Zo organiseer je een lokale kerstmarkt

Een lokale kerstmarkt organiseren begint niet met decoratie, maar met datum, locatie en toestemming. Leg daarna kramen, stroompunten en deelnemers vast, zodat je plattegrond en vrijwilligersindeling op tijd klaar zijn. In de laatste weken draait alles om bevestigingen, promotie, voorraad en een praktische opbouw. Dit plan helpt je de volgorde aan te houden en voorkomt problemen met stroom, betalingen, slecht weer en vergeten informatie voor standhouders.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Verzekering controleren
4
Kramen reserveren
5
Stroompunten vastleggen
6
Deelnemers uitnodigen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Kraamindeling vastleggen
2 personen
10
Plattegrond maken
11
Leveranciers bevestigen
12
Muziekrechten controleren
13
Promotietekst schrijven
14
Posters verspreiden
3 personen
15
Uitnodigingen versturen
16
Socialmediabericht plaatsen
17
Standhouders informeren
18
Naamkaartjes maken
19
Vrijwilligersindeling maken
20
Weersverwachting controleren
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Materialen ophalen
3 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Voorraad sorteren
2 personen
25
Kassalade voorbereiden
2 personen
26
Contant geld wisselen
27
Terrein afzetten
3 personen
28
Kramen uitladen
4 personen
29
Partytenten opbouwen
6 personen
30
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
31
Stroom aansluiten
2 personen
32
Verlichting ophangen
3 personen
33
Kerstdecoratie ophangen
3 personen
34
Route- en veiligheidsborden plaatsen
2 personen
35
Kraamtafels aankleden
4 personen
36
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
37
Warme dranken voorbereiden
3 personen
38
Hapjes voorbereiden
4 personen
39
Afvalpunten inrichten
2 personen
40
Toiletten controleren
2 personen
41
Standhouders ontvangen
3 personen
42
Laatste veiligheidsronde lopen
2 personen

Event

43
Bezoekers verwelkomen
3 personen
44
Kassa bemannen
2 personen
45
Warme dranken serveren
3 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Eetkraamvoorraad aanvullen
2 personen
49
Tafels schoonhouden
2 personen
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Licht en stroom controleren
52
Bezoekersstromen controleren
2 personen
53
Muziek afspelen
54
Standhouders ondersteunen
2 personen
55
Laatste bestellingen verwerken
3 personen
56
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

57
Kassa afsluiten
2 personen
58
Voedsel veilig opbergen
2 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Kramen leegmaken
4 personen
61
Decoratie verwijderen
3 personen
62
Tenten en tafels afbreken
6 personen
63
Afval verzamelen
3 personen
64
Terrein schoonmaken
4 personen
65
Materialen terugbrengen
3 personen
66
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
67
Overgebleven voorraad tellen
2 personen
68
Afval afvoeren
2 personen
69
Geleende spullen retourneren
2 personen
70
Facturen en bonnetjes verzamelen
71
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 18
Kledingrekkenaantal 8
Opbergkrattenaantal 20

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Ledlampenaantal 20
Buitenlampenaantal 6
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 20

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 20
Kerstkransenaantal 6
Kerststerrenaantal 12
Tafeldecoratieaantal 18
Houten wegwijzersaantal 8
Naamkaartjesaantal 30

Apparatuur

Pinapparatenaantal 2
Kassaladesaantal 2
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoon
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudketelsaantal 3
Soepketelsaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Luidsprekerstandaardsaantal 2
Steekwagensaantal 2
Gereedschapskistenaantal 2
Hameraantal 2
Kabelbindersaantal 100
Haringenaantal 40
Spanbandenaantal 12
Zaklampenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Traysaantal 12
Warmtebestendige handschoenenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 100
Soepkommenaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Suikerkommenaantal 6
Melkkannenaantal 6

Schoonmaak

Afwasteilaantal 3
Emmersaantal 6
Sponzenaantal 12
Schoonmaakdoekenaantal 24
Bezemaantal 4
Vuilnisbakkenaantal 12
Handvegersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en verzekering. Controleer ook meteen of muziek en versterkt geluid rechten of aanvullende toestemming vereisen.
Reserveer kramen en stroompunten voordat je de kraamindeling maakt. Noteer per standhouder hoeveel ruimte en stroom nodig is en verwerk dat direct in de plattegrond.
Sluit aanmeldingen uiterlijk 3 weken voor de markt. Verzamel dan ook dieetwensen, contactgegevens en praktische informatie, zodat naamkaartjes en standhouderinstructies niet op het laatste moment ontstaan.
Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk 10 dagen vooraf met blokken van 2 tot 3 uur. Wijs aparte mensen aan voor ontvangst, kassa, stroomcontrole, opbouw en afsluiting.
Controleer het weer 48 uur en opnieuw 6 uur vooraf. Zet partytenten, kabelgoten, buitenlampen en verlengkabels klaar en regel een plan voor wind, regen en gladde ondergrond.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een lokale kerstmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Vergunningen, verzekering, deelnemers en leveranciers vragen vaak meer tijd dan verwacht; houd de laatste 2 weken vrij voor bevestigingen en praktische voorbereiding.
Hoeveel kramen heb je nodig voor een lokale kerstmarkt?: Dat hangt af van het terrein en het aantal deelnemers, maar leg de kraamindeling vast zodra de aanmeldingen sluiten, uiterlijk 3 weken vooraf. Houd looppaden, een entree, stroomroutes en ruimte voor vrijwilligers vrij voordat je het maximale aantal kramen bepaalt.
Wanneer moet je de kerstmarkt promoten?: Start ongeveer 4 weken vooraf met posters, uitnodigingen en socialmediaberichten. Plaats een herinnering 7 dagen vooraf en nog één bericht 1 tot 2 dagen voor de markt met tijd, locatie en praktische informatie.
Hoe regel je stroom op een kerstmarkt buiten?: Leg stroompunten vast voordat je lichtsnoeren, speakers en apparatuur indeelt, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Maak per stroompunt een overzicht van stekkerdozen en verlengkabels en bescherm kabels met kabelgoten om struikelgevaar te voorkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.