Checklist pour organiser un concours d'attelage
Un concours d'attelage demande une préparation qui commence plusieurs semaines avant l'arrivée des concurrents. Il faut verrouiller le lieu, l'autorisation de compétition et l'assurance avant d'ouvrir les inscriptions, puis organiser le jury, le parcours, le stationnement et l'accueil. Les derniers jours servent surtout à confirmer les participants, imprimer les documents, préparer le matériel et vérifier le terrain. Cette checklist rassemble les 66 tâches et 62 équipements du plan, dans l'ordre où ils doivent être réglés.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le lieu
2 personnes
Demander une autorisation de compétition
Vérifier l’assurance
Définir le règlement du concours
3 personnes
Réserver le jury et les officiels
2 personnes
Définir le parcours et les épreuves
3 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Contacter les sponsors
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer la confirmation aux participants
Publier la liste de départ
Réserver des places de parking
Réserver l’alimentation électrique
Réserver les toilettes
Commander le catering
2 personnes
Commander les prix et les rubans
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Imprimer les documents de départ
Faire les courses
2 personnes
Stocker les produits réfrigérés
2 personnes
Tondre et vérifier le terrain
2 personnes
Balisage du terrain de compétition
3 personnes
Baliser le parking
3 personnes
Tracer le parcours de la compétition
4 personnes
Installer les cônes et les obstacles
4 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Monter l’espace traiteur
3 personnes
Installer les tables pour le public
3 personnes
Installer les chaises et les poubelles
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Aménager le poste de bien-être des chevaux
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Vérifier les chevaux et les attelages
2 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Assurer le briefing d’ouverture
2 personnes
Encadrer l’épreuve de dressage
5 personnes
Annoncer le programme de la pause
Encadrer le parcours de cônes
5 personnes
Encadrer le parcours d’obstacles
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les collations et les repas
3 personnes
Vérifier les toilettes
Surveiller le site et le public
2 personnes
Remplir l’eau de boisson des chevaux
2 personnes
Mettre à jour les classements intermédiaires
2 personnes
Vérifier les résultats
3 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
Suivi
Démanteler l'aire de compétition
5 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Envoyer les résultats et un message de remerciement
Traiter les factures et les reçus
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Tables pliantesqté 12
- Chaises pliantesqté 80
- Table du jury
- Tabourets de barqté 6
- Stands de marchéqté 2
Équipement
- Système de sonorisation
- Microphones sans filqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Glacièresqté 4
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
Matériel de sport
- Lettres de dressageqté 12
- Cônes de compétitionqté 24
- Boules de bowlingqté 24
- Barrières d’obstaclesqté 12
- Barres d’obstaclesqté 18
- Ruban de parcoursqté 6
- Mètres rubansqté 2
- Chronomètresqté 4
- Numéros de départqté 40
- Panneaux de scoreqté 4
- Fiches de scoreqté 100
- Presse-papiersqté 8
- Stylosqté 30
- Talkies-walkiesqté 8
- Lampes de pocheqté 6
- Abreuvoirs pour chevauxqté 12
- Filets à foinqté 12
- Fourches à fumierqté 4
- Brouettesqté 2
- Cônes du parkingqté 30
- Barrières à cordeqté 200
- Barrièresqté 20
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
- Carafesqté 8
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 10
- Drapeaux de matchqté 12
- Nappesqté 12
- Coupes de prixqté 6
- Rubansqté 6
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Projecteurs de chantierqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 10
- Pinces à déchetsqté 3
- Sets de balaiqté 4
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 6
- Épongesqté 12
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
- Porte-papier toiletteqté 4
- Trousses de premiers secoursqté 2
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Bacs de rangementqté 12
- Thermosqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez la date et le lieu au moins 8 à 12 semaines à l'avance. Demandez ensuite l'autorisation de compétition et vérifiez l'assurance avant d'envoyer les invitations ou d'ouvrir les inscriptions.
- Définissez le règlement, les épreuves et le parcours avant de publier le formulaire d'inscription. Prévoyez les lettres de dressage, les cônes, les obstacles, le ruban de parcours et les chronomètres en fonction du tracé retenu.
- Réservez les officiels et les bénévoles dès que la date est fixée. Le jour du concours, les talkies-walkies, les fiches de score, les presse-papiers et les stylos évitent de perdre du temps entre les épreuves.
- Traitez les inscriptions au fur et à mesure et demandez les besoins alimentaires avant la confirmation finale. Publiez la liste de départ plusieurs jours avant le concours afin que les concurrents puissent vérifier leur horaire et leur numéro.
- Faites la vérification finale 24 à 48 heures avant l'événement : météo, terrain tondu, matériel chargé, produits réfrigérés stockés, toilettes, électricité, parking et abreuvoirs pour chevaux. Gardez des lampes de poche et des rallonges disponibles pour les imprévus.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concours d'attelage ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet d'obtenir l'autorisation, de vérifier l'assurance, de réserver le jury et les officiels, puis de gérer les inscriptions et les prestataires.
- Quand ouvrir les inscriptions pour un concours d'attelage ?
- Ouvrez les inscriptions une fois le règlement, les épreuves et le parcours définis, généralement 6 à 8 semaines avant le concours. Fixez une date de clôture au moins 10 jours avant l'événement pour traiter les dossiers et préparer la liste de départ.
- Quand publier la liste de départ ?
- Publiez-la idéalement 3 à 5 jours avant le concours. Les participants peuvent ainsi vérifier leur numéro, leur horaire et les éventuelles informations pratiques, tandis que vous pouvez encore corriger une erreur.
- Que vérifier la veille d'un concours d'attelage ?
- La veille, vérifiez le terrain, le parcours, les obstacles, la sonorisation, l'électricité, les toilettes, le parking et les documents de départ. Contrôlez aussi les stocks, les produits réfrigérés, les abreuvoirs et le matériel de chronométrage.
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