Organiser une soirée chansons sans rien oublier
Une soirée chansons demande plus qu’une playlist et quelques micros. Il faut suivre les inscriptions, prévoir les besoins alimentaires, préparer les paroles et tester chaque élément technique avant l’arrivée des invités. Cette checklist de 41 tâches et 45 fournitures t’aide à avancer dans le bon ordre, des invitations au rangement de la salle. Tu y trouveras aussi les points souvent oubliés : les rallonges, les porte-textes, le vestiaire et la circulation autour de la scène.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le programme
2 personnes
Confirmer les prestations
Rassembler les chansons et les textes
2 personnes
Imprimer les paroles
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Tester l'équipement
2 personnes
Préparer l’ordinateur portable de présentation
Vérifier le lieu
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le vestiaire
Libérer l’espace de la scène
2 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer l’éclairage et la déco
3 personnes
Mettre en place le buffet et le bar
3 personnes
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Distribuer les paroles des chansons
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Événement
Accueillir les invités
3 personnes
Présenter le programme
Accompagner les spectacles
2 personnes
Gérer la musique et les paroles
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Annoncer la pause
Annoncer la dernière chanson
Raccompagner les invités
3 personnes
Suivi
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 60
- Portantsqté 2
- Tabourets de barqté 4
Équipement
- Intervenants actifsqté 2
- Mixeur audio
- Microphones sans filqté 3
- Pieds de microqté 3
- Ordinateur portable de présentation
- Vidéoprojecteur
- Écran de projecteur
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 4
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 4
- Éclairage d’ambianceqté 4
Vaisselle
- Verres à boireqté 70
- Verres à vinqté 50
- Tasses à caféqté 60
- Assiettesqté 70
- Couvertsqté 70
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Plateaux de serviceqté 6
- Petits bolsqté 12
- Louchesqté 6
- Glacièresqté 3
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de chefqté 3
- Pinces de serviceqté 6
- Bac à vaisselleqté 2
Décoration
- Nappesqté 8
- Décoration de tableqté 12
- Panneau d’annonce
- Protège-textesqté 60
Catering
- Courses
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
Papeterie
- Étiquettes nominativesqté 70
- Stylosqté 20
- Ruban adhésifqté 4
- Ciseauxqté 3
Conseils
- Envoie les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires avant de finaliser les achats. Prévois une date limite de réponse d’au moins 7 jours avant la soirée.
- Prépare le programme et rassemble les chansons au moins 3 jours à l’avance. Imprime les paroles et place-les dans des porte-textes avant l’installation, plutôt que juste avant le début.
- Teste la sonorisation, les microphones sans fil, le mixeur audio, le vidéoprojecteur et l’ordinateur portable au plus tard le jour précédent. Vérifie aussi les rallonges et multiprises : elles sont souvent oubliées jusqu’au branchement.
- Refroidis les boissons plusieurs heures avant l’accueil et installe le buffet et le bar avant de régler la scène. Prépare les verres à boire, verres à vin et tasses à café à des endroits distincts pour éviter les files inutiles.
- Garde au moins 30 minutes entre la fin de l’installation et l’arrivée des invités. Ce délai permet de vérifier les chaises, le vestiaire, l’éclairage, les textes distribués et l’espace libre devant la scène.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une soirée chansons ?
- Prévois environ 2 à 3 semaines pour gérer les invitations, les inscriptions, le programme et les réservations. Garde les 3 derniers jours pour les paroles, les courses et les vérifications techniques.
- Quand faut-il imprimer les paroles des chansons ?
- Imprime-les au moins 2 jours avant la soirée, une fois le programme confirmé. Prépare ensuite les porte-textes et garde quelques exemplaires supplémentaires pour les oublis ou les invités de dernière minute.
- Quand tester le matériel audio et le vidéoprojecteur ?
- Fais un premier test la veille, puis un contrôle rapide le jour même avant l’arrivée du public. Compte 30 à 45 minutes pour vérifier les microphones, le mixeur, l’ordinateur, l’écran et les câbles.
- Combien de temps faut-il pour installer la salle ?
- Réserve environ 2 heures pour installer les tables, chaises, vestiaire, scène, sonorisation, éclairage, buffet et bar. Termine au moins 30 minutes avant l’accueil afin de corriger un problème sans presser les invités.
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