Checklist voor een goed georganiseerde ligfietstocht
Een ligfietstocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzetten. Je regelt een veilige start- en finishplek, controleert meldingen en vergunningen en zorgt dat deelnemers onderweg hulp krijgen bij pech. Begin met datum, route en deelnemerslimiet en werk daarna toe naar begeleiding, communicatie en materiaal. Deze checklist bevat 74 taken en 65 spullen, van routeborden en startnummers tot fietspompen, reservebinnenbanden en bidonkratten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Route en datum vastleggen
2 personen
Start- en finishlocatie reserveren
Vergunningen en meldingen controleren
Route digitaal uitwerken
2 personen
Route fysiek voorrijden
2 personen
Gevaarlijke punten markeren
2 personen
Deelnemerslimiet bepalen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Routebegeleiders indelen
2 personen
Verkeersregels communiceren
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst bijwerken
Routebestanden versturen
Catering bestellen
Materiaalinventaris controleren
2 personen
Fietspompen testen
Gereedschap controleren
EHBO-materiaal controleren
Routeborden voorbereiden
2 personen
Startnummers voorbereiden
2 personen
Deelnemersinformatie printen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materiaal naar locatie brengen
3 personen
Route opnieuw controleren
2 personen
Start- en finishterrein afzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Routeborden plaatsen
4 personen
Pauzepunt inrichten
3 personen
EHBO- en reparatiepunt inrichten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Fietsen technisch controleren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Welkomstbriefing geven
Groep laten vertrekken
3 personen
Achterrijder positioneren
Routecontrole uitvoeren
2 personen
Pauzepunt bemannen
3 personen
Water en fruit uitdelen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Reparaties ondersteunen
2 personen
Achterblijvers begeleiden
2 personen
Finishers registreren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Warme maaltijd uitserveren
4 personen
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
Routeborden ophalen
4 personen
Bedankwoord uitspreken
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Materiaal schoonmaken
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Routebestanden archiveren
Gevonden voorwerpen registreren
Deelnemersbedankje versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 24
- Biertafelsaantal 4
- Kledingrekkenaantal 2
- Opbergkrattenaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Koffiekopjesaantal 70
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Serveerschalenaantal 10
- Schenkkanenaantal 6
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Mobiele telefoonsaantal 4
- Powerbanksaantal 4
Sportmateriaal
- Fietspompenaantal 4
- Multitools voor fietsenaantal 4
- Bandenlichtersaantal 8
- Reserve binnenbandenaantal 12
- Fietspleistersaantal 6
- Minipompenaantal 4
- Spanbandenaantal 8
- Reserve fietslampenaantal 8
- Reflecterende hesjesaantal 12
- Routekaarthoudersaantal 6
- Bidonkrattenaantal 4
- Startnummersaantal 70
- Polsbandjesaantal 70
- Routepijlenaantal 80
- Afzetlintaantal 6
- Verkeerskegelsaantal 20
- Routebordenaantal 20
- Krijtstiftenaantal 6
- Klembordenaantal 4
- Pennenaantal 20
- Routekaartenaantal 70
- Start- en finishvlaggenaantal 4
- Verkeersspiegelsaantal 2
- Parcourslintaantal 4
- EHBO-koffersaantal 2
- Reddingsdekensaantal 8
- Wegwerphandschoenenaantal 2
- Zaklampenaantal 6
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Batterijlantaarnsaantal 6
Decoratie
- Welkomstbord
- Pijlborden start en finishaantal 4
- Tafelkledenaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Emmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Vuilnisgrijpersaantal 3
Keuken
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesseaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 8
- Dienbladenaantal 6
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudbakkenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Rijd de route uiterlijk twee tot drie weken vooraf volledig voor. Noteer kruisingen, smalle doorgangen, slecht wegdek en andere gevaarlijke punten; die informatie heb je nodig voor routebegeleiders en de deelnemersbrief.
- Leg de deelnemerslimiet vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo kun je het aantal routebegeleiders, startnummers, cateringporties en bidonkratten afstemmen op het werkelijke aantal deelnemers.
- Controleer vergunningen en meldingen minimaal zes weken voor de tocht bij de betrokken gemeente of wegbeheerder. Een route over meerdere gemeenten kan per deeltraject andere regels hebben.
- Test fietspompen, multitools, bandenlichters en reserve binnenbanden minstens één week vooraf. Leg het reparatiemateriaal verdeeld over de begeleiding en neem voor elk bereikbaar deel van de route een mobiele telefoon of powerbank mee.
- Stuur routebestanden en verkeersregels uiterlijk drie dagen voor de start. Vermeld ook de verzameltijd, noodprocedure en contactpersoon; zo hoef je op de ochtend zelf niet alle uitleg opnieuw te geven.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een ligfietstocht organiseren?
- Begin ongeveer acht tot tien weken vooraf met datum, route, start- en finishlocatie en vergunningen. Plan het voorrijden van de route twee tot drie weken voor de tocht en rond materiaal en deelnemersinformatie in de laatste week af.
- Hoeveel routebegeleiders heb ik nodig voor een ligfietstocht?
- Dat hangt af van het aantal kruisingen en gevaarlijke punten, niet alleen van het aantal deelnemers. Maak na het voorrijden een post per onoverzichtelijke of drukke passage en plan daarnaast minstens één mobiele begeleider voor pech of achterblijvers.
- Wat neem je mee voor pech onderweg tijdens een ligfietstocht?
- Neem per begeleidingsgroep minimaal een fietspomp, multitool, bandenlichters, fietspleisters en reserve binnenbanden mee. Voeg minipompen en reserve fietslampen toe wanneer delen van de route bij weinig licht of over langere afstand worden gereden.
- Wanneer controleer ik het weer voor een ligfietstocht?
- Controleer de verwachting zeven dagen vooraf voor een eerste inschatting en opnieuw 48 en 24 uur voor de start. Gebruik die laatste controle om kledingadvies, drinkvoorziening, startlocatie en een eventuele aanpassing van de route te bepalen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!