Liederabend organisieren: die komplette Checkliste
Ein Liederabend steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Die Mitwirkenden müssen rechtzeitig zusagen, Lieder und Texte zusammenpassen und die Technik vor Beginn funktionieren. Plane die organisatorischen Schritte nicht erst für den Veranstaltungstag. Besonders Ausdrucke, Sitzordnung, Garderobe und Getränke werden schnell knapp oder bleiben bis zur letzten Stunde liegen. Mit dieser Checkliste arbeitest du die Vorbereitung in der richtigen Reihenfolge durch und hast am Abend selbst nur noch kurze Kontrollen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Auftritte bestätigen
Lieder und Texte sammeln
2 Personen
Liedtexte ausdrucken
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Geräte testen
2 Personen
Präsentations-Laptop vorbereiten
Ort überprüfen
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Garderobe einrichten
Bühnenbereich freiräumen
2 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Licht und Dekoration aufhängen
3 Personen
Buffet und Bar vorbereiten
3 Personen
Geschirr und Gläser bereitstellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Liedtexte verteilen
2 Personen
Soundcheck durchführen
3 Personen
Event
Gäste empfangen
3 Personen
Programm vorstellen
Auftritte betreuen
2 Personen
Musik und Texte bedienen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Pause ankündigen
Letztes Lied ankündigen
Gäste verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
Geschirr sammeln
3 Personen
Beschallungsanlage abbauen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- GarderobenständerAnz. 2
- BarhockerAnz. 4
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Audiomischpult
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- Präsentationslaptop
- Beamer
- Projektorleinwand
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 4
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Geschirr
- TrinkgläserAnz. 70
- WeingläserAnz. 50
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 70
- BestecksetsAnz. 70
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 6
- SchälchenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 6
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- ServierzangenAnz. 6
- SpülwanneAnz. 2
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- TischdekorationAnz. 12
- Ankündigungstafel
- TexthüllenAnz. 60
Catering
- Einkäufe
Reinigung
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Schreibwaren
- NamensaufkleberAnz. 70
- StifteAnz. 20
- KlebebandAnz. 4
- SchereAnz. 3
Tipps
- Verschicke die Einladungen früh genug, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens 7 bis 10 Tage vor dem Liederabend auswerten kannst. Erst dann lassen sich Snacks, Sitzplätze und Geschirr realistisch planen.
- Bestätige alle Auftritte und stelle das Programm mindestens 5 Tage vorher zusammen. Sammle Lieder und Texte in einer gemeinsamen Reihenfolge und drucke pro Gast ein Exemplar – plus etwa 10 zusätzliche Kopien.
- Teste Beschallungsanlage, Funkmikrofone, Präsentationslaptop und Beamer spätestens am Vortag mit den tatsächlich verwendeten Kabeln. Plane dafür 30 bis 45 Minuten ein, statt technische Probleme erst beim Einlass zu bemerken.
- Kühle Getränke mehrere Stunden vor dem Beginn und stelle Wasser sichtbar bereit. Für das erste Veranstaltungsstunde kannst du ungefähr 2 bis 3 Getränke pro Person einplanen; Kaffee und Tee kommen zusätzlich dazu.
- Richte den Raum spätestens 2 Stunden vorher ein: Tische und Stühle aufstellen, Garderobe vorbereiten, Bühnenbereich freiräumen sowie Buffet, Bar, Gläser und Liedtexte an ihre festen Plätze legen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man zu einem Liederabend einladen?
- Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vorher. Bitte um Rückmeldung spätestens 7 bis 10 Tage vor dem Termin, damit du Programm, Bewirtung und Sitzplätze anpassen kannst.
- Wie viele Liedtexte brauche ich für einen Liederabend?
- Drucke für jede angemeldete Person ein Exemplar und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve. Bei 40 Gästen sind das 44 Ausdrucke; für Mitwirkende und Moderation solltest du weitere Exemplare einplanen.
- Wie lange vorher muss die Technik beim Liederabend aufgebaut werden?
- Baue Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Laptop und Beamer mindestens 2 Stunden vor dem Einlass auf. Für den vollständigen Funktionstest solltest du weitere 30 bis 45 Minuten reservieren.
- Wie viel Zeit braucht der Raumaufbau für einen Liederabend?
- Rechne bei einem mittelgroßen Raum mit mindestens 2 Stunden für Tische, Stühle, Garderobe, Bühnenbereich, Beleuchtung, Buffet und Liedtexte. Beginne früher, wenn Technik oder Dekoration noch aufgebaut werden müssen.
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