Checklist pour organiser une journée portes ouvertes à l’aéroport

Une journée portes ouvertes à l’aéroport demande une coordination précise entre les démonstrations, l’accueil du public et les contraintes de sécurité. Commencez par fixer la date, le programme et les autorisations, puis construisez les itinéraires, le stationnement et le plan de secours. Les inscriptions permettent d’estimer les repas, les visites guidées et le nombre de bénévoles. Prévoyez aussi les supports d’information, les badges, la sonorisation et un contrôle météo avant l’installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmer les démonstrations de vol
2 personnes
Vérifier les autorisations
2 personnes
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
Repérer les sorties de secours
2 personnes
Mettre en place les itinéraires du public
3 personnes
Définir l’organisation du stationnement
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations presse
2 personnes
Confirmer les fournisseurs
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Préparer les panneaux de stationnement
2 personnes
Imprimer les plans
2 personnes
Créer les badges nominatifs
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Répartir les visites guidées
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Réserver le matériel
2 personnes
Créer la signalisation
3 personnes
Rassembler les présentations
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Stocker les boissons au frais
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Contrôler le site
3 personnes
Donner le briefing de sécurité
4 personnes
Aménager le parking
5 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer des barrières de foule
5 personnes
Installer la signalisation
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
3 personnes
Aménager les stands d'information
6 personnes
Balisage de l’exposition
4 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Brancher l’éclairage
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
5 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer le matériel de visite guidée
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Assurer la circulation du parking
5 personnes
Accompagner les visites guidées
4 personnes
Annoncer le programme de vol
2 personnes
Surveiller les zones du public
6 personnes
Tenir les stands d'information
8 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Allumer l’éclairage
2 personnes
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Informer les derniers visiteurs
3 personnes
Évacuer le public en toute sécurité
5 personnes

Suivi

Clôturer le catering
3 personnes
Rassembler le matériel
5 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes de réception
6 personnes
Retirer la signalétique
4 personnes
Retirer les barrières de foule
5 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer la vaisselle et l’équipement
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Retourner les matériels de location
3 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 18
Chaises pliantesqté 120
Tables de bièreqté 10
Poteaux de balisageqté 30
Barrières à cordeqté 12
Tabourets de barqté 12

Équipement

Système de sonorisation mobileqté 2
Microphones sans filqté 4
Écrans de présentationqté 3
Ordinateurs portablesqté 4
Talkies-walkiesqté 12
Batteries externesqté 8
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 10
Glacièresqté 8
Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 3
Laminatrice

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs LED de chantierqté 6
Lampes de pocheqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Affiches d'aéroportqté 20
Panneaux d’informationqté 18
Pupitres de programmeqté 8
Nappesqté 18
Porte-badgesqté 100
Badges nominatifsqté 100
Stylosqté 40

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 120
Louchesqté 20
Plateaux de serviceqté 24
Thermosqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Pains de glaceqté 40
Bacs alimentairesqté 20
Pinces de serviceqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 14
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de serviettes en papierqté 6
Poteaux de désinfectionqté 8

Sécurité

Gilets de sécuritéqté 25
Cônes de signalisationqté 40
Ruban de balisageqté 10
Trousses de premiers secoursqté 3
Protection auditiveqté 100
Lampes de poche avec cône de signalisationqté 6

Catering

Courses

Conseils

Confirmez les autorisations et les démonstrations de vol plusieurs semaines avant l’événement. Sans validation formelle, le programme et les invitations peuvent devoir être modifiés au dernier moment.
Séparez clairement les flux dès l’arrivée : parking, entrée, visites guidées, zones de démonstration et sorties de secours. Imprimez les plans et installez les panneaux avant l’ouverture au public.
Traitez les inscriptions au fur et à mesure et relevez les besoins alimentaires au moins 7 jours avant. Vous pourrez ainsi ajuster le catering, les tables et le nombre de bénévoles.
Répartissez les bénévoles par zone et par créneau, avec des talkies-walkies pour les responsables. Prévoyez au minimum une personne à l’accueil, au parking et à chaque départ de visite.
Testez la sonorisation, les microphones, les écrans et les ordinateurs la veille, puis rechargez les batteries externes. Stockez les boissons au frais et gardez les rallonges, multiprises et lampes de poche accessibles.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une journée portes ouvertes à l’aéroport ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les démonstrations de vol, le plan de sécurité et les fournisseurs doivent être confirmés avant l’envoi des invitations.
Quand ouvrir les inscriptions pour une journée portes ouvertes à l’aéroport ?: Ouvrez le formulaire 4 à 6 semaines avant l’événement. Fermez-le ou faites un point sur les inscrits 7 jours avant afin de confirmer le catering, les besoins alimentaires et les visites guidées.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévoyez au moins un bénévole par point d’accueil ou zone active, plus un responsable de coordination par équipe. Pour 100 visiteurs simultanés, comptez généralement 8 à 12 bénévoles selon le nombre de visites et de démonstrations.
Quand préparer le parking et la signalisation ?: Définissez les itinéraires et l’organisation du stationnement au moins 3 semaines avant. Préparez les panneaux, barrières et plans la veille, puis vérifiez leur visibilité 2 heures avant l’arrivée du public.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.