Zo organiseer je een veilige lichtjestocht

Begin met de route, niet met de decoratie. Bepaal start- en eindpunt, controleer kruisingen en regel daarna vergunningen, meldingen en verzekering. Zodra de route vaststaat, kun je deelnemers informeren, vrijwilligers indelen en de benodigde verlichting en veiligheidsmaterialen testen. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke startlocatie, goed zichtbare routepijlen en verkeersposten die weten waar ze moeten staan. Plan bovendien tijd voor het plaatsen van borden en een laatste controle voordat de eerste deelnemers vertrekken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route definitief uitstippelen
2 personen
2
Route op verkeersveiligheid controleren
2 personen
3
Vergunningen en meldingen regelen
4
Startlocatie reserveren
5
Verzekeringsdekking controleren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vrijwilligers voor posten indelen
2 personen
10
Routekaart en deelnemerslijst maken
2 personen
11
Pijlen en routeborden ontwerpen
12
Weersverwachting controleren
13
Deelnemers praktische informatie sturen
14
Fietsen en lichtmiddelen controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Routeborden en pijlen printen
17
Lichtdecoratie testen
2 personen
18
Startpakketten samenstellen
3 personen

Event

19
Locatie openen
2 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
21
Partytenten opzetten
4 personen
22
Inschrijftafel inrichten
2 personen
23
Lichtdecoratie ophangen
3 personen
24
Routepijlen en borden plaatsen
4 personen
25
Verkeersposten instrueren
2 personen
26
Koffie- en drankpunt inrichten
3 personen
27
Hapjes voorbereiden
3 personen
28
Deelnemers ontvangen
4 personen
29
Aanmeldingen afvinken
2 personen
30
Lichtjes en routekaarten uitdelen
3 personen
31
Fietsverlichting controleren
2 personen
32
Welkomstuitleg geven
33
Eerste groep laten vertrekken
3 personen
34
Verkeersposten bemannen
6 personen
35
Routecontrole uitvoeren
2 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Hapjes serveren
2 personen
38
Aankomende fietsers opvangen
3 personen
39
Laatste deelnemers registreren
40
Routepijlen en borden ophalen
4 personen
41
Lichtdecoratie uitschakelen
2 personen

Nazorg

42
Meubilair afbreken
4 personen
43
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
44
Servies en materialen afwassen
3 personen
45
Locatie schoonmaken
3 personen
46
Verloren voorwerpen verzamelen
47
Materialen droog opslaan
2 personen
48
Geleende materialen retourneren
2 personen
49
Route op restmaterialen controleren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 12
Tafelkledenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 8
LED-lantaarnsaantal 20
LED-fietslampjesaantal 120
Hoofdlampenaantal 8
Batterijen AAaantal 48
Batterijen AAAaantal 24

Decoratie

Papieren lampionnenaantal 30
Ballonnenaantal 50
Decoratielintaantal 4
Tafeldecoratieaantal 6

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Megafonenaantal 2
Powerbanksaantal 4

Route en veiligheid

Routebordenaantal 20
Pijlenaantal 40
Afzetlintaantal 4
Verkeershesjesaantal 12
Reflecterende armbandenaantal 120
EHBO-koffersaantal 2
Fietspompenaantal 2
Bandenplaksetsaantal 2
Zaklampenaantal 6
Portofoonsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Tangenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Maatbekersaantal 2
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route uiterlijk enkele weken vooraf definitief vast en loop elk kruispunt na. Controleer vooral donkere stukken, oversteekplaatsen en plekken waar pijlen of routeborden gemakkelijk worden gemist.
Verstuur de praktische informatie minstens 7 dagen vooraf. Vermeld starttijd, verzamelpunt, verwachte duur, geschikte fietsverlichting en wat deelnemers bij slecht weer moeten doen.
Test alle lichtmiddelen 2 tot 3 dagen voor de tocht en leg reservebatterijen klaar. Controleer LED-fietslampjes, lantaarns, hoofdlampen en lichtdecoratie afzonderlijk; een test op de startlocatie overdag laat lege batterijen snel over het hoofd zien.
Maak de vrijwilligersindeling met vaste posten en aankomsttijden. Laat verkeersposten minimaal 30 minuten voor de eerste start aanwezig zijn en geef iedere post routekaart, herkenbare kleding en een manier om contact op te nemen.
Richt de startlocatie eerst functioneel in: tafels voor inschrijving, stoelen, verlichting en afvalbakken. Plaats routepijlen pas nadat de routecontrole is afgerond en plan minstens 60 minuten voor vertrek om borden, afzetlint en verkeersposten te controleren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een lichtjestocht organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met route, startlocatie, meldingen en vergunningen. Gebruik de laatste 2 weken voor aanmeldingen, vrijwilligers, routecommunicatie en materiaalcontrole.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een lichtjestocht?: Reken minimaal één vrijwilliger per verkeers- of routepost, plus 2 tot 3 mensen voor inschrijving, startbegeleiding en materiaal. Maak de definitieve bezetting nadat je de route en alle oversteekplaatsen hebt vastgesteld.
Wanneer zet je de routeborden en pijlen voor een lichtjestocht?: Plaats ze op de dag zelf, meestal 1 tot 2 uur voor de start, zodat ze niet verdwijnen of verkeerd komen te staan. Loop de volledige route daarna nog één keer na met de routekaart.
Wat moet je deelnemers voor een lichtjestocht laten weten?: Stuur uiterlijk 7 dagen vooraf de startlocatie, starttijd, route-informatie en veiligheidsafspraken. Vraag dieetwensen of andere praktische bijzonderheden uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf uit als er iets wordt verstrekt op de startlocatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.