Menwedstrijd organiseren: checklist en planning

Een menwedstrijd organiseren vraagt meer dan een parcours uitzetten en deelnemers uitnodigen. Je moet vroeg de vergunning, verzekering, officials en wedstrijdregels vastleggen; daarna volgen inschrijvingen, startlijst, terreinindeling en voorzieningen voor deelnemers en paarden. Plan ook stroom, toiletten, parkeren en communicatie op tijd. Gebruik deze checklist om de voorbereiding in de juiste volgorde te doorlopen en controleer in de laatste week zowel het materiaal als het terrein.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Wedstrijdvergunning aanvragen
Verzekering controleren
Wedstrijdreglement vastleggen
3 personen
Jury en officials reserveren
2 personen
Parcours en proeven bepalen
3 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Sponsoren benaderen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersbevestiging versturen
Startlijst publiceren
Parkeerplaatsen reserveren
Stroomvoorziening reserveren
Toiletten reserveren
Catering bestellen
2 personen
Prijzen en linten bestellen
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Startdocumenten afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Koelproducten opslaan
2 personen
Terrein maaien en controleren
2 personen
Wedstrijdterrein afzetten
3 personen
Parkeerterrein markeren
3 personen
Wedstrijdbaan uitzetten
4 personen
Kegels en hindernissen plaatsen
4 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Inschrijftafel opbouwen
2 personen
Cateringruimte opbouwen
3 personen
Publiekstafels opstellen
3 personen
Stoelen en afvalbakken plaatsen
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Paardenwelzijnspost inrichten
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Paarden en aanspanningen controleren
2 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Openingsbriefing verzorgen
2 personen
Dressuurproef begeleiden
5 personen
Pauzeprogramma aankondigen
Kegeltjesparcours begeleiden
5 personen
Hindernissenronde begeleiden
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en maaltijden serveren
3 personen
Toiletten controleren
Terrein en publiek bewaken
2 personen
Paarden drinkwater aanvullen
2 personen
Tussenstanden verwerken
2 personen
Uitslag controleren
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Wedstrijdterrein afbreken
5 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Geleende materialen verzamelen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Uitslagen en bedankbericht versturen
Facturen en bonnetjes verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Jurytafel
Barkrukkenaantal 6
Marktkramenaantal 2

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Sportmateriaal

Dressuurlettersaantal 12
Wedstrijdkegelsaantal 24
Kegelballetjesaantal 24
Hindernisstaandersaantal 12
Hindernisbalkenaantal 18
Parcourslintaantal 6
Meetlintenaantal 2
Stopwatchesaantal 4
Startnummersaantal 40
Scorebordenaantal 4
Scorekaartenaantal 100
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 30
Portofoonsaantal 8
Zaklampenaantal 6
Waterbakken paardenaantal 12
Hooinettenaantal 12
Mestvorkenaantal 4
Kruiwagensaantal 2
Pionnen parkeerterreinaantal 30
Touwafzettingaantal 200
Hekwerkenaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Schenkkannenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Wedstrijdvlaggenaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Prijzenbekersaantal 6
Lintenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Bouwlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalknijpersaantal 3
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 6
Sponzenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletpapierhoudersaantal 4
Eerstehulpkoffersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Thermoskannenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg vergunning, verzekering en wedstrijdreglement eerst vast. Reserveer juryleden en officials zodra de datum definitief is, zodat je de inschrijving met een compleet programma kunt openen.
Plan de inschrijving met een duidelijke sluitingsdatum en verstuur de deelnemersbevestiging uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd. Verzamel dan ook dieetwensen en publiceer de startlijst.
Controleer het parcours minimaal 2 keer: eerst bij de opbouw en opnieuw op de wedstrijddag. Leg dressuurletters, wedstrijdkegels, hindernisstaanders, hindernisbalken en parcourslint klaar per onderdeel.
Regel voorzieningen voor mensen én paarden afzonderlijk. Reserveer parkeerplaatsen, toiletten en stroom, en zet waterbakken en hooinetten op een plek die vanaf de parkeer- en groomzones goed bereikbaar is.
Maak een wedstrijddagmap met startdocumenten, scorekaarten, klemborden, pennen en portofoons. Test de geluidsinstallatie, draadloze microfoons en verlengkabels vóór de eerste deelnemer arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een menwedstrijd organiseren?: Begin idealiter 12 tot 16 weken vooraf met datum, locatie, vergunning, verzekering en officials. Open de inschrijving daarna en reserveer uiterlijk 4 weken voor de wedstrijd catering, toiletten, stroom en parkeerplaatsen.
Wanneer moet de startlijst van een menwedstrijd klaar zijn?: Publiceer de startlijst bij voorkeur 5 tot 7 dagen voor de wedstrijd. Zo hebben deelnemers tijd om hun starttijd, documenten, route en parkeerinstructies te controleren.
Hoeveel tijd heb je nodig om een menwedstrijdterrein op te bouwen?: Reken op minimaal 4 tot 6 uur voor terreincontrole, parcoursmarkering, jurytafel, scoreborden, tenten en geluidsapparatuur. Plan daarnaast 60 tot 90 minuten vóór de start voor een laatste veiligheidsronde.
Wat moet ik op de wedstrijddag extra controleren bij een menwedstrijd?: Controleer vóór de eerste start het parcours, de hindernissen, startnummers, scorekaarten, portofoons en stroomvoorziening. Controleer ook of waterbakken en hooinetten gevuld zijn en of toiletten en parkeerplaatsen toegankelijk zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.