Checklist voor een levende kerststal organiseren

Een levende kerststal vraagt om meer voorbereiding dan alleen een stal en verklede spelers. Je regelt dierenwelzijn, toestemming, vrijwilligers, bezoekersstromen en een veilige plek voor het kerstverhaal. Begin met datum en locatie, leg daarna dierenverzorging en rollen vast en werk toe naar een terreincontrole op de dag zelf. Met deze checklist houd je overzicht over 73 taken en 66 benodigde spullen, van dierenhekken en strobalen tot warme drank en verlichting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Toestemming voor dieren regelen
Dierenverzorger vastleggen
Dieren reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Programma opstellen
2 personen
Rolverdeling kerstverhaal maken
2 personen
Route voor bezoekers bepalen
2 personen
Parkeer- en looproute controleren
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Kerstdecoratie controleren
2 personen
Kostuums klaarleggen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Warme drank voorbereiden
2 personen
Dierenverblijf voorbereiden
3 personen
Stalondergrond aanbrengen
3 personen
Podium en speelhoek afzetten
2 personen
Contactgegevens team delen
Terrein inspecteren
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Stalconstructie opbouwen
5 personen
Hekken rond dieren plaatsen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Kostuums uitdelen
2 personen
Dieren laten wennen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen

Event

Bezoekers welkom heten
3 personen
Bezoekersstromen begeleiden
3 personen
Kerstverhaal vertellen
3 personen
Kinderen begeleiden
3 personen
Dieren verzorgen
2 personen
Dierenrust bewaken
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Warme chocolademelk serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletruimte controleren
Verlichting controleren
Fotohoek begeleiden
Muziek afspelen
Laatste bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Dieren terugbrengen
3 personen
Dierenverblijf afzetten
2 personen
Eten en drinken opruimen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Stal schoonmaken
3 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tenten en hekken afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Verlichting afnemen
2 personen
Decoratie afnemen
2 personen
Geluidsapparatuur opruimen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Kostuums wassen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Biertafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 8
Kapstokkenaantal 2
Kledingrekkenaantal 2

Dierenverblijf

Houten stalpanelenaantal 12
Dierenhekkenaantal 10
Hooiruivenaantal 3
Waterbakkenaantal 4
Voerbakkenaantal 4
Dierenmandenaantal 2
Strobalenaantal 12
Afdekzeilenaantal 4
Houten kribbe
Touwrollenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Bordenaantal 120
Dessertbordenaantal 100
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Schortenaantal 6

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Batterijenaantal 24

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Lantaarnsaantal 8

Decoratie

Kerstbomenaantal 2
Kerstballenaantal 40
Kerststerrenaantal 8
Kerstkransenaantal 4
Jutestofaantal 20
Houten krattenaantal 8
Kerstfigurenaantal 6
Bewegwijzerbordenaantal 10
Prikstokkenaantal 10
Kostuumsaantal 12
Hoofddoekenaantal 6
Mantelsaantal 6
Kerststalachtergrond

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Handborstelsaantal 3
Wasbakkenaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Regel toestemming voor de dieren voordat je ze reserveert. Leg ook vast wie tijdens de openingstijden toezicht houdt, voert en water controleert; wijs daarvoor een dierenverzorger aan.
Plan de bezoekersroute vóór je de stalpanelen, dierenhekken en speelhoek plaatst. Houd een aparte looplijn langs de dieren vrij en controleer vooraf waar bezoekers kunnen parkeren en wachten.
Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk een week vooraf definitief. Zet per tijdsblok namen en telefoonnummers klaar voor dierenzorg, ontvangst, het kerstverhaal, drankuitgifte en toezicht.
Test verlichting, waterkokers, koffiezetapparaten en thermoskannen minimaal één dag eerder. Controleer meteen of er genoeg herbruikbare bekers, kopjes, borden en bestek op de juiste plek staan.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Leg afdekzeilen en partytenten klaar, bescherm de stalondergrond met strobalen en bepaal wanneer je het programma aanpast bij regen, wind of kou.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een levende kerststal organiseren?: Begin minstens 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, toestemming en dierenverzorger. Reserveer de dieren daarna zo snel mogelijk en werk in de laatste week de vrijwilligers, route en materialen af.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een levende kerststal?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger voor dierenzorg, 1 voor ontvangst en route, 1 voor het kerstverhaal en 1 voor drank en hapjes per gelijktijdig geopend tijdsblok. Bij veel bezoekers plan je extra toezicht bij de stal en speelhoek.
Wat moet je regelen voor dieren in een levende kerststal?: Regel vooraf toestemming, een dierenverzorger, geschikte dierenhekken, water- en voerbakken, hooiruiven, dierenmanden en een droge ondergrond. Controleer tijdens de opening minstens elk uur water, voer, rust en veiligheid.
Hoeveel warme drank heb ik nodig bij een levende kerststal?: Begroot voor het eerste uur ongeveer 2 tot 3 drankjes per bezoeker als warme drank wordt aangeboden. Voor 50 bezoekers betekent dat circa 100 tot 150 porties; zet extra water, koffie, thee en bekers klaar voor een langer programma.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.