Checklist pour organiser une balade en vélo allongé

Une balade en vélo allongé demande plus qu’un itinéraire et quelques vélos prêts à partir. Il faut fixer le parcours, encadrer les inscriptions, prévoir les autorisations et organiser l’accueil au départ comme à l’arrivée. Cette checklist rassemble les étapes à suivre, du repérage du trajet au contrôle du matériel le jour J. Elle vous aide aussi à ne pas oublier les contacts d’urgence, les accompagnateurs et les solutions en cas de crevaison ou de météo défavorable.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer l'itinéraire et la date
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Vérifier les autorisations et les déclarations
Mettre en forme l’itinéraire numériquement
2 personnes
Reconnaître physiquement le parcours
2 personnes
Signaler les zones dangereuses
2 personnes
Définir la limite de participants
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les contacts d'urgence
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les accompagnateurs de parcours
2 personnes
Communiquer les règles de circulation
Vérifier les prévisions météo
Mettre à jour la liste des participants
Envoyer les fichiers d'itinéraire
Commander le catering
Vérifier l'inventaire du matériel
2 personnes
Tester les pompes à vélo
Vérifier les outils
Vérifier le matériel de premiers secours
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Imprimer les informations des participants
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Revérifier l'itinéraire
2 personnes
Balisage du départ et de l'arrivée
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
Aménager le point de pause
3 personnes
Installer le point de premiers secours et de réparation
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Vérifier techniquement les vélos
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Donner le briefing de bienvenue
Faire partir le groupe
3 personnes
Positionner le suiveur
Effectuer un contrôle du parcours
2 personnes
Assurer le point de pause
3 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Soutenir les réparations
2 personnes
Encadrer les retardataires
2 personnes
Enregistrer les arrivants
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le repas chaud
4 personnes
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
Récupérer les panneaux indicateurs
4 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Archiver les fichiers du parcours
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 24
Tables de bièreqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Caisses de rangementqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 70
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 10
Carafesqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Téléphones portablesqté 4
Batteries externesqté 4

Matériel de sport

Pompes à véloqté 4
Outils multifonctions pour vélosqté 4
Démonte-pneusqté 8
Chambres à air de rechangeqté 12
Pansements pour véloqté 6
Mini-pompesqté 4
Sangles d'arrimageqté 8
Lampes de vélo de rechangeqté 8
Gilets réfléchissantsqté 12
Supports de cartes de parcoursqté 6
Caisses de bidonsqté 4
Numéros de départqté 70
Braceletsqté 70
Flèches de directionqté 80
Ruban de balisageqté 6
Cônes de signalisationqté 20
Panneaux de directionqté 20
Marqueurs craieqté 6
Presse-papiersqté 4
Stylosqté 20
Cartes d'itinéraireqté 70
Drapeaux de départ et d’arrivéeqté 4
Miroirs de circulationqté 2
Ruban de parcoursqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 8
Gants jetablesqté 2
Lampes de pocheqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Panneau d’accueil
Panneaux de départ et d’arrivéeqté 4
Nappesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 3

Cuisine

Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Salon des chefsqté 4
Couteaux à painqté 4
Louchesqté 8
Plateauxqté 6
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Catering

Courses

Conseils

Repérez le parcours à vélo avant de l’ouvrir aux inscriptions. Notez les zones dangereuses, les passages étroits et les endroits où le groupe peut s’arrêter sans gêner la circulation.
Fixez une limite de participants avant de créer le formulaire d’inscription. Elle doit correspondre au nombre d’accompagnateurs disponibles et à votre capacité à gérer un incident sur le parcours.
Demandez les contacts d’urgence et les besoins alimentaires dès l’inscription. Ces informations sont souvent oubliées lorsque la liste des participants est finalisée la veille.
Testez les pompes, les mini-pompes et les outils multifonctions plusieurs jours avant la balade. Vérifiez aussi les chambres à air de rechange, les démonte-pneus et les lampes de vélo.
Préparez les fichiers d’itinéraire, les dossards et les panneaux de direction avant le jour J. Gardez les téléphones chargés avec des batteries externes et répartissez les accompagnateurs sur les zones sensibles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une balade en vélo allongé ?: Prévoyez au moins 4 semaines pour fixer le parcours, réserver les lieux de départ et d’arrivée, vérifier les autorisations et recruter les bénévoles. Gardez les 3 à 5 derniers jours pour la météo, les inscriptions et le contrôle du matériel.
Quand faut-il reconnaître le parcours d’une balade en vélo allongé ?: Faites une première reconnaissance au moins 3 semaines avant la date prévue, puis vérifiez les éventuelles modifications une semaine avant. Contrôlez notamment les zones dangereuses, les travaux et les points d’arrêt.
Que faut-il demander dans le formulaire d’inscription ?: Demandez le nom, les coordonnées, un contact d’urgence et les besoins alimentaires de chaque participant. Fermez ou mettez à jour les inscriptions au plus tard 3 jours avant la balade pour transmettre un effectif fiable.
Quel matériel prévoir pour une crevaison pendant la balade ?: Prévoyez plusieurs pompes, des outils multifonctions, des démonte-pneus et des chambres à air de rechange. Répartissez ce matériel entre les accompagnateurs plutôt que de le laisser uniquement au départ.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.