Checklist voor een goed georganiseerd mahjongtoernooi
Een mahjongtoernooi vraagt meer voorbereiding dan alleen genoeg sets op tafel leggen. Je moet vooraf het format, de puntentelling en het schema vastzetten, terwijl deelnemers tijdig hun gegevens en dieetwensen doorgeven. Op de dag zelf draait alles om een vlotte registratie, duidelijke wedstrijdtafels en materiaal dat per tafel compleet klaarstaat. Gebruik deze checklist om vanaf de reservering van de locatie tot het openen van de zaal niets te laat te regelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Toernooiformat vastleggen
2 personen
Spelregels en puntentelling bepalen
2 personen
Locatie reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst definitief maken
Prijzen bestellen
Toernooischema maken
2 personen
Tafelindeling maken
Scoreformulieren opmaken
Regelbladen afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
Mahjongsets controleren
2 personen
Spelmateriaal per tafel bundelen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen en materialen inpakken
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Wedstrijdtafels inrichten
3 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Buffet en drankenhoek inrichten
3 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Event
Inschrijving en ontvangst verzorgen
3 personen
Toernooi uitleggen
2 personen
Eerste speelronde begeleiden
2 personen
Scores controleren en invoeren
2 personen
Tweede speelronde begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Derde speelronde begeleiden
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Buffet serveren
3 personen
Vierde speelronde begeleiden
2 personen
Finaleronde begeleiden
2 personen
Eindstanden controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Mahjongsets en materiaal inpakken
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 36
- Buffettafelsaantal 2
- Kapstokkenaantal 2
Spelmaterialen
- Mahjongsetsaantal 6
- Scorebordenaantal 6
- Wedstrijdklokkenaantal 6
- Puntentellersaantal 24
Kantoor
- Scoreformulierenaantal 100
- Balpennenaantal 30
- Naamkaartjesaantal 40
- Klembordenaantal 6
- Printer
- Printpapier
- Plakbandaantal 2
- Schaaraantal 2
- Stiftenaantal 2
Apparatuur
- Laptop
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Koelboxenaantal 2
Keuken
- Koffiezetapparaat
- Waterkokersaantal 2
- Warmhoudkannenaantal 3
- Snijplankenaantal 2
- Opscheplepelsaantal 4
Servies
- Bordenaantal 45
- Koffiekopjesaantal 45
- Glazenaantal 45
- Besteksetsaantal 45
- Serveerbladenaantal 6
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Prijstrofeeënaantal 3
- Richtingbordjesaantal 6
Verlichting
- Ledlampenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Vuilniszakhoudersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het toernooiformat en de puntentelling uiterlijk 3 weken vooraf vast. Zet ook de speelduur, pauzes en manier van indelen op één regelblad, zodat alle deelnemers dezelfde uitleg krijgen.
- Maak de deelnemerslijst 7 dagen vooraf definitief en gebruik die direct voor het wedstrijdschema, de tafelindeling en de naamkaartjes. Verzamel dieetwensen tegelijk; achteraf ontbreekt vaak precies die informatie.
- Bundel per wedstrijdtafel één mahjongset, scoreformulieren, balpennen, een klembord en de overige hulpmiddelen. Controleer elke bundel minstens 2 dagen vooraf, zodat je op de toernooidag niet per tafel hoeft te zoeken.
- Plan de opbouw ruim vóór de eerste inschrijving: reken op minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, registratie, buffet, bewegwijzering en wedstrijdmateriaal. Zet wedstrijdklokken en scoreborden pas klaar nadat de tafelindeling definitief is.
- Zet dranken minstens 2 uur vooraf koud en bereid hapjes zo veel mogelijk eerder. Houd de registratie gescheiden van het buffet en leg prijzen en materialen samen klaar, zodat de start niet wordt vertraagd door losse dozen of ontbrekende pennen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een mahjongtoernooi organiseren?
- Begin minimaal 6 weken vooraf met de locatie, het format en de uitnodigingen. Maak de deelnemerslijst 7 dagen voor het toernooi definitief en controleer het materiaal 2 dagen vooraf.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een mahjongtoernooi op te bouwen?
- Plan minstens 90 minuten voor de opbouw van tafels, stoelen, registratie, buffet, wedstrijdtafels en bewegwijzering. Open de locatie daarom minimaal 1,5 uur vóór de eerste registratie.
- Wat moet er per mahjongtafel klaarliggen?
- Leg per tafel één gecontroleerde mahjongset, scoreformulieren, balpennen en een klembord klaar. Voeg de afgesproken scoreborden, puntentellers en wedstrijdklok toe en controleer dit uiterlijk 2 dagen vooraf.
- Wanneer maak ik het wedstrijdschema en de tafelindeling?
- Maak beide zodra de deelnemerslijst definitief is, bij voorkeur 7 dagen voor het toernooi. Print daarna de scoreformulieren, regelbladen en naamkaartjes en leg ze per tafel of registratieset klaar.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!