Liedjesavond organiseren: checklist en planning

Een liedjesavond draait pas soepel als programma, techniek en teksten tegelijk klaarstaan. Begin met de aanmeldingen en dieetwensen, bevestig daarna de optredens en verzamel alle liedjes en teksten. Plan vervolgens de reserveringen, boodschappen en opbouw van de ruimte. Op de dag zelf test je de geluidsinstallatie, microfoons, presentatielaptop en beamer voordat gasten binnenkomen. Met deze checklist houd je ook de kleine zaken bij die vaak te laat worden geregeld, zoals koele dranken, een vrije podiumruimte en uitgedeelde liedteksten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma samenstellen
2 personen
Optredens bevestigen
Liedjes en teksten verzamelen
2 personen
Liedteksten afdrukken
2 personen
Reserveringen maken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Apparatuur testen
2 personen
Presentatielaptop voorbereiden
Locatie controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Garderobe inrichten
Podiumruimte vrijmaken
2 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Licht en decor ophangen
3 personen
Buffet en bar klaarzetten
3 personen
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Liedteksten uitdelen
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Optredens begeleiden
2 personen
Muziek en teksten bedienen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee verzorgen
2 personen
Pauze aankondigen
Laatste lied aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Garderoberekkenaantal 2
Barkrukkenaantal 4

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Audiomixer
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Presentatielaptop
Beamer
Beamerdoek
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Ledspotsaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4

Servies

Drinkglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Opscheplepelsaantal 6
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Afwasteilaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 12
Aankondigingsbord
Teksthoezenaantal 60

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Stationery

Naamstickersaantal 70
Pennenaantal 20
Plakbandaantal 4
Schaaraantal 3

Tips

Verzamel liedjes en teksten uiterlijk 7 dagen vooraf. Zo heb je tijd om ontbrekende bijdragen na te vragen en de liedteksten af te drukken.
Bevestig optredens en maak het programma minimaal 5 dagen vooraf. Zet per optreden de volgorde en benodigde microfoons of begeleiding erbij.
Test geluidsinstallatie, microfoons, audiomixer, presentatielaptop en beamer 2 tot 3 uur voor aanvang. Controleer ook verlengkabels en stekkerdozen voordat je de techniek definitief opbouwt.
Maak de podiumruimte minstens 90 minuten voor de start vrij en plaats tafels, stoelen en garderoberekken daarna. Houd een vrije looproute naar podium, buffet en bar.
Koel dranken ten minste 4 uur vooraf en zet hapjes, glazen, servies en liedteksten pas klaar nadat de tafels zijn ingericht. Leg extra teksthoezen of afdrukken apart voor gasten die later aansluiten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een liedjesavond organiseren?: Begin minimaal 3 weken vooraf met uitnodigingen en aanmeldingen. Plan de optredens, verzamel liedteksten en regel reserveringen uiterlijk 5 tot 7 dagen voor de avond.
Wanneer moet ik de techniek voor een liedjesavond testen?: Test speakers, audiomixer, microfoons, laptop en beamer 2 tot 3 uur voor aanvang. Laat daarna nog minimaal 30 minuten over om kabels, licht en eventuele storingen op te lossen.
Hoeveel liedteksten moet ik afdrukken voor een liedjesavond?: Druk voor elke aangemelde gast één exemplaar af en maak 5 tot 10 extra exemplaren. Zo vang je late aanmeldingen, beschadigde teksten en vergeten uitdraaien op.
Wanneer moet ik drank en hapjes klaarzetten voor een liedjesavond?: Koel de dranken minimaal 4 uur vooraf. Zet hapjes, glazen en servies ongeveer 45 tot 60 minuten voor de start klaar, zodat ze niet onnodig lang blijven staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.