Lezingavond organiseren: een praktische checklist

Een lezingavond staat of valt met een strakke volgorde: eerst zaal en spreker, daarna programma, aanmeldingen en catering. In de laatste week controleer je de presentatie en test je beamer, microfoon en geluid samen. Op de avond zelf draait het om een ingerichte registratietafel, een werkend koffiepunt en duidelijke bewegwijzering. Deze checklist helpt je de 41 taken en 32 benodigde spullen op tijd klaar te hebben.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Zaal reserveren
Spreker vastleggen
Programma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Presentatie ontvangen
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Programma's printen
Naamkaartjes maken
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Zaal openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen

Event

Spreker ontvangen
Gasten registreren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Gasten naar zaal begeleiden
2 personen
Lezing openen
Presentatie ondersteunen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Vragenronde begeleiden
Afscheid en bedankje verzorgen
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Techniek afkoppelen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Meubilair terugzetten
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Onkosten verwerken
Gastenbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Spreektafel
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Presentatieklikker
Draadloze microfoon
Compacte luidspreker

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Serveerbladenaantal 4
Scharenaantal 2
Opscheptangenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Menukaartenaantal 8
Wegwijzerbordenaantal 6
Plakbandaantal 3
Tafeldecoratieaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de presentatie uiterlijk enkele dagen vooraf vast en test haar op de laptop met de beamer, het projectiescherm en de HDMI-kabel die je op de avond gebruikt. Neem ook een reservekabel en voldoende verlengkabels mee.
Sluit de inschrijving ongeveer één week voor de lezingavond af als je catering bestelt. Gebruik de definitieve aanmeldingen om dieetwensen, naamkaartjes, stoelen en koffie, thee en water af te stemmen.
Plan voor de opbouw minimaal 90 minuten. Tafels en stoelen moeten dan nog worden geplaatst, de techniek aangesloten, de registratietafel ingericht en de koffie en thee klaargezet.
Zet de registratie direct bij de ingang en plaats wegwijzerborden naar de zaal, garderobe en het koffiepunt. Leg programma’s en naamkaartjes klaar voordat de eerste gasten arriveren.
Controleer vóór opening niet alleen beeld en geluid, maar ook de draadloze microfoon, presentatieklikker, stekkerdozen en water voor de spreker. Test de microfoon op de plek waar de spreker daadwerkelijk staat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lezingavond organiseren?: Reserveer de zaal en leg de spreker bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 weken voor de avond en sluit de aanmeldingen circa 1 week vooraf af voor de catering.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een lezingavond op te bouwen?: Reken op minimaal 90 minuten voor een kleine lezingavond met beamer, microfoon, koffiepunt en registratie. Plan 30 minuten extra als tafels, stoelen en techniek nog volledig vanuit opslag moeten worden opgebouwd.
Wanneer moet ik de presentatie van de spreker ontvangen?: Vraag de presentatie uiterlijk 3 dagen vooraf op en open het bestand minstens één keer op de gebruikte laptop. Zo kun je beeldverhouding, video’s, lettertypen en de HDMI-aansluiting nog controleren.
Hoeveel koffie en thee heb ik nodig voor een lezingavond?: Reken tijdens een avondprogramma op ongeveer 2 koppen koffie of thee per persoon, plus één extra kop per 5 gasten als reserve. Zet water vanaf de ontvangst klaar en vul thermoskannen bij vóór de pauze.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.