Flughafenlauf organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Flughafenlauf braucht mehr Vorbereitung als ein gewöhnlicher Straßenlauf: Route, Sicherheitsvorgaben und Abläufe müssen mit dem Flughafen abgestimmt werden. Plane Genehmigungen, Versicherung und Verkehrsführung frühzeitig, bevor Einladungen und Anmeldungen starten. Für den Veranstaltungstag brauchst du außerdem klare Zuständigkeiten, funktionierende Kommunikation und eine genaue Materialkontrolle. Diese Checkliste führt dich von der ersten Streckenplanung bis zum Sortieren der Startnummern und der Betreuung im Ziel.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Route festlegen
2 Personen
Genehmigungen beantragen
Flughafen-Arrangements bestätigen
2 Personen
Versicherung prüfen
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
Verkehrsplan ausarbeiten
2 Personen
Start- und Zielort festlegen
2 Personen
Parcours nachmessen
3 Personen
Wasserstationen festlegen
2 Personen
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
Erste-Hilfe-Anwesenheit festhalten
Zeitmessung reservieren
Startnummern entwerfen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Briefing vorbereiten
Routenkommunikation versenden
Mitarbeiterwesten bestellen
Medizinische Kontaktliste erstellen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Startnummern sortieren
3 Personen
Wasser und Getränke kühlen
2 Personen
Wegweiser bereitlegen
2 Personen
Materialien verladen
4 Personen

Event

Location öffnen
3 Personen
Start- und Zielbereich absperren
5 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Anmeldebereich einrichten
3 Personen
Zeiterfassung installieren
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Parcours aufbauen
8 Personen
Verkehrsposten besetzen
8 Personen
Wasserstationen aufbauen
4 Personen
Erste-Hilfe-Material bereitstellen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
5 Personen
Startnummern ausgeben
4 Personen
Gepäck annehmen
3 Personen
Teilnehmer briefen
2 Personen
Startbereich füllen
4 Personen
Startschuss geben
2 Personen
Verkehrsposten aktiv halten
8 Personen
Zwischendurch Wasser ausgeben
6 Personen
Zieleinlauf registrieren
3 Personen
Getränke im Zielbereich ausgeben
4 Personen
Medaillen überreichen
3 Personen
Obst und Snacks servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Für Musik und Durchsagen sorgen
2 Personen
Ergebnisse prüfen
2 Personen
Preise überreichen
3 Personen
Die letzten Teilnehmer begleiten
2 Personen
Gepäck zurückgeben
3 Personen
Anmeldeschalter schließen
2 Personen
Strecke freigeben
6 Personen

Nachbereitung

Abfall sammeln
5 Personen
Zelte und Möbel abbauen
5 Personen
Wegweiser entfernen
6 Personen
Verkehrsmaterialien wegräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
5 Personen
Materialien zurückladen
4 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Ergebnisse veröffentlichen
Teilnehmer informieren
Gefundene Gegenstände bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
AnmeldetischeAnz. 6
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 40
KleiderständerAnz. 2

Sportmaterial

StartnummernAnz. 550
StartnummernbänderAnz. 550
Finisher-MedaillenAnz. 550
KegelAnz. 80
AbsperrbandAnz. 20
WegweiserAnz. 40
KilometerschilderAnz. 10
Startlinienmatte
Zielbogen
TrinkbecherAnz. 1500
GepäckanhängerAnz. 550
ArmbänderAnz. 600

Ausstattung

Zeitmesssystem
LaptopAnz. 2
TabletsAnz. 3
HandfunkgeräteAnz. 12
MobiltelefoneAnz. 6
Drucker
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 8
HandmikrofonAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
MegafoneAnz. 3
KühlboxenAnz. 8
LadestationenAnz. 3

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
TellerAnz. 300
GabelnAnz. 300
MesserAnz. 300
ServierlöffelAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 12
FlaschenöffnerAnz. 4
ServierschalenAnz. 20
KühlelementeAnz. 30

Dekoration

FahnenAnz. 20
Start-Ziel-BannerAnz. 2
BallongirlandenAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 20
Handfeger und KehrblechAnz. 4
BesenAnz. 4
WischsetsAnz. 3
PutzeimerAnz. 4
HandschuheAnz. 30

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Route, Start- und Zielort sowie die Flughafen-Arrangements zuerst. Miss den Parcours anschließend nach und lege Wasserstationen, Notausgänge und abgesperrte Bereiche eindeutig fest.
Beantrage Genehmigungen und prüfe die Versicherung mehrere Wochen vor dem Lauf. Sicherheits- und Verkehrsplan sollten abgeschlossen sein, bevor du die Anmeldung öffnest.
Plane die Helfer nicht nur für Start und Ziel ein: Wasserstationen, Gepäck, Streckenposten, Zeitmessung und Erste Hilfe brauchen eigene Zuständigkeiten und ein gemeinsames Briefing.
Teste Zeitmesssystem, Laptop, Tablets, Drucker und Funkgeräte spätestens am Vortag. Lade Powerbanks und Mobiltelefone vollständig und prüfe Verlängerungskabel sowie Stromanschlüsse.
Sortiere Startnummern, Bänder, Medaillen und Gepäckanhänger vor der Ausgabe nach Nummernbereich. Prüfe die Wettervorhersage am Vortag und stelle Kühlboxen, Trinkbecher sowie Zelte passend bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Flughafenlauf anmelden?: Beginne mit Genehmigungen, Versicherung und Flughafen-Abstimmungen mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Die Anmeldung sollte erst öffnen, wenn Route, Sicherheitsplan und Verkehrsführung belastbar feststehen.
Wie viele Wasserstationen braucht ein Flughafenlauf?: Plane mindestens eine Wasserstation an Start und Ziel sowie weitere Stationen entlang der Strecke. Bei längeren Läufen sollte der Abstand zwischen den Stationen ungefähr 2 bis 3 Kilometern betragen.
Wann sollten Startnummern und Medaillen vorbereitet werden?: Sortiere Startnummern, Startnummernbänder und Medaillen spätestens am Vortag. So bleiben am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten für Nachmeldungen, fehlendes Material und die Kontrolle der Ausgabestische.
Wie viele Helfer braucht man für einen Flughafenlauf?: Rechne pro Wasserstation, Streckenabschnitt und Ausgabepunkt mit mindestens 2 Helfern. Zusätzlich brauchst du eigene Verantwortliche für Erste Hilfe, Zeitmessung, Kommunikation und Gepäck; erstelle die Einteilung spätestens 7 Tage vorher.

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