Zo organiseer je een spelletjesmiddag zonder chaos

Begin niet met hapjes of versiering, maar met het aantal deelnemers en de beschikbare ruimte. Daaruit volgt hoeveel tafels, stoelen en spellen je nodig hebt en hoe je de groepen indeelt. Plan daarna het programma, verzamel dieetwensen en controleer uiterlijk een week vooraf of je spelvoorraad compleet is. Op de dag zelf draait alles om een korte ontvangst, duidelijke spelregels en materiaal dat per tafel al klaarligt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Locatie reserveren
5
Spellenprogramma maken
2 personen
6
Spellenvoorraad controleren
2 personen
7
Spellen lenen
2 personen
8
Vrijwilligers indelen
9
Boodschappenlijst maken
2 personen
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Scoreformulieren printen
12
Naamkaartjes maken
2 personen
13
Spellen per tafel verdelen
2 personen
14
Dranken koud zetten
2 personen
15
Hapjes voorbereiden
3 personen
16
Wrapbuffet voorbereiden
3 personen
17
Tafels opstellen
4 personen
18
Stoelen neerzetten
3 personen
19
Spellen klaarzetten
4 personen
20
Versiering ophangen
2 personen
21
Buffet inrichten
3 personen
22
Registratietafel klaarzetten
2 personen

Event

23
Deelnemers ontvangen
3 personen
24
Spelregels uitleggen
2 personen
25
Spelrondes begeleiden
6 personen
26
Scoreformulieren innemen
2 personen
27
Dranken bijvullen
2 personen
28
Hapjes serveren
3 personen
29
Wrapbuffet serveren
4 personen
30
Dieetmaaltijden controleren
2 personen
31
Finalespel begeleiden
3 personen
32
Winnaars bekendmaken
2 personen
33
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

34
Spellen sorteren
3 personen
35
Servies afwassen
3 personen
36
Afval verzamelen
2 personen
37
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
38
Locatie schoonmaken
4 personen
39
Spellen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 45
Buffettafelaantal 2
Kapstok

Spelmateriaal

Bordspellenaantal 20
Kaartspellenaantal 8
Dobbelstenenaantal 30
Spelklokkenaantal 8
Pionnen en fichesaantal 10
Scorebordaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Drinkglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 45
Besteksetsaantal 50
Serveertraysaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Soeplepelsaantal 3
Flesopenersaantal 2

Koeling

Koelboxenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Slingersaantal 6
Naamkaartjesaantal 50

Stationery

Stiftenaantal 2
Pennenaantal 30
Scoreformulierenaantal 60

Apparatuur

Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Verlichting

Batterijlampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen uiterlijk drie weken vooraf en verwerk aanmeldingen doorlopend. Vraag meteen naar dieetwensen, zodat je niet op de dag zelf nog een alternatief voor het wrapbuffet moet regelen.
Maak het spellenprogramma met rondes van 30 tot 45 minuten en plan 10 minuten wisseltijd. Kies per tafel één hoofdspel en leg reservekaarten, dobbelstenen en pionnen klaar.
Controleer de spellenvoorraad zeven dagen vooraf en leen ontbrekende spellen uiterlijk drie dagen voor de middag. Test spelklokken en controleer of elk spel alle benodigde fiches en speelstukken bevat.
Zet tafels zo neer dat deelnemers kunnen opstaan zonder andere rondes te storen. Leg scoreformulieren, pennen, naamkaartjes en spelmateriaal per tafel klaar voordat de eerste deelnemer binnenkomt.
Plan minstens één vrijwilliger per twee tot drie tafels voor uitleg en begeleiding. Zet de registratietafel bij de ingang en houd drank, hapjes en het buffet buiten de looproute naar de spellen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een spelletjesmiddag?: Reken voor een programma met drie spelrondes op ongeveer 3,5 tot 4 uur. Plan per ronde 30 tot 45 minuten en reserveer 10 minuten voor wisselen, uitleg of het bijwerken van scores.
Hoeveel spellen heb ik nodig voor een spelletjesmiddag?: Zorg voor minstens één spel per tafel en twee reserves voor het geval een spel niet aanslaat of een groep sneller klaar is. Bij zes tafels heb je dus minimaal acht speelbare spellen nodig.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een spelletjesmiddag versturen?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer drie weken vooraf en sluit de aanmeldingen uiterlijk vijf dagen voor de activiteit. Dan heb je nog tijd om tafels, spellen, hapjes en vrijwilligers op het definitieve aantal af te stemmen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig bij een spelletjesmiddag?: Plan één begeleider per twee tot drie tafels en daarnaast één persoon voor ontvangst en buffet. Voor zes tafels kom je daarmee uit op minimaal drie tafelbegeleiders en één coördinator.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.