Zo organiseer je een merenfietstocht

Begin met de route, niet met de boodschappen. Leg eerst afstand, start- en finishlocatie, verkeersrisico’s en een alternatieve route vast. Rijd de route daarna fysiek voor en bepaal waar deelnemers kunnen rusten, eten en drinken. Pas als de route en pauzetijden definitief zijn, regel je aanmeldingen, vrijwilligers, materiaal en catering voor de merenfietstocht.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand vaststellen
2 personen
2
Start- en finishlocatie vastleggen
2 personen
3
Route op verkeersrisico’s controleren
2 personen
4
Alternatieve route bepalen
2 personen
5
Vergunningen en meldingen controleren
6
Rustpunten langs de route bepalen
2 personen
7
Reserveringen voor rustpunten maken
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Contactgegevens deelnemers controleren
12
Deelnemersinformatie versturen
13
Route digitaal beschikbaar maken
14
Route fysiek voorrijden
2 personen
15
Pauzetijden definitief vastleggen
16
Weersverwachting volgen
17
Vrijwilligers indelen
18
EHBO- en noodprocedure delen
19
Fietscontrole-instructies versturen
20
Startlijst en routekaarten printen
21
Polsbandjes en nummers sorteren
2 personen
22
Fietspompen en reparatiemateriaal testen
2 personen
23
Koelboxen en kratten klaarzetten
2 personen
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Routeborden en pijlen bundelen
2 personen
27
Startlocatie schoonmaken
2 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
29
Partytenten opbouwen
4 personen
30
Startbalie inrichten
2 personen
31
Cateringtafel inrichten
3 personen
32
Routeborden langs de route plaatsen
4 personen
33
Rustpunten bevoorraden
4 personen
34
Fietsparkeerzone markeren
2 personen
35
Reparatiepunt inrichten
2 personen
36
Geluidsinstallatie voor start testen
2 personen
37
Briefing voor routebegeleiders geven
2 personen
38
Weers- en veiligheidscheck uitvoeren
2 personen

Event

39
Deelnemers ontvangen
4 personen
40
Aanwezigheid registreren
3 personen
41
Startnummers en routekaarten uitdelen
3 personen
42
Fietsen en veiligheidsuitrusting controleren
2 personen
43
Koffie en thee serveren
2 personen
44
Startinstructie geven
45
Deelnemers gefaseerd laten vertrekken
3 personen
46
Routebegeleiders naar posten sturen
4 personen
47
Verkeerspunten bemannen
4 personen
48
Eerste rustpunt bemannen
3 personen
49
Tweede rustpunt bemannen
3 personen
50
Water en fruit uitdelen
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Pechgevallen registreren
53
Fietsreparaties uitvoeren
2 personen
54
Achterblijvers telefonisch ondersteunen
2 personen
55
Binnenkomende deelnemers afmelden
2 personen
56
Finishdrankjes serveren
3 personen
57
Finishhapjes serveren
3 personen
58
Routebegeleiders terugmelden
59
Laatste deelnemers opvangen
2 personen
60
Bedankwoord uitspreken
61
Afval tijdens het evenement verzamelen
2 personen

Nazorg

62
Routeborden en pijlen verwijderen
4 personen
63
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
64
Partytenten afbreken
4 personen
65
Fietsenstalling opruimen
2 personen
66
Servies en materialen afwassen
3 personen
67
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
68
Start- en finishlocatie schoonmaken
3 personen
69
Afval afvoeren
2 personen
70
Geleende materialen controleren
2 personen
71
Geleende materialen retourneren
2 personen
72
Routeborden en materialen opbergen
2 personen
73
Gevonden voorwerpen verzamelen
74
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
75
Bedankbericht aan deelnemers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 12
Barkrukkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 6
Fietsrekkenaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerplateausaantal 12
Schenkkanenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Mobiele telefoonsaantal 4
Powerbanksaantal 6
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speakersaantal 2
Megafoon
Stopwatchesaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 4
Bandenlichtersaantal 8
Fietsgereedschapssetsaantal 4
Binnenbandenaantal 20
Plaksetsaantal 12
Fietskettingenaantal 4
Kabelbindersaantal 100
Reflectiehesjesaantal 12
Fietshelmenaantal 6
Routepijlenaantal 80
Routebordenaantal 20
Pionnenaantal 24
Afzetlintaantal 6
Spanbandenaantal 12
Stuurmandjesaantal 8
Routekaartenaantal 120

Keuken

Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Schaaltjesaantal 16
Koelelementenaantal 32

Schoonmaak

Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekenaantal 12
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Afvalknijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 2
Eerstehulpkoffersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan rustpunten op basis van de afstand en houd rekening met een fietssnelheid van ongeveer 15 tot 20 kilometer per uur. Leg reserveringen vast voordat je deelnemersinformatie verstuurt, zodat pauzetijden niet later hoeven te wijzigen.
Controleer vergunningen, meldingen en verkeersrisico’s voordat je uitnodigingen verstuurt. Maak ook één alternatieve route voor wegwerkzaamheden, slecht wegdek of een afgesloten oversteek.
Stuur deelnemers vooraf een route, starttijd, fietscontrole-instructies en een noodnummer. Controleer contactgegevens en dieetwensen uiterlijk enkele dagen voor vertrek, niet pas bij de start.
Verdeel vrijwilligers over start, rustpunten en finish en deel de EHBO- en noodprocedure schriftelijk. Test mobiele telefoons, powerbanks, fietspompen en reparatiemateriaal vóór je alles inlaadt.
Koel dranken tijdig en zet bij de finish tafels, afvalbakken, bekers en fietsrekken klaar. Print startlijsten en routekaarten en sorteer polsbandjes of nummers per deelnemer, zodat de inschrijving niet ophoopt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een merenfietstocht?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met route, locaties, vergunningen en rustpunten. Deelnemersinformatie en aanmeldingen regel je daarna; controleer de definitieve gegevens uiterlijk 3 dagen voor vertrek.
Hoe bepaal je de afstand van een merenfietstocht?: Kies eerst een afstand die past bij de deelnemers en plan daarna rustpunten. Reken voor een recreatieve groep met ongeveer 15 tot 20 kilometer per uur, exclusief pauzes, zodat je de totale dagduur kunt inschatten.
Hoeveel rustpunten plan je tijdens een merenfietstocht?: Plan meestal na 20 tot 30 kilometer een rustpunt en voeg bij warm weer of een minder getrainde groep een extra stop toe. Leg per stop een pauze van ongeveer 20 tot 30 minuten vast.
Wat moet je doen als het weer omslaat tijdens een merenfietstocht?: Volg de weersverwachting vanaf 3 dagen vooraf en neem de definitieve beslissing op de ochtend zelf. Deel bij uitstel of een routewijziging direct één bericht met alle deelnemers en vrijwilligers, inclusief nieuwe starttijd of verzamelplek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.