Luchthavenloop organiseren: checklist en planning

Een luchthavenloop vraagt meer voorbereiding dan alleen een route uitzetten. Je stemt de loop af met de luchthaven, werkt vergunningen en verkeersveiligheid uit en legt vast wie tijdens de dag beslist. Daarna volgen inschrijving, tijdregistratie, vrijwilligers en materialen zoals startnummers, routepijlen en portofoons. Gebruik deze checklist om eerst de randvoorwaarden te regelen en pas daarna de deelnemerscommunicatie en boodschappen af te ronden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Vergunningen aanvragen
Luchthavenafspraken bevestigen
2 personen
Verzekering controleren
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Verkeersplan uitwerken
2 personen
Start- en finishlocatie bepalen
2 personen
Parcours nameten
3 personen
Waterposten bepalen
2 personen
Nooduitgangen controleren
2 personen
EHBO-aanwezigheid vastleggen
Tijdregistratie reserveren
Startnummers ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Briefing voorbereiden
Routecommunicatie versturen
Medewerkershesjes bestellen
Medische contactlijst maken
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Startnummers sorteren
3 personen
Water en dranken koelen
2 personen
Routeborden klaarleggen
2 personen
Materialen laden
4 personen

Event

Locatie openen
3 personen
Start- en finishgebied afzetten
5 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
3 personen
Tijdregistratie installeren
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Parcours uitzetten
8 personen
Verkeersposten bemannen
8 personen
Waterposten opbouwen
4 personen
EHBO-materialen klaarzetten
2 personen
Deelnemers registreren
5 personen
Startnummers uitdelen
4 personen
Bagage innemen
3 personen
Deelnemers briefen
2 personen
Startvak vullen
4 personen
Startschot geven
2 personen
Verkeersposten actief houden
8 personen
Tussentijds water uitdelen
6 personen
Finish registreren
3 personen
Finishwater uitdelen
4 personen
Medaljes uitreiken
3 personen
Fruit en snacks serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Muziek en omroepen verzorgen
2 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Laatste deelnemers begeleiden
2 personen
Bagage teruggeven
3 personen
Inschrijfbalie sluiten
2 personen
Parcours vrijgeven
6 personen

Nazorg

Afval verzamelen
5 personen
Tenten en meubilair afbreken
5 personen
Routeborden verwijderen
6 personen
Verkeersmaterialen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Materialen terugladen
4 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers informeren
Gevonden voorwerpen verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inschrijvingstafelsaantal 6
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Startnummersaantal 550
Startnummerbandenaantal 550
Finishmedaillesaantal 550
Pionnenaantal 80
Afzetlintaantal 20
Routepijlenaantal 40
Kilometerbordenaantal 10
Startlijnmat
Finishboog
Drinkbekersaantal 1500
Bagagelabelsaantal 550
Polsbandjesaantal 600

Apparatuur

Tijdregistratiesysteem
Laptopaantal 2
Tabletsaantal 3
Mobiele portofoonsaantal 12
Mobiele telefoonsaantal 6
Printer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 8
Handmicrofoonaantal 2
Speakersaantal 2
Megafonenaantal 3
Koelboxenaantal 8
Oplaadstationsaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Bordenaantal 300
Vorkenaantal 300
Messenaantal 300
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 12
Openersaantal 4
Serveerschalenaantal 20
Koelelementenaantal 30

Decoratie

Vlaggenaantal 20
Startfinishdoekenaantal 2
Balloonslingersaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 20
Stoffer en blikaantal 4
Bezemaantal 4
Dweilsetsaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 4
Handschoenenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, route en luchthavenafspraken vroeg vast. Meet het parcours na voordat je startnummers, kilometerborden en routecommunicatie definitief maakt; een kleine afwijking in de afstand werkt anders door in alle informatie.
Werk het veiligheids- en verkeersplan uit vóór je vrijwilligers indeelt. Neem daarin ook nooduitgangen, EHBO, medische contactpersonen en de taakverdeling met mobiele portofoons mee.
Open de inschrijving pas nadat start- en finishlocatie, route en praktische deelnemersinformatie bekend zijn. Verzamel dieetwensen en contactgegevens uiterlijk vóór de briefing, zodat je geen losse wijzigingen op de wedstrijddag hoeft te verwerken.
Reserveer tijdregistratie en test laptop, tablets, printer, verlengkabels en stekkerdozen samen. Print de startnummers niet pas op de ochtend zelf: sorteer ze vooraf per deelnemer of startgroep.
Plan de opbouw achteruit vanaf de starttijd. Zet partytenten, inschrijvingstafels, afzetlint, pionnen, routepijlen en waterposten eerst klaar; controleer daarna startnummers, bagage, medailles en de communicatieapparatuur.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een luchthavenloop organiseren?: Begin bij voorkeur minstens 12 weken vóór de loop. Regel in de eerste weken de datum, route, luchthavenafspraken, vergunningen, verzekering en het veiligheidsplan; daarna kun je inschrijving en vrijwilligersplanning openen.
Wanneer moet de vergunning voor een luchthavenloop worden aangevraagd?: Vraag de vergunning aan zodra datum, route en verkeersplan op hoofdlijnen vaststaan, bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf. Wacht niet tot de inschrijving opent, omdat voorwaarden uit de vergunning je route of capaciteit nog kunnen wijzigen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een luchthavenloop?: Maak de indeling minimaal 2 weken vooraf en wijs per onderdeel een verantwoordelijke aan. Verdeel mensen afzonderlijk over inschrijving, routeposten, waterposten, bagage, tijdregistratie, EHBO-ondersteuning en op- en afbouw; het benodigde aantal hangt af van de route en het deelnemersaantal.
Wanneer verstuur ik de route-informatie naar deelnemers?: Stuur de praktische routecommunicatie uiterlijk 7 dagen vóór de loop. Vermeld start- en finishlocatie, aankomsttijd, parkeren of toegang, bagage-inlevering, waterposten, noodinformatie en wat deelnemers met hun startnummer moeten doen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.