezoeklocatie en deelnemers. Leg eerst het doel en programma vast, reserveer daarna vervoer en groepsentree en werk vervolgens de deelnemersinformatie uit. In de laatste dagen controleer je route, weer, dieetwensen en noodcontacten. Op de dag zelf draait alles om een actuele aanwezigheidslijst, duidelijke groepsindeling en materiaal dat per begeleider klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Excursiedoel en programma vastleggen
2 personen
Vervoer reserveren
Bezoeklocatie reserveren
Groepsentree en tijden bevestigen
Deelnemerslijst voorbereiden
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Contactgegevens controleren
Noodcontacten vastleggen
Deelnemersinformatie versturen
Route en overstappen controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Eindlijst deelnemers afdrukken
Tickets en routekaarten afdrukken
Lunchpakketten samenstellen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen per tas verdelen
2 personen

Event

Vertrekpunt klaarzetten
3 personen
Begeleiders instrueren
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Programma en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
Deelnemers naar vervoer begeleiden
3 personen
Vervoer controleren
2 personen
Lunchpakketten uitdelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Groepsentree regelen
2 personen
Groep naar programma begeleiden
3 personen
Pauze en rustmoment begeleiden
3 personen
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
Allergieën bij maaltijd controleren
2 personen
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
Aanwezigheid voor vertrek controleren
2 personen
Deelnemers naar vertrekpunt begeleiden
3 personen
Terugreis begeleiden
3 personen
Deelnemers veilig uitchecken
3 personen

Nazorg

Achtergebleven spullen verzamelen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Koelboxen en tassen schoonmaken
2 personen
Herbruikbaar servies afwassen
2 personen
Materialen controleren en opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
Deelnemers over nabestellingen informeren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 2
Klapstoelenaantal 6
Tafelkledenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 50
Herbruikbaar bestekaantal 40
Servettenhouderaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 3
Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6
Draagbare speaker
Megafon
Klembordenaantal 4
Pennenaantal 20
Notitieblokkenaantal 10
Rugzakken voor begeleidersaantal 4
Paraplu'saantal 6
Reflecterende hesjesaantal 6
Zaklampenaantal 4
Reservebatterijenaantal 12
EHBO-set
Wegwerphandschoenenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 4
Voedselbakkenaantal 6
Koelelementenaantal 12
Herbruikbare lunchboxenaantal 35

Decoratie

Routebordjesaantal 6
Naamstickersaantal 40
Kleurstickers voor groepenaantal 40

Schoonmaak

Handsprayaantal 2
Microvezeldoekenaantal 6
Afwasborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer vervoer en bezoeklocatie zodra het programma staat. Bevestig groepsentree, aankomsttijd en eventuele overstappen uiterlijk één week voor vertrek, zodat wijzigingen nog uitvoerbaar zijn.
Verzamel dieetwensen en noodcontacten bij de aanmelding en sluit de deelnemerslijst enkele dagen vooraf. Druk de eindlijst, tickets en routekaarten daarna op papier af; reken niet alleen op telefoons.
Maak lunchpakketten per deelnemer en houd gekoelde producten in koelboxen met koelelementen. Zet dranken vooraf koud en neem herbruikbare lunchboxen, bekers, servetten en bestek mee.
Verdeel materialen per tas voordat de groep arriveert. Geef begeleiders een rugzak met klembord, pennen, notitieblok, powerbank, oplaadkabel en de informatie voor hun groep.
Plan op de vertrekdag extra tijd voor ontvangst en registratie. Gebruik naamstickers en kleurstickers voor groepen, controleer de aanwezigen vóór vertrek en laat begeleiders de veiligheidsregels uitleggen voordat iedereen instapt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik vervoer voor een middag- en avondexcursie reserveren?: Regel vervoer zodra de datum, groepsgrootte en vertrektijd vaststaan, bij voorkeur minstens 4 tot 6 weken vooraf. Controleer de vertrektijd, opstapplaats en capaciteit nogmaals uiterlijk 7 dagen voor vertrek.
Wanneer moet ik de deelnemersinformatie voor een excursie versturen?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 10 tot 14 dagen vooraf. Vermeld vertrekpunt, tijden, route, overstappen, programma, kledingadvies, contactpersoon en een uiterste datum voor dieetwensen of wijzigingen.
Hoeveel lunch en drinken moet ik meenemen per deelnemer?: Voor een middag- en avondexcursie plan je minimaal 1 lunchpakket per deelnemer en 2 tot 3 drankmomenten tijdens de dag. Neem voor begeleiders en deelnemers een kleine reserve mee, vooral bij warm weer of vertraging.
Wanneer druk ik de deelnemerslijst en tickets af?: Druk de definitieve deelnemerslijst, tickets en routekaarten 1 tot 2 dagen voor vertrek af, nadat aanmeldingen en contactgegevens zijn gecontroleerd. Bewaar daarnaast een digitale kopie op minstens één opgeladen telefoon.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.