Checklist voor een luchthaven open dag organiseren

Een luchthaven open dag vraagt om meer dan een programma en een paar informatieborden. Je coördineert publieksstromen, vliegdemonstraties, rondleidingen, parkeren en veiligheid op één terrein. Begin met datum, programma en vergunningen en werk daarna toe naar routes, leveranciers en publiekscommunicatie. In de laatste week controleer je de weersverwachting, druk je plattegronden en deel je vrijwilligers in. Zo voorkom je dat bezoekers op de dag zelf geen parkeerplek, route of aanspreekpunt kunnen vinden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Vliegdemonstraties bevestigen
2 personen
Vergunningen controleren
2 personen
Veiligheidsplan opstellen
3 personen
Nooduitgangen vastleggen
2 personen
Publieksroutes uitzetten
3 personen
Parkeerindeling bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Persuitnodigingen versturen
2 personen
Leveranciers bevestigen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Parkeerborden voorbereiden
2 personen
Plattegronden afdrukken
2 personen
Naambadges maken
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Rondleidingen indelen
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Materiaal reserveren
2 personen
Bewegwijzering maken
3 personen
Presentaties verzamelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Terrein controleren
3 personen
Veiligheidsbriefing geven
4 personen
Parkeerterrein inrichten
5 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Publiekshekken plaatsen
5 personen
Bewegwijzering plaatsen
4 personen
Registratiebalie inrichten
3 personen
Infostands inrichten
6 personen
Expositie afzetten
4 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Verlichting aansluiten
3 personen
Cateringbuffet klaarzetten
5 personen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Rondleidingsmaterialen klaarleggen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen

Event

Registratiebalie bemannen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Programma uitdelen
2 personen
Parkeerbegeleiding verzorgen
5 personen
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Vliegprogramma aankondigen
2 personen
Publiekszones bewaken
6 personen
Infostands bemannen
8 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
Verlichting inschakelen
2 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Laatste bezoekers informeren
3 personen
Publiek veilig uitgeleiden
5 personen

Nazorg

Catering afsluiten
3 personen
Materialen verzamelen
5 personen
Tafels en stoelen afbouwen
5 personen
Partytenten afbouwen
6 personen
Bewegwijzering verwijderen
4 personen
Publiekshekken verwijderen
5 personen
Afval verzamelen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Servies en apparatuur reinigen
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
3 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Bezoekersvragen beantwoorden
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 120
Biertafelsaantal 10
Afzetpalenaantal 30
Touwafzettingaantal 12
Barkrukkenaantal 12

Apparatuur

Mobiele geluidssetaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Presentatieschermenaantal 3
Laptopsaantal 4
Portofoonsaantal 12
Powerbanksaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 10
Koelboxenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Lamineerapparaat

Verlichting

Led-lichtslingersaantal 8
Led-bouwlampenaantal 6
Zaklampenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Luchthavenpostersaantal 20
Infobordenaantal 18
Programmastandaardsaantal 8
Tafelkledenaantal 18
Badgehoudersaantal 100
Naambadgesaantal 100
Pennenaantal 40

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 20
Serveerschalenaantal 24
Thermoskannenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Koelelementenaantal 40
Voedselbakkenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 14
Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Papieren handdoekdispensersaantal 6
Desinfectiepalenaantal 8

Veiligheid

Veiligheidshesjesaantal 25
Verkeerskegelsaantal 40
Afzetlintaantal 10
EHBO-koffersaantal 3
Gehoorbeschermingaantal 100
Zaklampen met signaalkegelaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk enkele weken vooraf de publieksroutes, nooduitgangen en parkeerindeling vast. Markeer kruisingen en afgesloten zones met afzetpalen, touwafzetting en duidelijke parkeerborden.
Bevestig vliegdemonstraties en verzamel presentaties niet pas op de ochtend zelf. Test de mobiele geluidsset, draadloze microfoons, presentatieschermen en laptops vooraf op de plekken waar ze worden gebruikt.
Maak vrijwilligersindelingen per tijdsblok en geef teams portofoons. Plan aparte mensen voor ontvangst, rondleidingen, parkeerbegeleiding en publieksvragen, zodat niet één persoon alle bezoekersstromen moet opvangen.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht voordat je catering bestelt. Houd koffie, water en andere dranken gekoeld of klaar met koelboxen, koffiezetapparaten en waterkokers; controleer de voorraad opnieuw op de ochtend zelf.
Bereid bewegwijzering, programmastandaards, infoborden, plattegronden en naambadges minstens één dag eerder voor. Neem extra pennen, badgehouders, powerbanks, verlengkabels en zaklampen mee voor wijzigingen, lege accu’s en slecht verlichte plekken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een luchthaven open dag organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, vliegdemonstraties en vergunningen. Reserveer daarna materiaal, leveranciers en catering; de laatste week gebruik je voor routes, badges, plattegronden en vrijwilligersbriefing.
Welke vergunningen heb ik nodig voor een luchthaven open dag?: Dat hangt af van het terrein, het verwachte bezoekersaantal en de vliegactiviteiten. Controleer uiterlijk 8 weken vooraf welke vergunningen, meldingen en veiligheidsafspraken nodig zijn en leg de bevestigingen vast in het veiligheidsplan.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een luchthaven open dag?: Maak minimaal 4 functies: ontvangst, parkeren, rondleidingen en publieksbegeleiding. Deel per functie voldoende mensen in voor alle openingsuren en zorg daarnaast voor minstens 2 reservevrijwilligers voor pauzes of uitval.
Wanneer controleer ik het weer voor een luchthaven open dag?: Controleer de weersverwachting 7 dagen vooraf, opnieuw 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend van het evenement. Gebruik die momenten om tenten, verlichting, demonstraties, publieksroutes en de opslag van dranken of materialen bij te sturen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.