Checklist pour organiser un course aéroportuaire

Un course aéroportuaire demande plus qu’un parcours et une ligne d’arrivée. Il faut coordonner les autorisations, les arrangements avec l’aéroport, la sécurité, le chronométrage et la circulation des participants. Cette checklist rassemble 70 tâches et 55 éléments à prévoir, depuis la fixation de l’itinéraire jusqu’au tri des dossards. Utilisez-la pour avancer dans le bon ordre et éviter les oublis coûteux dans les derniers jours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Demander les autorisations
Confirmer les arrangements aéroport
2 personnes
Vérifier l’assurance
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Déterminer le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
Revérifier le parcours
3 personnes
Définir les points d'eau
2 personnes
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
Confirmer la présence des premiers secours
Réserver le chronométrage
Concevoir les dossards
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Préparer le briefing
Envoyer les informations sur l'itinéraire
Commander des gilets de personnel
Établir la liste de contacts médicaux
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Trier les dossards
3 personnes
Refroidir l’eau et les boissons
2 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Charger le matériel
4 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
3 personnes
Balisage du départ et de l'arrivée
5 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
3 personnes
Installer le système de chronométrage
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Mettre en place le parcours
8 personnes
Tenir les postes de circulation
8 personnes
Mettre en place les points d’eau
4 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Enregistrer les participants
5 personnes
Distribuer les dossards
4 personnes
Recevoir les bagages
3 personnes
Briefer les participants
2 personnes
Remplir la zone de départ
4 personnes
Donner le coup d’envoi
2 personnes
Maintenir les postes de circulation actifs
8 personnes
Distribuer de l’eau pendant l’intervalle
6 personnes
Enregistrer l'arrivée
3 personnes
Distribuer l’eau à l’arrivée
4 personnes
Remettre les médailles
3 personnes
Servir les fruits et les en-cas
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Gérer la musique et les annonces
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Accompagner les derniers participants
2 personnes
Rendre les bagages
3 personnes
Fermer le comptoir d'inscription
2 personnes
Autoriser le parcours
6 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
5 personnes
Démonter les tentes et le mobilier
5 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
6 personnes
Ranger le matériel de circulation
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Recharger le matériel
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Publier les résultats
Informer les participants
Traiter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables d’inscriptionqté 6
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Numéros de départqté 550
Bracelets de dossardqté 550
Médailles de finisherqté 550
Cônesqté 80
Ruban de balisageqté 20
Flèches de directionqté 40
Bornes kilométriquesqté 10
Tapis de départ
Arche d'arrivée
Gobeletsqté 1500
Étiquettes de bagagesqté 550
Braceletsqté 600

Équipement

Système de pointage
Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 3
Talkies-walkiesqté 12
Téléphones portablesqté 6
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Microphone à mainqté 2
Haut-parleursqté 2
Mégaphonesqté 3
Glacièresqté 8
Stations de rechargeqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettesqté 300
Fourchettesqté 300
Couteauxqté 300
Louchesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 12
Ouvre-bouteillesqté 4
Plateaux de serviceqté 20
Pains de glaceqté 30

Décoration

Drapeauxqté 20
Bâches de départ-arrivéeqté 2
Guirlandes de ballonsqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 20
Balayette et pelleqté 4
Balaiqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Seaux de nettoyageqté 4
Gantsqté 30

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date et l’itinéraire, puis demandez les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez plusieurs semaines de marge pour obtenir les confirmations de l’aéroport et de l’assurance.
Revérifiez le parcours sur place avant l’événement. Repérez les sorties de secours, les points d’eau et les endroits où installer les cônes, le ruban de balisage et les flèches de direction.
Préparez les inscriptions au moins 7 jours avant le départ. Imprimez les numéros, triez les dossards et vérifiez les besoins alimentaires avant de répartir les participants et les bénévoles.
Attribuez un responsable à chaque zone : départ, arrivée, ravitaillement, bagages et sécurité. Donnez aux bénévoles un briefing écrit et testez les talkies-walkies au moins 1 heure avant l’accueil.
Contrôlez la météo la veille et le matin même. Chargez les batteries externes, ordinateurs et tablettes, puis prévoyez des rallonges, multiprises et glacières pour que les postes restent opérationnels.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un course aéroportuaire ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de fixer l’itinéraire, obtenir les autorisations, confirmer les arrangements avec l’aéroport, ouvrir les inscriptions et préparer le plan de sécurité.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un course aéroportuaire ?: Ouvrez-les environ 6 semaines avant la course. Fermez-les 7 à 10 jours avant le départ afin de traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et préparer les dossards.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole par poste essentiel : départ, arrivée, ravitaillement, orientation, bagages et accueil. Pour une course de 100 participants, comptez généralement 10 à 15 bénévoles afin de couvrir les pauses et les imprévus.
Quand tester le chronométrage et le système de pointage ?: Testez le système de pointage au moins 24 heures avant l’événement, puis refaites un essai 60 minutes avant le départ. Vérifiez aussi l’ordinateur portable, les tablettes, l’imprimante et les batteries de secours.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.